Dê ao técnico o histórico correto

Comece pelo endereço do serviço e pelo identificador do equipamento ou instalação. Se o modelo e número de série tiverem sido registrados, inclua-os com notas datadas e peças usadas para que o técnico distinga uma unidade da outra.

Quando uma etiqueta estiver ilegível ou uma visita anterior não puder ser associada com confiança, mostre a lacuna. O técnico pode verificar o equipamento no local em vez de depender de um histórico presumido.

Registre o trabalho que o técnico efetivamente fez

Numa chamada de canalização, o registro útil pode identificar a instalação, o trabalho aprovado e a válvula ou ligação usada. Em HVAC, pode identificar a unidade e o serviço registrado pelo técnico. Para trabalho elétrico, use os dados reais do circuito ou equipamento registrados pela pessoa qualificada.

Depois, prepare um relatório para o cliente a partir das notas confirmadas do técnico e de fotos autorizadas pelo cliente. Recomendações técnicas e alterações de escopo continuam com o profissional e o responsável.

Associe peças e trabalho extra ao serviço

Registre o código da peça, a quantidade e o veículo ou armazém de origem no serviço. O escritório pode comparar esses lançamentos com as condições acordadas antes de preparar uma nota de faturação.

Se o técnico encontrar trabalho fora do escopo aprovado, coloque o acordo original ao lado do acréscimo proposto e do preço. Peça uma decisão ao cliente antes do trabalho extra e mantenha-a junto dessa versão do serviço.

Tarefas em que pode receber ajuda

Cenário ilustrativo com informações de exemplo.

Preparar um relatório de serviço

Organize as notas confirmadas do técnico em relação ao escopo aprovado e identifique o que falta antes de o relatório estar pronto para o cliente.

O que fornece
Referência do serviço, escopo aprovado, notas do técnico, fotos autorizadas pelo cliente e trabalho de acompanhamento confirmado.
O resultado útil
Rascunho de relatório e lista de lançamentos em falta ou não confirmados.
Quando a tarefa está concluída
O técnico ou responsável aprova os fatos e entrega o relatório ao cliente depois de resolver as questões em aberto.
O que falta verificar
Uma recomendação técnica deve vir do profissional qualificado que avaliou o serviço.

Encontrar o histórico confirmado de um equipamento

Reúna os registros fornecidos para a unidade identificada, incluindo datas, trabalho anterior e peças registradas.

O que fornece
Endereço do serviço, tipo de equipamento, marca, modelo ou número de série confirmados e histórico datado disponível.
O resultado útil
Resumo do histórico ligado aos registros fornecidos, com qualquer lacuna de identificação visível.
Quando a tarefa está concluída
O histórico está pronto para a visita quando a pessoa responsável confirma a identificação do equipamento e resolve registros contraditórios.
O que falta verificar
Um número de série ilegível ou associação incerta permanece desconhecido até o técnico verificar.

Associar uma peça usada ao serviço

Organize os lançamentos de peças e quantidades do técnico para que o escritório reveja o custo dos materiais.

O que fornece
Referência do serviço, código da peça, quantidade e unidade, veículo ou armazém de origem se acompanhado, e confirmação do técnico.
O resultado útil
Uma nota de utilização de materiais e uma lista de códigos ou quantidades em falta. Os detalhes da garantia permanecem desconhecidos, salvo se forem fornecidos.
Quando a tarefa está concluída
O técnico confirma a peça e a quantidade para o serviço e o responsável aprova qualquer cobrança ao cliente.
O que falta verificar
O responsável aprova qualquer nova cobrança ao cliente antes de alterar a fatura.

Preparar uma decisão sobre trabalho extra

Compare o trabalho originalmente autorizado com a descrição do trabalho adicional feita pelo técnico e o preço aprovado pelo responsável.

O que fornece
Referência do serviço, escopo original, descrição do técnico, acréscimo e preço aprovados pelo responsável e estado da decisão do cliente.
O resultado útil
Proposta clara de alteração para a conversa com o cliente.
Quando a tarefa está concluída
A alteração fica resolvida quando o cliente aceita ou recusa o escopo e preço específicos e a decisão é registrada.
O que falta verificar
O cliente decide sobre o trabalho adicional; o assistente não inventa um diagnóstico nem inicia o trabalho.

Rever uma peça com estoque baixo

Compare uma contagem recente com o mínimo aprovado pela empresa e prepare as informações necessárias para considerar a reposição.

O que fornece
Veículo ou armazém, código da peça, contagem datada, mínimo aprovado e dados do fornecedor se confirmados.
O resultado útil
Revisão de estoque baixo com contagem, limite e detalhes de compra em falta.
Quando a tarefa está concluída
O item de estoque encerra quando a reposição aprovada é recebida e verificada. Se o responsável decidir não pedir, registre a decisão e mantenha visível o estado de estoque baixo.
O que falta verificar
Uma contagem antiga ou limite desconhecido precisa de verificação; uma pessoa autorizada aprova uma nova compra.

Perguntas frequentes

Isto também se aplica a uma empresa de canalização?

Sim. Use seus próprios registros de serviços e equipamentos, como uma peça sanitária, válvula ou bomba, juntamente com o trabalho efetivamente registrado pelo canalizador.

Pode diagnosticar a avaria a partir do histórico?

O histórico pode ajudar o técnico a preparar a visita. Um profissional qualificado inspeciona a instalação e determina a avaria e o trabalho recomendado.

O que acontece quando uma peça não tem referência de serviço?

Mantenha o lançamento em aberto e peça ao técnico ou ao escritório que identifique o serviço correto antes de usá-lo numa cobrança ao cliente.

Posso experimentar com os nossos registros de serviço?

A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Pergunte sobre o acesso e a disponibilidade do processo específico antes de planear o uso dos seus próprios registros.

Fontes e outras leituras

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