Reveja o próximo passo antes de afetar outra pessoa

Antes de aprovar uma ação, verifique o destinatário ou registro, o que mudará e as informações em que a proposta se apoia. Para um evento de calendário, isso inclui data, hora, pessoas e conflitos. Para uma mensagem, inclui destinatário e texto.

Peça esclarecimento quando faltar um detalhe importante. Uma proposta sensata deve tornar a incerteza visível para que possa decidir se avança.

Num exemplo de teste da demonstração, o responsável pede para colocar uma visita à obra no calendário para sexta-feira às 8h. O assistente verifica o calendário, sinaliza um conflito com trabalho em Oak Street e prepara um cartão de aprovação.

O responsável pode rever a proposta e decidir se o horário é adequado. O exemplo mostra o conflito e a ação proposta; não mostra uma visita confirmada no calendário do cliente.

Uma ação preparada diz o que o assistente propõe. A aprovação registra a decisão do responsável. Uma tentativa é o sistema a tentar fazer a alteração, e a confirmação é evidência do estado resultante no destino.

Se uma tentativa falhar ou o destino não puder ser verificado, o resultado precisa de atenção. Não diga ao cliente que uma mensagem foi enviada ou reserva feita apenas porque um rascunho foi aprovado.

1. Leia a ação proposta e os seus detalhes.
2. Aprove, recuse ou peça uma correção.
3. Verifique se a ação foi tentada com sucesso.
4. Confirme o registro resultante ou o estado da entrega quando necessário.

Uma aprovação é mais útil quando a fonte e a questão em aberto estão visíveis. Para uma alteração de escopo, compare o novo pedido com o acordo original antes de aceitar o texto proposto.

A decisão continua com o responsável. O assistente ajuda a preparar o material e não deve transformar silenciosamente uma recomendação num compromisso externo.