Lire la proposition en termes concrets
Avant d'approuver une action, vérifiez le destinataire ou le document, ce qui changera et les informations sur lesquelles la proposition repose. Pour un événement de calendrier, cela comprend la date, l'heure, les personnes et tout conflit. Pour un message, cela comprend le destinataire et le texte.
Demandez une précision lorsqu'un détail important manque. Une proposition raisonnable doit rendre l'incertitude visible afin que vous puissiez décider de poursuivre ou non.
Exemple : une visite de chantier proposée
Dans un exemple de test de la démo, la personne responsable demande d'inscrire une visite de chantier au calendrier vendredi à 8 h. L'assistant vérifie le calendrier, signale un conflit avec des travaux à Oak Street et prépare une carte d'approbation pour le calendrier.
La personne responsable peut examiner la proposition et décider si l'horaire convient. L'exemple montre le conflit et l'action proposée ; il ne montre pas un rendez-vous confirmé dans le calendrier d'un client.
Distinguer quatre états
Une action préparée indique ce que l'assistant propose. L'approbation consigne la décision de la personne responsable. Une tentative correspond à l'essai du système pour effectuer le changement ; la confirmation est une preuve de l'état obtenu à destination.
Si une tentative échoue ou que la destination ne peut pas être vérifiée, le résultat demande un suivi. Ne dites pas à un client qu'un message a été envoyé ou une réservation faite au seul motif qu'un brouillon a été approuvé.
- Lisez l'action proposée et ses détails.
- Approuvez, rejetez ou demandez une correction.
- Vérifiez si l'action a été tentée avec succès.
- Vérifiez le document obtenu ou le statut de livraison lorsque cela compte.
Décider avec les éléments sous les yeux
Une approbation est plus utile lorsque la source et la question non résolue sont visibles. Pour un changement de périmètre de projet, comparez la nouvelle demande à l'accord initial avant d'accepter le texte proposé.
La personne responsable garde la décision. L'assistant aide à préparer les éléments nécessaires ; il ne doit pas transformer silencieusement une recommandation en engagement externe.
Vos questions
L'approbation signifie-t-elle qu'un courriel a été délivré ?
Non. L'approbation, une tentative d'envoi, l'acceptation par le fournisseur et la livraison sont des événements distincts. Vérifiez le statut adapté à la question posée.
Que faire si la date ou le montant proposé est incorrect ?
Rejetez ou corrigez la proposition avant qu'elle n'affecte la destination. Vérifiez la source de la date ou du montant afin de ne pas répéter la même erreur.
Puis-je refuser une action proposée ?
Dans la démo, la personne responsable peut approuver ou rejeter une action proposée depuis le chat ou l'espace d'approbation. Vérifiez les détails du processus concerné avant de vous y fier.
Chaque décision nécessite-t-elle une carte d'approbation ?
Les cartes concernent les actions ayant un effet externe. Lire une réponse et approuver un changement proposé sont des activités différentes ; appliquez la vérification nécessaire à l'action.
La démo utilise des données d'entreprise fictives et est en anglais. L'accès peut nécessiter un accord préalable.
Découvrir la démo (Démo en anglais)