Lee la propuesta en términos del negocio
Antes de aprobar una acción, comprueba el destinatario o registro, qué cambiará y la información en que se basa la propuesta. Para un evento de calendario, incluye fecha, hora, personas y cualquier conflicto. Para un mensaje, incluye destinatario y texto.
Pide una aclaración cuando falte un detalle importante. Una propuesta razonable debe hacer visible la incertidumbre para que puedas decidir si seguir.
Un ejemplo: una visita de obra propuesta
En un ejemplo de prueba de la demo, la persona responsable pide poner una visita de obra en el calendario para el viernes a las 8. El asistente comprueba el calendario, señala un conflicto con trabajo en Oak Street y prepara una tarjeta de aprobación.
La persona responsable puede revisar la propuesta y decidir si la hora es adecuada. El ejemplo muestra el conflicto y la acción propuesta; no muestra una cita confirmada en el calendario de un cliente.
Mantén separados cuatro estados
Una acción preparada indica lo que propone el asistente. La aprobación registra la decisión de la persona responsable. Un intento es cuando el sistema trata de hacer el cambio, y la confirmación es la evidencia del estado resultante en el destino.
Si un intento falla o no se puede comprobar el destino, el resultado necesita atención. No digas a un cliente que se envió un mensaje o se hizo una reserva solo porque se aprobó un borrador.
- Lee la acción propuesta y sus detalles.
- Aprueba, rechaza o pide una corrección.
- Comprueba si la acción se intentó con éxito.
- Verifica el registro resultante o el estado de entrega cuando importe.
Decide con la información delante
Una aprobación es más útil cuando la fuente y la pregunta pendiente están visibles. Para un cambio de alcance, compara la nueva petición con el acuerdo original antes de aceptar el texto propuesto.
La persona responsable conserva la decisión. El asistente ayuda a preparar el material; no debe convertir silenciosamente una recomendación en un compromiso externo.
Preguntas frecuentes
¿Aprobar significa que se entregó un correo?
No. La aprobación, el intento de envío, la aceptación del proveedor y la entrega son eventos distintos. Comprueba el estado adecuado para la pregunta que necesitas responder.
¿Y si la fecha o el importe propuestos son incorrectos?
Rechaza o corrige la propuesta antes de que afecte al destino. Comprueba la fuente de la fecha o el importe para no repetir el error.
¿Puedo rechazar una acción propuesta?
En la demo, la persona responsable puede aprobar o rechazar una acción mediante el chat o el área de aprobaciones. Comprueba los detalles del flujo concreto antes de depender de él.
¿Cada decisión necesita una tarjeta de aprobación?
Las tarjetas se refieren a acciones con efecto externo. Leer una respuesta y aprobar un cambio propuesto son actividades distintas; aplica la revisión necesaria para la acción.
La demo usa datos de negocio de ejemplo y está en inglés. Puede que tengas que coordinar el acceso por separado.
Ver la demo (Demo en inglés)