Donner au technicien le bon historique

Commencez par l'adresse d'intervention et l'identifiant de l'équipement ou de l'installation. Si le modèle et le numéro de série ont été consignés, ajoutez-les aux notes datées et aux pièces utilisées afin que le technicien distingue les appareils.

Lorsqu'une étiquette est illisible ou qu'une visite précédente ne peut pas être rapprochée avec certitude, montrez ce manque. Le technicien peut vérifier l'équipement sur place sans se fier à un historique supposé.

Consigner les travaux réellement effectués par le technicien

Pour une intervention de plomberie, le relevé utile peut identifier l'appareil sanitaire, les travaux approuvés et la vanne ou le raccord utilisé. Pour le chauffage et la ventilation, il peut identifier l'appareil et l'entretien consigné par le technicien. Pour l'électricité, utilisez les détails réels du circuit ou de l'équipement consignés par la personne qualifiée.

Ensuite, préparez un rapport client à partir des notes confirmées du technicien et des photos autorisées par le client. Les recommandations techniques et les modifications de périmètre restent du ressort du professionnel et de la personne responsable.

Associer les pièces et travaux supplémentaires à l'intervention

Consignez le code et la quantité de la pièce, ainsi que le véhicule ou le magasin d'où elle provient, dans l'intervention. Le bureau peut comparer ces entrées aux conditions convenues avant de préparer une note de facturation.

Si le technicien découvre des travaux hors du périmètre approuvé, placez l'accord initial à côté de l'ajout proposé et de votre prix. Demandez au client de décider avant le début des travaux supplémentaires et conservez sa décision avec cette version de l'intervention.

Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide

Scénario illustratif utilisant des informations fictives.

Préparer un rapport d'intervention

Organisez les notes confirmées du technicien par rapport au périmètre approuvé et identifiez ce qui manque avant que le rapport client soit prêt.

Ce que vous fournissez
Référence d'intervention, périmètre approuvé, notes du technicien, photos autorisées par le client et travaux de suivi confirmés.
Le résultat utile
Un projet de rapport d'intervention et une liste des entrées manquantes ou non confirmées.
Quand la tâche est terminée
Le technicien ou la personne responsable approuve les faits et remet le rapport au client après résolution des questions ouvertes.
Ce qui reste à vérifier
Une recommandation technique doit provenir de la personne qualifiée qui a évalué l'intervention.

Retrouver l'historique confirmé d'un équipement

Rassemblez les dossiers d'entretien fournis pour l'appareil identifié, avec les dates, les travaux précédents et les pièces consignées.

Ce que vous fournissez
Adresse d'intervention, type d'équipement, marque, modèle ou numéro de série confirmé et historique daté disponible.
Le résultat utile
Un résumé d'historique lié aux documents fournis, avec toute incertitude d'identification visible.
Quand la tâche est terminée
L'historique est prêt pour la visite lorsque la personne responsable confirme la correspondance de l'équipement et résout les documents contradictoires.
Ce qui reste à vérifier
Un numéro de série illisible ou une correspondance incertaine reste inconnu jusqu'à vérification par le technicien.

Associer une pièce utilisée à son intervention

Organisez les entrées de pièces et de quantités du technicien pour l'intervention afin que le bureau puisse examiner le coût des matériaux.

Ce que vous fournissez
Référence d'intervention, code de la pièce, quantité et unité, véhicule ou magasin d'origine si suivi et confirmation du technicien.
Le résultat utile
Une note sur l’utilisation des matériaux et une liste des codes ou quantités manquants. Les détails de garantie restent inconnus s’ils ne sont pas fournis.
Quand la tâche est terminée
Le technicien confirme la pièce et la quantité pour l'intervention et la personne responsable approuve tout frais client.
Ce qui reste à vérifier
La personne responsable approuve tout nouveau frais client avant la modification de la facture.

Préparer une décision sur des travaux supplémentaires

Comparez les travaux autorisés initialement à la description des travaux supplémentaires par le technicien et au prix approuvé par la personne responsable.

Ce que vous fournissez
Référence d'intervention, périmètre initial, description du technicien, ajout et prix approuvés par la personne responsable et statut de décision du client.
Le résultat utile
Une proposition de modification claire pour la conversation avec le client.
Quand la tâche est terminée
La modification est résolue lorsque le client accepte ou refuse le périmètre et le prix indiqués et que sa décision est consignée.
Ce qui reste à vérifier
Le client décide des travaux supplémentaires ; l'assistant n'invente pas de diagnostic et ne commence pas les travaux.

Examiner une pièce en stock bas

Comparez un décompte récent au minimum approuvé par l'entreprise et préparez les informations nécessaires pour envisager un réapprovisionnement.

Ce que vous fournissez
Véhicule ou magasin, code de pièce, décompte daté, minimum approuvé et détails du fournisseur s'ils sont confirmés.
Le résultat utile
Un examen du stock bas avec le décompte, le seuil et les informations d'achat manquantes.
Quand la tâche est terminée
L'entrée de stock est close lorsque le réapprovisionnement approuvé est reçu et vérifié. Si la personne responsable décide de ne pas commander, consignez sa décision et gardez visible le statut de stock bas.
Ce qui reste à vérifier
Un décompte ancien ou un seuil inconnu doit être vérifié ; une personne autorisée approuve tout nouvel achat.

Vos questions

Cela s'applique-t-il aussi à une entreprise de plomberie ?

Oui. Utilisez vos propres dossiers d'intervention et d'équipement, par exemple pour un appareil sanitaire, une vanne ou une pompe, ainsi que les travaux réellement consignés par le plombier.

L'assistant peut-il diagnostiquer la panne à partir de l'historique ?

L'historique peut aider le technicien à préparer la visite. Un professionnel qualifié inspecte l'installation et détermine la panne et les travaux recommandés.

Que faire lorsqu'une pièce n'a pas de référence d'intervention ?

Gardez l'entrée de la pièce ouverte et demandez au technicien ou au bureau d'identifier la bonne intervention avant de l'utiliser dans des frais facturés au client.

Puis-je essayer avec nos dossiers d'entretien ?

La démo utilise des données fictives d'entreprise. Renseignez-vous sur l'accès et la disponibilité du processus précis avant d'envisager l'utilisation de vos propres dossiers.

Sources et lectures complémentaires

  • Installed equipment Home

    ServiceTitan décrit les fiches d'équipement liées aux sites et à l'historique d'entretien.

  • Inventory and Purchase Orders Home

    ServiceTitan décrit l'utilisation des pièces, les stocks des véhicules et entrepôts, les achats et les réceptions.

  • Technician Checklists

    Des participants discutent des listes de contrôle des techniciens et du travail de préparation des documents d'entretien.

À lire aussi

Découvrez l'entreprise fictive dans la démo. L'accès peut nécessiter un accord préalable.

Découvrir la démo (Démo en anglais)