Use os campos de atendimento do próprio escritório
Para este exemplo, o escritório escolheu quatro campos iniciais: nome de contacto, meio preferido de contacto, tipo geral do pedido e horário adequado para retorno. São escolhas do escritório fictício para este caso.
A nota recebida identifica Avery Lane e diz que o assunto é um contrato de arrendamento comercial. Não informa a forma preferida de contactar Avery nem um horário adequado para retorno.
Mostre o que se sabe e o que continua em branco
A ficha preparada pode manter 'Avery Lane' e 'contrato de arrendamento comercial' conforme fornecidos, marcando como ausentes o meio preferido de contacto e o horário de retorno. Não deve deduzir um número de telefone, uma consulta agendada ou uma descrição detalhada do caso a partir do assunto geral.
Uma pergunta sugerida seria: 'Qual é a melhor forma de entrar em contacto e qual seria um horário adequado para retornarmos?' Ela pede os dois campos que o escritório identificou como incompletos.
Reveja o pedido antes de avançar
Um membro do escritório pode verificar o pedido original, confirmar o destinatário adequado e decidir se a pergunta proposta é apropriada. O escritório segue os seus próprios procedimentos de atendimento e de verificação de conflitos e decide se aceita o caso.
Um nome e um tipo de pedido não estabelecem uma relação com o cliente nem respondem a uma pergunta jurídica.
Acrescente as respostas à mesma ficha
Se Avery fornecer depois um meio de contacto e um horário para retorno, esses dados podem ser acrescentados com a sua origem. Até lá, os dois campos permanecem em aberto para quem acompanha o pedido.
Perguntas frequentes
A ficha avalia o caso jurídico?
Ela identifica campos em falta na lista administrativa do escritório. Um advogado ou outro membro adequado da equipa avalia o caso.
Uma ficha completa significa que o escritório aceitou o caso?
Não. Preencher campos administrativos é diferente de verificar conflitos e de decidir aceitar ou recusar um caso.
O potencial cliente precisa fornecer todos os detalhes imediatamente?
O escritório decide de que precisa em cada etapa. Este exemplo pede um meio de contacto e um horário para retorno porque esses campos faltam na sua lista.
Fontes e outras leituras
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
A Clio descreve etapas da sua abordagem ao atendimento inicial em escritórios de advocacia, incluindo a recolha de informações.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Uma discussão entre escritórios de advocacia apresenta diferentes formas de recolher informações de clientes no atendimento inicial.
Veja como o Areinum aborda este trabalho. O acesso à demonstração pode exigir um acordo prévio.
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