Die eigenen Aufnahmefelder der Kanzlei verwenden
Für dieses Beispiel hat die Kanzlei vier erste Felder gewählt: Name, bevorzugte Kontaktart, allgemeine Art der Anfrage und ein geeignetes Zeitfenster für einen Rückruf. Das sind die Entscheidungen der fiktiven Kanzlei für diesen Fall.
Die eingereichte Nachricht nennt Avery Lane und einen gewerblichen Mietvertrag als Thema. Sie sagt weder, wie Avery kontaktiert werden möchte, noch wann ein Rückruf passen würde.
Bekannte Angaben und leere Felder zeigen
Das vorbereitete Paket kann „Avery Lane“ und „gewerblicher Mietvertrag“ wie angegeben übernehmen und die bevorzugte Kontaktart sowie das Rückruffenster als fehlend markieren. Aus dem allgemeinen Thema sollten weder eine Telefonnummer noch ein Termin oder eine detaillierte Sachverhaltsschilderung abgeleitet werden.
Eine Frage im Entwurf könnte lauten: „Wie können wir Sie am besten erreichen und wann wäre ein guter Zeitpunkt für einen Rückruf?“ Sie fragt nach den beiden Feldern, die die Kanzlei als unvollständig erkannt hat.
Die Anfrage vor weiteren Schritten prüfen
Ein Mitglied des Teams kann die ursprüngliche Anfrage prüfen, den richtigen Empfänger bestätigen und entscheiden, ob die vorgeschlagene Frage passt. Die Kanzlei folgt ihren eigenen Aufnahme- und Konfliktprüfungsverfahren und entscheidet, ob sie das Mandat annimmt.
Ein Name und eine Anfrageart begründen weder ein Mandatsverhältnis noch beantworten sie eine Rechtsfrage.
Antworten im selben Paket ergänzen
Wenn Avery später Kontaktart und Rückruffenster angibt, können diese Angaben mit ihrer Quelle ergänzt werden. Bis dahin bleiben beide Felder für die Person offen, die die Anfrage bearbeitet.
Ihre Fragen
Beurteilt das Paket die Rechtsfrage?
Es zeigt fehlende Felder in der administrativen Checkliste der Kanzlei. Ein Anwalt oder das zuständige Mitglied des Teams beurteilt die Angelegenheit.
Bedeutet ein vollständiges Paket, dass die Kanzlei das Mandat angenommen hat?
Nein. Das Ausfüllen administrativer Felder ist von der Konfliktprüfung und der Entscheidung über Annahme oder Ablehnung des Mandats getrennt.
Muss der potenzielle Mandant sofort jedes Detail liefern?
Die Kanzlei entscheidet, was sie in jeder Phase benötigt. Dieses Beispiel fragt nach Kontaktart und Rückruffenster, weil diese Felder auf ihrer Checkliste fehlen.
Quellen und weitere Informationen
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
Clio beschreibt Schritte seiner Herangehensweise an die Mandantenaufnahme, einschließlich des Sammelns von Informationen.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Eine Diskussion über Kanzleien zeigt verschiedene Ansätze zur Informationssammlung bei der Mandantenaufnahme.
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