Skorzystaj z pól przyjętych w kancelarii
W tym przykładzie kancelaria wybrała cztery początkowe pola: imię i nazwisko osoby kontaktowej, preferowany sposób kontaktu, ogólny rodzaj zgłoszenia i odpowiedni termin oddzwonienia. To wybór fikcyjnej kancelarii dla tej sprawy.
W przesłanej notatce podano Avery Lane i wskazano, że zgłoszenie dotyczy najmu komercyjnego. Nie wiadomo, jak Avery woli się kontaktować ani kiedy można oddzwonić.
Pokaż, co wiadomo, a czego brakuje
W przygotowanym pakiecie można zachować podane informacje „Avery Lane” i „najem komercyjny”, oznaczając preferowany sposób kontaktu i termin oddzwonienia jako brakujące. Na podstawie ogólnego tematu nie należy domyślać się numeru telefonu, terminu spotkania ani szczegółowego opisu sprawy.
Projekt pytania może brzmieć: „Jaki sposób kontaktu będzie najlepszy i kiedy możemy oddzwonić?” Dotyczy on dwóch pól, które kancelaria uznała za nieuzupełnione.
Sprawdź zgłoszenie przed dalszym działaniem
Pracownik może sprawdzić oryginalne zgłoszenie, potwierdzić właściwego odbiorcę i zdecydować, czy proponowane pytanie jest odpowiednie. Kancelaria stosuje własne procedury przyjmowania zgłoszeń i sprawdzania konfliktu interesów oraz decyduje, czy przyjąć sprawę.
Samo nazwisko i rodzaj zgłoszenia nie ustanawiają relacji z klientem ani nie rozstrzygają kwestii prawnej.
Dodaj odpowiedzi do tego samego pakietu
Jeśli Avery poda później sposób kontaktu i termin oddzwonienia, można dodać te informacje wraz z ich źródłem. Do tego czasu oba pola pozostają otwarte dla osoby prowadzącej zgłoszenie.
Pytania i odpowiedzi
Czy pakiet ocenia kwestię prawną?
Wskazuje brakujące pola na administracyjnej liście kancelarii. Sprawę ocenia prawnik lub odpowiedni pracownik.
Czy kompletny pakiet oznacza przyjęcie sprawy przez kancelarię?
Nie. Uzupełnienie pól administracyjnych jest odrębne od sprawdzenia konfliktu interesów i decyzji kancelarii o przyjęciu lub odmowie przyjęcia sprawy.
Czy potencjalny klient musi od razu podać wszystkie szczegóły?
Kancelaria decyduje, czego potrzebuje na każdym etapie. W tym przykładzie pyta o sposób kontaktu i termin oddzwonienia, bo tych pól brakuje na jej liście.
Źródła i dalsza lektura
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
Clio opisuje etapy swojego podejścia do przyjmowania klientów kancelarii, w tym zbieranie informacji.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
W dyskusji dotyczącej kancelarii przedstawiono różne sposoby zbierania informacji przy przyjmowaniu klientów.
Zobacz, jak Areinum podchodzi do tej pracy. Dostęp do demo może wymagać uzgodnienia.
Zobacz demo (Demo po angielsku)