Utiliser les champs d'accueil du cabinet
Pour cet exemple, le cabinet a choisi quatre champs initiaux : nom du contact, moyen de contact préféré, type général de demande et plage horaire convenant à un rappel. Ce sont les choix du cabinet fictif pour ce dossier.
La note reçue indique le nom Avery Lane et précise que la demande concerne un bail commercial. Elle ne dit pas quel moyen de contact convient à Avery ni à quel moment un rappel serait approprié.
Montrer les éléments connus et les champs encore vides
Le dossier préparé peut conserver « Avery Lane » et « bail commercial » tels qu'ils ont été fournis, en indiquant que le moyen de contact préféré et la plage de rappel manquent. Il ne doit pas déduire un numéro de téléphone, un rendez-vous ou une description détaillée de l'affaire à partir du sujet général.
Une question proposée pourrait être : « Quel est le meilleur moyen de vous contacter et à quel moment un rappel vous conviendrait-il ? » Elle vise les deux champs que le cabinet a identifiés comme incomplets.
Examiner la demande avant de poursuivre
Un membre du personnel peut vérifier la demande d'origine, confirmer le bon destinataire et décider si la question proposée convient. Le cabinet suit ses propres procédures d'accueil et de vérification des conflits, puis décide s'il accepte l'affaire.
Un nom et un type de demande n'établissent pas une relation avec un client et ne répondent pas à une question juridique.
Ajouter les réponses au même dossier
Si Avery fournit ensuite un moyen de contact et une plage horaire, ces renseignements peuvent être ajoutés avec leur source. D'ici là, les deux champs restent ouverts pour la personne qui traite la demande.
Vos questions
Le dossier évalue-t-il l'affaire juridique ?
Il repère les champs manquants dans la liste administrative du cabinet. Un avocat ou le membre du personnel compétent évalue l'affaire.
Un dossier complet signifie-t-il que le cabinet a accepté l'affaire ?
Non. Le remplissage des champs administratifs est distinct des vérifications de conflits et de la décision du cabinet d'accepter ou de refuser l'affaire.
Le client potentiel doit-il fournir tous les détails immédiatement ?
Le cabinet décide de ce dont il a besoin à chaque étape. Cet exemple demande un moyen de contact et une plage de rappel parce que ce sont les champs manquants de sa liste.
Sources et lectures complémentaires
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
Clio décrit les étapes de son approche de l'accueil client en cabinet juridique, notamment la collecte d'informations.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Une discussion entre professionnels du droit présente différentes approches de collecte des informations lors de l'accueil des clients.
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