# Préparer un dossier d'accueil lorsque des renseignements manquent Une nouvelle demande arrive au cabinet avec un nom et un sujet général, mais les renseignements administratifs nécessaires pour rappeler la personne sont vides. La personne responsable souhaite disposer d'un dossier d'accueil utile avant de décider à qui confier le suivi. Dans cet exemple fictif, le cabinet fournit sa propre liste de champs approuvés et les renseignements déjà reçus. Le résultat est un brouillon administratif. Canonical: https://areinum.com/fr/examples/law-firm-incomplete-intake/ Language: fr Mis à jour: 2026-10-31 ## Exemple fictif La demande du dirigeant: À partir de nos champs d'accueil approuvés, montrez ce que contient cette demande et ce que je dois demander ensuite. N'évaluez pas l'affaire juridique. Informations fournies: - Champs approuvés fictifs : nom du contact, moyen de contact préféré, type général de demande et plage horaire pour un rappel. - Demande fictive : Avery Lane ; bail commercial. Aucun moyen de contact préféré ni plage de rappel n'a été fourni. Exemple de résultat: Dossier d'accueil : nom et type général de demande consignés. Moyen de contact préféré et plage de rappel manquants. Question proposée : « Quel est le meilleur moyen de vous contacter et à quel moment un rappel vous conviendrait-il ? » La suite: Le cabinet vérifie le dossier et le destinataire, puis décide s'il effectue un suivi et de quelle façon selon sa propre procédure. ## Utiliser les champs d'accueil du cabinet Pour cet exemple, le cabinet a choisi quatre champs initiaux : nom du contact, moyen de contact préféré, type général de demande et plage horaire convenant à un rappel. Ce sont les choix du cabinet fictif pour ce dossier. La note reçue indique le nom Avery Lane et précise que la demande concerne un bail commercial. Elle ne dit pas quel moyen de contact convient à Avery ni à quel moment un rappel serait approprié. ## Montrer les éléments connus et les champs encore vides Le dossier préparé peut conserver « Avery Lane » et « bail commercial » tels qu'ils ont été fournis, en indiquant que le moyen de contact préféré et la plage de rappel manquent. Il ne doit pas déduire un numéro de téléphone, un rendez-vous ou une description détaillée de l'affaire à partir du sujet général. Une question proposée pourrait être : « Quel est le meilleur moyen de vous contacter et à quel moment un rappel vous conviendrait-il ? » Elle vise les deux champs que le cabinet a identifiés comme incomplets. ## Examiner la demande avant de poursuivre Un membre du personnel peut vérifier la demande d'origine, confirmer le bon destinataire et décider si la question proposée convient. Le cabinet suit ses propres procédures d'accueil et de vérification des conflits, puis décide s'il accepte l'affaire. Un nom et un type de demande n'établissent pas une relation avec un client et ne répondent pas à une question juridique. ## Ajouter les réponses au même dossier Si Avery fournit ensuite un moyen de contact et une plage horaire, ces renseignements peuvent être ajoutés avec leur source. D'ici là, les deux champs restent ouverts pour la personne qui traite la demande. ## Vos questions ### Le dossier évalue-t-il l'affaire juridique ? Il repère les champs manquants dans la liste administrative du cabinet. Un avocat ou le membre du personnel compétent évalue l'affaire. ### Un dossier complet signifie-t-il que le cabinet a accepté l'affaire ? Non. Le remplissage des champs administratifs est distinct des vérifications de conflits et de la décision du cabinet d'accepter ou de refuser l'affaire. ### Le client potentiel doit-il fournir tous les détails immédiatement ? Le cabinet décide de ce dont il a besoin à chaque étape. Cet exemple demande un moyen de contact et une plage de rappel parce que ce sont les champs manquants de sa liste. ## Sources et lectures complémentaires - [The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms](https://www.clio.com/blog/client-intake-process-stages/): Clio décrit les étapes de son approche de l'accueil client en cabinet juridique, notamment la collecte d'informations. - [What are your Client Intake and Case Management Processes?](https://www.reddit.com/r/LawFirm/comments/ob06lg/what_are_your_client_intake_and_case_management/): Une discussion entre professionnels du droit présente différentes approches de collecte des informations lors de l'accueil des clients. ## À lire aussi - [L'IA pour les petits cabinets juridiques : organiser l'accueil et le travail administratif](https://areinum.com/fr/ia-pour-petits-cabinets-d-avocats/) - [Préparer et utiliser des documents d'entreprise](https://areinum.com/fr/product/documents/) - [Trouver ce qui manque avant le début d'un projet client](https://areinum.com/fr/guides/missing-client-project-information/) Découvrir la démo: https://platform.areinum.com/ Découvrez comment Areinum aborde cette tâche. L'accès à la démo peut nécessiter un accord préalable.