Usa los campos de admisión del despacho
Para este ejemplo, el despacho ha elegido cuatro campos iniciales: nombre de contacto, medio de contacto preferido, tipo general de consulta y una franja adecuada para devolver la llamada. Son las opciones de este despacho ficticio para este caso.
La nota recibida identifica a Avery Lane y dice que la consulta trata de un arrendamiento comercial. No indica cómo prefiere Avery que se le contacte ni cuándo sería adecuada una llamada.
Muestra lo que se sabe y lo que sigue vacío
El expediente preparado puede conservar «Avery Lane» y «arrendamiento comercial» tal como se aportaron, y marcar como pendientes el medio de contacto preferido y la franja para devolver la llamada. No debe deducir un número de teléfono, una cita ni una descripción detallada del asunto a partir del tema general.
Una pregunta preparada podría ser: «¿Cuál es la mejor forma de contactarte y cuándo sería adecuado devolverte la llamada?». Así se piden los dos campos que el despacho identificó como incompletos.
Revisa la consulta antes de seguir adelante
Un miembro del despacho puede comprobar la consulta original, confirmar el destinatario adecuado y decidir si la pregunta propuesta es apropiada. El despacho sigue sus propios procedimientos de admisión y de comprobación de conflictos, y decide si acepta el asunto.
Un nombre y un tipo de consulta no establecen una relación con el cliente ni responden a una pregunta jurídica.
Añade las respuestas al mismo expediente
Si Avery facilita más adelante un medio de contacto y una franja para devolver la llamada, esos datos pueden añadirse junto con su origen. Hasta entonces, los dos campos siguen pendientes para quien lleve la consulta.
Preguntas frecuentes
¿El expediente evalúa el asunto jurídico?
Identifica los campos que faltan en la lista administrativa del despacho. Un abogado o el miembro del equipo adecuado evalúa el asunto.
¿Un expediente completo significa que el despacho ha aceptado el caso?
No. Completar los campos administrativos es distinto de las comprobaciones de conflictos y de la decisión del despacho de aceptar o rechazar un asunto.
¿Tiene que facilitar el posible cliente todos los datos de inmediato?
El despacho decide qué necesita en cada etapa. Este ejemplo pide un medio de contacto y una franja para devolver la llamada porque son los campos que faltan en su lista.
Fuentes y lecturas adicionales
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
Clio describe las etapas de su enfoque de admisión en despachos jurídicos, incluida la recopilación de información.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Una conversación entre despachos presenta distintas formas de recopilar información de los clientes durante la admisión.
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