Usa las preguntas de admisión aprobadas por el despacho
Empieza con los campos que el despacho ya aprobó para ese tipo de consulta. Compáralos con la información recibida y prepara una lista breve de lo que falta en vez de pedir al posible cliente que repita toda la historia.
Si un campo no está claro, señálalo para revisión. Un formulario administrativo completo no significa que el despacho haya aceptado el asunto, y el despacho debe decidir qué información corresponde recopilar.
Revisa las coincidencias de las partes y las firmas de los documentos
Una comparación de nombres con los expedientes y contactos disponibles puede mostrar coincidencias posibles para que el despacho las revise. Nombres similares pueden corresponder a personas distintas y un registro incompleto puede omitir un dato pertinente.
Para un documento aprobado, utiliza la versión exacta y el estado de firma disponible. Una solicitud de firma y una firma confirmada son eventos distintos. Si la fuente no muestra un estado actual, regístralo como desconocido.
Prepara un traspaso que otra persona pueda usar
Cuando un compañero asuma el trabajo administrativo de un asunto, enumera las tareas abiertas, la persona registrada para cada una y la fecha de la última actualización. Señala el trabajo sin asignar y los estados antiguos en vez de inventar un plazo.
Un borrador de factura puede reunirse a partir del tiempo y los gastos aprobados con las tarifas que aporte el despacho. La persona responsable comprueba las entradas incompletas y el total antes de dar cualquier otro paso de facturación.
Tareas en las que puedes recibir ayuda
Escenario ilustrativo con información de ejemplo.
Identifica los campos de admisión que faltan
Compara una consulta entrante con los campos administrativos de admisión aprobados y prepara las preguntas pendientes.
- Qué aportas
- Lista de campos aprobados e información aportada en la consulta.
- El resultado útil
- Un resumen de admisión con campos completos, ausentes y poco claros.
- Cuándo está terminada la tarea
- La persona autorizada ha confirmado los campos requeridos o registrado cuáles siguen abiertos.
- Qué queda por comprobar
- El despacho decide si acepta el asunto; el resumen no es asesoramiento jurídico.
Muestra posibles coincidencias de partes
Compara los nombres aportados por el despacho con el registro disponible de asuntos y contactos y muestra posibles coincidencias con sus fuentes.
- Qué aportas
- Nombres que comprobar y lista autorizada y disponible de asuntos y partes existentes.
- El resultado útil
- Una lista de posibles coincidencias para que la examine un miembro del despacho.
- Cuándo está terminada la tarea
- La persona autorizada ha examinado las coincidencias y documentado el resultado según el proceso del despacho.
- Qué queda por comprobar
- Una persona revisa posibles conflictos; no encontrar coincidencias en los registros disponibles no descarta un conflicto.
Comprueba las firmas de un documento aprobado
Reúne en una vista el identificador del documento aprobado, la lista de firmantes y los estados registrados actuales.
- Qué aportas
- Versión aprobada del documento, firmantes previstos y registros de firma disponibles.
- El resultado útil
- Una lista de estados confirmado, pendiente o desconocido para cada firmante.
- Cuándo está terminada la tarea
- El despacho ha obtenido confirmación de cada firma requerida o ha registrado el estado pendiente.
- Qué queda por comprobar
- Una solicitud enviada no es un documento firmado.
Prepara una factura para revisión
Organiza el tiempo y los gastos aprobados por asunto para un periodo seleccionado y calcula un borrador con las tarifas aportadas.
- Qué aportas
- Entradas de tiempo y gastos aprobadas, tarifas, referencia del asunto y periodo de facturación.
- El resultado útil
- Líneas de factura preliminares, un total para revisar y una lista de entradas sin la información requerida.
- Cuándo está terminada la tarea
- Una persona autorizada ha comprobado las entradas y resuelto o dejado expresamente en espera las excepciones antes de emitir una factura.
- Qué queda por comprobar
- El despacho revisa el borrador y decide si lo emite.
Traspasa tareas administrativas abiertas
Resume las tareas asociadas a un asunto, sus responsables registrados y la última actualización conocida.
- Qué aportas
- Referencia del asunto, lista de tareas, personas responsables y estados más recientes disponibles.
- El resultado útil
- Un traspaso con trabajo abierto, responsables asignados y elementos de estado desconocido.
- Cuándo está terminada la tarea
- La persona que recibe el traspaso lo ha revisado y ha confirmado quién atenderá cada punto abierto o poco claro.
- Qué queda por comprobar
- No deduzcas plazos legales ni avances a partir de un registro de tareas antiguo.
Preguntas frecuentes
¿No encontrar un nombre descarta un posible conflicto?
No. Una búsqueda de nombres solo abarca la información aportada y los registros disponibles. El despacho revisa el resultado según su propio proceso.
¿Puede determinar si debemos aceptar un caso?
No. Puede preparar un resumen administrativo e identificar campos pendientes. La decisión corresponde al despacho.
¿Cómo tratamos un documento sin registro actual de firma?
Mantén su estado como desconocido y comprueba la versión aprobada y el registro de firma. No trates una invitación a firmar como una firma completada.
¿Puedo probar la admisión con un asunto real?
La demo usa datos de una empresa de ejemplo. Antes de usar material de clientes, pregunta si están disponibles el flujo de admisión y el acceso necesario.
Fuentes y lecturas adicionales
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
Clio describe etapas de admisión, incluidos cuestionarios, documentos, firmas y creación del asunto.
- Workflow Recipes: 15 Automations You Can Implement This Month
Clio describe posibles procesos administrativos para comprobaciones de conflictos, tareas de asuntos y borradores de facturas.
- Run Conflict Checks in Clio Manage and Clio Grow
La documentación de Clio describe la búsqueda de contactos y asuntos durante una comprobación de conflictos.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Una conversación pública incluye distintos enfoques para recopilar información de admisión.
- Solo Law Office: Online client intake forms completion set up?
Una persona que prepara un despacho individual pregunta por formularios de admisión en línea y documentos relacionados.
La demo usa datos de una empresa de ejemplo. Puede que tengas que coordinar el acceso por separado.
Ver la demo (Demo en inglés)