Use as perguntas de atendimento aprovadas pelo escritório
Comece pelos campos que o escritório já aprovou para esse tipo de pedido. Compare-os com as informações fornecidas e prepare uma lista curta dos itens em falta, em vez de pedir ao potencial cliente que repita toda a história.
Se um campo não estiver claro, marque-o para revisão. Um formulário administrativo completo não significa que o escritório aceitou o caso, e cabe ao escritório decidir quais informações é adequado recolher.
Rever correspondências entre partes e assinaturas dos documentos
Uma comparação de nomes com os registros disponíveis de casos e contactos pode mostrar possíveis correspondências para o escritório rever. Nomes semelhantes podem pertencer a pessoas diferentes e um registro incompleto pode omitir um caso relevante.
Para um documento aprovado, use a versão exata e o estado de assinatura disponível. Um pedido de assinatura e uma assinatura confirmada são eventos diferentes. Se a fonte não mostrar o estado atual, registre-o como desconhecido.
Prepare uma passagem que outra pessoa consiga usar
Quando um colega assume o trabalho administrativo de um caso, liste as tarefas abertas, a pessoa registrada em cada uma e a data da última atualização. Marque trabalho sem responsável e estados antigos, sem inventar um prazo.
Um rascunho de fatura pode ser montado a partir do tempo e das despesas aprovados, usando as taxas fornecidas pelo escritório. A pessoa responsável verifica lançamentos incompletos e o total antes de qualquer próxima etapa de faturação.
Tarefas em que pode receber ajuda
Cenário ilustrativo com informações de exemplo.
Identificar campos de atendimento em falta
Compare um pedido recebido com os campos administrativos aprovados pelo escritório e prepare as perguntas em falta.
- O que fornece
- Lista de campos aprovados e informações fornecidas no pedido.
- O resultado útil
- Resumo do atendimento com campos preenchidos, ausentes e pouco claros.
- Quando a tarefa está concluída
- A pessoa autorizada confirmou os campos exigidos ou registrou quais permanecem em aberto.
- O que falta verificar
- O escritório decide se aceita o caso; o resumo não é aconselhamento jurídico.
Mostrar possíveis correspondências entre partes
Compare nomes de partes fornecidos pelo escritório com o registro disponível de casos e contactos e mostre possíveis correspondências com as fontes.
- O que fornece
- Nomes a verificar e uma lista autorizada e disponível de casos e partes existentes.
- O resultado útil
- Lista de possíveis correspondências para análise por um membro do escritório.
- Quando a tarefa está concluída
- O revisor autorizado do escritório examinou as correspondências e documentou o resultado segundo o seu processo.
- O que falta verificar
- Um revisor verifica possíveis conflitos; não encontrar correspondência nos registros disponíveis não libera o caso.
Verificar o estado de assinatura de um documento aprovado
Reúna numa visão o identificador do documento aprovado, a lista de signatários e os estados atuais registrados.
- O que fornece
- Versão aprovada do documento, signatários esperados e registros de assinatura disponíveis.
- O resultado útil
- Lista com estado confirmado, aguardando ou desconhecido para cada signatário.
- Quando a tarefa está concluída
- O escritório obteve confirmação de cada assinatura exigida ou registrou o estado pendente.
- O que falta verificar
- Um pedido enviado não é um documento assinado.
Preparar uma fatura para revisão
Organize tempo e despesas aprovados por caso num período selecionado e calcule um rascunho usando as taxas fornecidas.
- O que fornece
- Lançamentos aprovados de tempo e despesas, taxas, referência do caso e período de faturação.
- O resultado útil
- Linhas preliminares da fatura, total para revisão e lista de lançamentos com informações obrigatórias em falta.
- Quando a tarefa está concluída
- Uma pessoa autorizada verificou os lançamentos e resolveu ou deixou explicitamente pendentes as exceções antes de emitir a fatura.
- O que falta verificar
- O escritório revê o rascunho e decide se o emite.
Passar tarefas administrativas em aberto
Resuma as tarefas associadas a um caso, os responsáveis registrados e a última atualização conhecida.
- O que fornece
- Referência do caso, lista de tarefas, responsáveis e estados mais recentes disponíveis.
- O resultado útil
- Passagem que mostra trabalho aberto, responsáveis designados e itens de estado desconhecido.
- Quando a tarefa está concluída
- A pessoa que recebe a passagem reviu o material e confirmou quem tratará cada item aberto ou pouco claro.
- O que falta verificar
- Não deduza prazos jurídicos nem progresso de trabalho a partir de um registro antigo.
Perguntas frequentes
Não encontrar um nome correspondente elimina um possível conflito?
Não. Uma pesquisa de nomes cobre apenas as informações fornecidas e os registros disponíveis para essa pesquisa. O escritório revê o resultado pelo seu próprio processo.
Isto pode determinar se devemos aceitar um caso?
Não. Pode preparar um resumo administrativo e identificar campos em falta. A decisão continua com o escritório.
Como tratar um documento sem registro atual de assinatura?
Mantenha o estado como desconhecido e verifique a versão aprovada e o registro de assinatura. Não trate um convite para assinar como assinatura concluída.
Posso testar o atendimento com um caso real de cliente?
A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Antes de usar material de cliente, pergunte se o processo de atendimento e o acesso exigido estão disponíveis.
Fontes e outras leituras
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
A Clio descreve etapas do atendimento inicial, incluindo questionários, documentos, assinaturas e configuração do caso.
- Workflow Recipes: 15 Automations You Can Implement This Month
A Clio descreve possíveis processos administrativos com verificação de potenciais conflitos, tarefas de casos e rascunhos de faturas.
- Run Conflict Checks in Clio Manage and Clio Grow
A documentação da Clio descreve pesquisas em contactos e casos durante uma verificação de conflitos.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Uma discussão pública inclui diferentes formas de recolher informações no atendimento inicial.
- Solo Law Office: Online client intake forms completion set up?
Uma pessoa preparando um escritório individual pergunta sobre formulários online de atendimento inicial e documentos relacionados.
A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. O acesso pode exigir um acordo prévio.
Ver a demonstração (Demonstração em inglês)