Utiliser les questions d'accueil approuvées par le cabinet

Commencez par les champs déjà approuvés par le cabinet pour ce type de demande. Comparez-les aux informations fournies et préparez une courte liste des éléments manquants, sans demander au client potentiel de répéter toute son histoire.

Si un champ manque de clarté, marquez-le pour examen. Un formulaire administratif complet ne signifie pas que le cabinet a accepté l'affaire ; le cabinet décide des informations qu'il convient de recueillir.

Examiner les correspondances entre les parties et les signatures des documents

Une comparaison des noms avec les dossiers d'affaires et de contacts disponibles peut faire apparaître des correspondances possibles à examiner par le cabinet. Des noms similaires peuvent désigner des personnes différentes et un registre incomplet peut omettre un dossier pertinent.

Pour un document approuvé, utilisez la version exacte et le statut de signature disponible. Une demande de signature et une signature confirmée sont deux événements différents. Si la source ne montre pas le statut actuel, consignez-le comme inconnu.

Préparer une transmission utilisable par une autre personne

Lorsqu'un collègue reprend le travail administratif d'une affaire, listez les tâches ouvertes, la personne consignée pour chacune et la date de dernière mise à jour. Signalez les travaux non attribués et les statuts anciens sans inventer d'échéance.

Un projet de facture peut être établi à partir du temps et des dépenses approuvés selon les taux fournis par le cabinet. La personne responsable vérifie les entrées incomplètes et le total avant toute autre étape de facturation.

Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide

Scénario illustratif utilisant des informations fictives.

Identifier les champs d'accueil manquants

Comparez une nouvelle demande aux champs d'accueil administratifs approuvés par le cabinet et préparez les questions manquantes.

Ce que vous fournissez
Liste approuvée des champs et informations fournies dans la demande.
Le résultat utile
Un résumé d'accueil indiquant les champs remplis, manquants et incertains.
Quand la tâche est terminée
La personne autorisée a confirmé les champs d'accueil requis ou consigné ceux qui restent ouverts.
Ce qui reste à vérifier
Le cabinet décide d'accepter ou non l'affaire ; le résumé n'est pas un conseil juridique.

Faire apparaître les correspondances possibles entre parties

Comparez les noms de parties fournis par le cabinet au registre disponible des affaires et contacts et montrez les correspondances possibles avec leurs sources.

Ce que vous fournissez
Noms à vérifier et liste autorisée et disponible des affaires et parties existantes.
Le résultat utile
Une liste des correspondances possibles à examiner par un membre du cabinet.
Quand la tâche est terminée
La personne autorisée du cabinet a examiné les correspondances et documenté l'issue selon sa propre procédure.
Ce qui reste à vérifier
Une personne habilitée examine les conflits potentiels ; l'absence de correspondance dans les documents disponibles ne lève pas le conflit.

Vérifier le statut de signature d'un document approuvé

Rassemblez l'identifiant du document approuvé, la liste des signataires et les statuts actuels consignés.

Ce que vous fournissez
Version approuvée du document, signataires attendus et enregistrements de signatures disponibles.
Le résultat utile
Une liste indiquant pour chaque signataire un statut confirmé, en attente ou inconnu.
Quand la tâche est terminée
Le cabinet a obtenu confirmation de chaque signature requise ou consigné son statut en attente.
Ce qui reste à vérifier
Une demande envoyée n'est pas un document signé.

Préparer une facture à examiner

Organisez le temps et les dépenses approuvés par affaire pour une période choisie et calculez un projet selon les taux fournis.

Ce que vous fournissez
Entrées de temps et de dépenses approuvées, taux, référence de l'affaire et période de facturation.
Le résultat utile
Des lignes de projet de facture, un total à vérifier et une liste des entrées auxquelles il manque des informations requises.
Quand la tâche est terminée
Une personne autorisée a vérifié les entrées et résolu les exceptions ou les a explicitement mises en attente avant l'émission d'une facture.
Ce qui reste à vérifier
Le cabinet vérifie le projet et décide de son émission.

Transmettre les tâches administratives ouvertes

Résumez les tâches associées à une affaire, leurs responsables consignés et la dernière mise à jour connue.

Ce que vous fournissez
Référence de l'affaire, liste des tâches, personnes responsables et derniers statuts disponibles.
Le résultat utile
Une transmission montrant le travail ouvert, les responsables attribués et les éléments au statut inconnu.
Quand la tâche est terminée
La personne qui reçoit la transmission l'a examinée et a confirmé qui traitera chaque élément ouvert ou incertain.
Ce qui reste à vérifier
Ne déduisez pas d'échéances juridiques ni l'avancement du travail d'un ancien relevé de tâche.

Vos questions

L'absence de correspondance de nom lève-t-elle un conflit potentiel ?

Non. Une recherche de nom ne couvre que les informations fournies et les documents disponibles pour cette recherche. Le cabinet examine le résultat selon sa procédure.

Cela peut-il décider si nous devons accepter une affaire ?

Non. L'outil peut préparer un résumé administratif et identifier les champs manquants. La décision reste au cabinet.

Comment traiter un document sans enregistrement de signature actuel ?

Gardez son statut comme inconnu et vérifiez la version approuvée et le registre des signatures. Une invitation à signer ne vaut pas signature effectuée.

Puis-je essayer l'accueil avec une affaire client réelle ?

La démo utilise des données fictives d'entreprise. Avant d'utiliser des éléments clients, renseignez-vous sur la disponibilité du processus d'accueil et des accès nécessaires.

Sources et lectures complémentaires

À lire aussi

La démo utilise des données fictives d'entreprise. L'accès peut nécessiter un accord préalable.

Découvrir la démo (Démo en anglais)