Użyj pytań zatwierdzonych przez kancelarię
Zacznij od pól zatwierdzonych przez kancelarię dla tego rodzaju zapytania. Porównaj je z dostarczonymi informacjami i przygotuj krótką listę braków, zamiast prosić potencjalnego klienta o powtórzenie całej historii.
Niejasne pole oznacz do przeglądu. Kompletny formularz administracyjny nie oznacza przyjęcia sprawy, a kancelaria powinna zdecydować, które dane należy zebrać.
Sprawdź dopasowania stron i podpisy dokumentów
Porównanie nazwisk z dostępnym rejestrem spraw i kontaktów może pokazać możliwe dopasowania do przeglądu kancelarii. Podobne nazwiska mogą należeć do różnych osób, a niepełny rejestr może pomijać istotny zapis.
Dla zatwierdzonego dokumentu użyj dokładnej wersji i dostępnego statusu podpisu. Prośba o podpis i potwierdzony podpis to różne zdarzenia. Jeśli źródło nie pokazuje aktualnego statusu, zapisz go jako nieznany.
Przygotuj przekazanie użyteczne dla kolejnej osoby
Gdy współpracownik przejmuje administracyjną część sprawy, wypisz otwarte zadania, osobę zapisaną przy każdym oraz datę ostatniej aktualizacji. Oznacz nieprzypisaną pracę i nieaktualne statusy, zamiast wymyślać termin.
Projekt rachunku można zestawić z zatwierdzonego czasu i wydatków według stawek dostarczonych przez kancelarię. Odpowiedzialna osoba sprawdza niepełne wpisy i sumę przed kolejnym krokiem rozliczenia.
Zadania, w których możesz dostać pomoc
Scenariusz z przykładowymi informacjami.
Wskaż brakujące pola przyjęcia zgłoszenia
Porównaj przychodzące zapytanie z zatwierdzonymi przez kancelarię polami administracyjnymi i przygotuj brakujące pytania.
- Co dostarczasz
- Zatwierdzona lista pól i informacje podane w zapytaniu.
- Użyteczny wynik
- Podsumowanie przyjęcia z polami uzupełnionymi, brakującymi i niejasnymi.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Uprawniona osoba potwierdziła wymagane pola przyjęcia albo zapisała, które pozostają otwarte.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Kancelaria decyduje o przyjęciu sprawy; podsumowanie nie jest poradą prawną.
Pokaż możliwe dopasowania stron
Porównaj podane przez kancelarię nazwiska stron z dostępnym rejestrem spraw i kontaktów oraz pokaż możliwe dopasowania ze źródłami.
- Co dostarczasz
- Nazwiska do sprawdzenia i uprawniona, dostępna lista istniejących spraw i stron.
- Użyteczny wynik
- Lista możliwych dopasowań do sprawdzenia przez członka kancelarii.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Uprawniona osoba kancelarii przejrzała dopasowania i udokumentowała wynik według własnej procedury.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Osoba sprawdzająca ocenia możliwe konflikty; brak dopasowania w dostępnych zapisach nie zamyka kwestii konfliktu.
Sprawdź status podpisu zatwierdzonego dokumentu
Zbierz w jednym widoku identyfikator zatwierdzonego dokumentu, listę podpisujących i aktualne zapisane statusy.
- Co dostarczasz
- Zatwierdzona wersja dokumentu, oczekiwani podpisujący i dostępne zapisy podpisów.
- Użyteczny wynik
- Lista statusów: potwierdzony, oczekujący lub nieznany dla każdej osoby.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Kancelaria uzyskała potwierdzenie każdego wymaganego podpisu albo zapisała, że podpis nadal pozostaje do uzyskania.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Wysłana prośba nie jest podpisanym dokumentem.
Przygotuj rachunek do przeglądu
Uporządkuj zatwierdzony czas i wydatki według sprawy dla wybranego okresu i oblicz projekt według dostarczonych stawek.
- Co dostarczasz
- Zatwierdzone wpisy czasu i wydatków, stawki, numer sprawy i okres rozliczeniowy.
- Użyteczny wynik
- Projekt pozycji rachunku, suma do sprawdzenia i lista wpisów bez wymaganych informacji.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Uprawniona osoba sprawdziła wpisy i wyjaśniła wyjątki lub wyraźnie pozostawiła je otwarte przed wystawieniem rachunku.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Kancelaria sprawdza projekt i decyduje, czy go wystawić.
Przekaż otwarte zadania administracyjne
Podsumuj zadania przypisane do sprawy, zapisanych właścicieli i ostatnią znaną aktualizację.
- Co dostarczasz
- Numer sprawy, lista zadań, osoby odpowiedzialne i najnowsze dostępne statusy.
- Użyteczny wynik
- Przekazanie pokazujące otwartą pracę, przypisane osoby i pozycje o nieznanym statusie.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Osoba przejmująca sprawdziła przekazanie i potwierdziła, kto zajmie się każdą otwartą lub niejasną pozycją.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Nie wnioskuj o terminach prawnych ani postępie pracy ze starego zapisu zadania.
Pytania i odpowiedzi
Czy brak dopasowania nazwiska wyklucza potencjalny konflikt?
Nie. Wyszukiwanie nazwiska obejmuje tylko dostarczone informacje i dostępne zapisy. Kancelaria ocenia wynik według własnej procedury.
Czy może zdecydować, czy powinniśmy przyjąć sprawę?
Nie. Może przygotować podsumowanie administracyjne i wskazać brakujące pola. Decyzja należy do kancelarii.
Co zrobić z dokumentem bez aktualnego zapisu podpisu?
Pozostaw status jako nieznany i sprawdź zatwierdzoną wersję oraz zapis podpisu. Nie traktuj zaproszenia do podpisu jak złożonego podpisu.
Czy mogę wypróbować przyjęcie rzeczywistej sprawy klienta?
Demo używa przykładowych danych firmy. Przed użyciem materiału klienta zapytaj o dostępność procesu przyjęcia i potrzebnego dostępu.
Źródła i dalsza lektura
- The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms
Clio opisuje etapy przyjęcia klienta, w tym kwestionariusze, dokumenty, podpisy i założenie sprawy.
- Workflow Recipes: 15 Automations You Can Implement This Month
Clio opisuje możliwe procesy administracyjne dotyczące potencjalnych konfliktów, zadań w sprawie i projektów rachunków.
- Run Conflict Checks in Clio Manage and Clio Grow
Dokumentacja Clio opisuje wyszukiwanie kontaktów i spraw podczas sprawdzania konfliktów.
- What are your Client Intake and Case Management Processes?
Publiczna dyskusja przedstawia różne sposoby zbierania danych przy przyjęciu zgłoszenia.
- Solo Law Office: Online client intake forms completion set up?
Osoba przygotowująca jednoosobową praktykę pyta o formularze online i powiązane dokumenty.
Demo używa przykładowych danych firmy. Dostęp może wymagać uzgodnienia.
Zobacz demo (Demo po angielsku)