# AI dla małych kancelarii: uporządkuj przyjmowanie zgłoszeń i administrację Nowe zapytanie zawiera imię i nazwisko oraz krótki opis, ale w formularzu przyjęcia kancelarii nadal są puste pola administracyjne. Zanim ktokolwiek zdecyduje o przyjęciu sprawy, potrzebny jest jasny zapis otrzymanych informacji i rzeczy do sprawdzenia. Przykłady dotyczą przygotowania i administracji. Decyzje zawodowe i biznesowe podejmuje prawnik lub uprawniony członek kancelarii. Canonical: https://areinum.com/pl/ai-dla-malych-kancelarii-prawnych/ Language: pl Aktualizacja: 2026-11-04 ## Fikcyjny przykład Prośba właściciela: Porównaj to nowe zapytanie z naszymi zatwierdzonymi polami przyjęcia i wypisz brakujące dane administracyjne. Dostarczone informacje: - Fikcyjny formularz wymaga imienia i nazwiska potencjalnego klienta, sposobu kontaktu i nazwy drugiej strony. - Zapytanie zawiera dane osoby i sposób kontaktu, ale pole drugiej strony jest puste. Przykładowy wynik: Dane osoby: podane. Sposób kontaktu: podany. Druga strona: brak. Projekt pytania: „Prosimy o podanie nazwy drugiej strony, jeśli jest znana”. Status przyjęcia: niekompletny. Następny krok: Uprawniony członek kancelarii sprawdza prośbę i decyduje, jak kontynuować. Uzupełnienie formularza nie oznacza przyjęcia sprawy. ## Użyj pytań zatwierdzonych przez kancelarię Zacznij od pól zatwierdzonych przez kancelarię dla tego rodzaju zapytania. Porównaj je z dostarczonymi informacjami i przygotuj krótką listę braków, zamiast prosić potencjalnego klienta o powtórzenie całej historii. Niejasne pole oznacz do przeglądu. Kompletny formularz administracyjny nie oznacza przyjęcia sprawy, a kancelaria powinna zdecydować, które dane należy zebrać. ## Sprawdź dopasowania stron i podpisy dokumentów Porównanie nazwisk z dostępnym rejestrem spraw i kontaktów może pokazać możliwe dopasowania do przeglądu kancelarii. Podobne nazwiska mogą należeć do różnych osób, a niepełny rejestr może pomijać istotny zapis. Dla zatwierdzonego dokumentu użyj dokładnej wersji i dostępnego statusu podpisu. Prośba o podpis i potwierdzony podpis to różne zdarzenia. Jeśli źródło nie pokazuje aktualnego statusu, zapisz go jako nieznany. ## Przygotuj przekazanie użyteczne dla kolejnej osoby Gdy współpracownik przejmuje administracyjną część sprawy, wypisz otwarte zadania, osobę zapisaną przy każdym oraz datę ostatniej aktualizacji. Oznacz nieprzypisaną pracę i nieaktualne statusy, zamiast wymyślać termin. Projekt rachunku można zestawić z zatwierdzonego czasu i wydatków według stawek dostarczonych przez kancelarię. Odpowiedzialna osoba sprawdza niepełne wpisy i sumę przed kolejnym krokiem rozliczenia. ## Zadania, w których możesz dostać pomoc Scenariusz z przykładowymi informacjami. ### Wskaż brakujące pola przyjęcia zgłoszenia Porównaj przychodzące zapytanie z zatwierdzonymi przez kancelarię polami administracyjnymi i przygotuj brakujące pytania. Co dostarczasz: Zatwierdzona lista pól i informacje podane w zapytaniu. Użyteczny wynik: Podsumowanie przyjęcia z polami uzupełnionymi, brakującymi i niejasnymi. Kiedy zadanie jest zakończone: Uprawniona osoba potwierdziła wymagane pola przyjęcia albo zapisała, które pozostają otwarte. Co trzeba jeszcze sprawdzić: Kancelaria decyduje o przyjęciu sprawy; podsumowanie nie jest poradą prawną. ### Pokaż możliwe dopasowania stron Porównaj podane przez kancelarię nazwiska stron z dostępnym rejestrem spraw i kontaktów oraz pokaż możliwe dopasowania ze źródłami. Co dostarczasz: Nazwiska do sprawdzenia i uprawniona, dostępna lista istniejących spraw i stron. Użyteczny wynik: Lista możliwych dopasowań do sprawdzenia przez członka kancelarii. Kiedy zadanie jest zakończone: Uprawniona osoba kancelarii przejrzała dopasowania i udokumentowała wynik według własnej procedury. Co trzeba jeszcze sprawdzić: Osoba sprawdzająca ocenia możliwe konflikty; brak dopasowania w dostępnych zapisach nie zamyka kwestii konfliktu. ### Sprawdź status podpisu zatwierdzonego dokumentu Zbierz w jednym widoku identyfikator zatwierdzonego dokumentu, listę podpisujących i aktualne zapisane statusy. Co dostarczasz: Zatwierdzona wersja dokumentu, oczekiwani podpisujący i dostępne zapisy podpisów. Użyteczny wynik: Lista statusów: potwierdzony, oczekujący lub nieznany dla każdej osoby. Kiedy zadanie jest zakończone: Kancelaria uzyskała potwierdzenie każdego wymaganego podpisu albo zapisała, że podpis nadal pozostaje do uzyskania. Co trzeba jeszcze sprawdzić: Wysłana prośba nie jest podpisanym dokumentem. ### Przygotuj rachunek do przeglądu Uporządkuj zatwierdzony czas i wydatki według sprawy dla wybranego okresu i oblicz projekt według dostarczonych stawek. Co dostarczasz: Zatwierdzone wpisy czasu i wydatków, stawki, numer sprawy i okres rozliczeniowy. Użyteczny wynik: Projekt pozycji rachunku, suma do sprawdzenia i lista wpisów bez wymaganych informacji. Kiedy zadanie jest zakończone: Uprawniona osoba sprawdziła wpisy i wyjaśniła wyjątki lub wyraźnie pozostawiła je otwarte przed wystawieniem rachunku. Co trzeba jeszcze sprawdzić: Kancelaria sprawdza projekt i decyduje, czy go wystawić. ### Przekaż otwarte zadania administracyjne Podsumuj zadania przypisane do sprawy, zapisanych właścicieli i ostatnią znaną aktualizację. Co dostarczasz: Numer sprawy, lista zadań, osoby odpowiedzialne i najnowsze dostępne statusy. Użyteczny wynik: Przekazanie pokazujące otwartą pracę, przypisane osoby i pozycje o nieznanym statusie. Kiedy zadanie jest zakończone: Osoba przejmująca sprawdziła przekazanie i potwierdziła, kto zajmie się każdą otwartą lub niejasną pozycją. Co trzeba jeszcze sprawdzić: Nie wnioskuj o terminach prawnych ani postępie pracy ze starego zapisu zadania. ## Pytania i odpowiedzi ### Czy brak dopasowania nazwiska wyklucza potencjalny konflikt? Nie. Wyszukiwanie nazwiska obejmuje tylko dostarczone informacje i dostępne zapisy. Kancelaria ocenia wynik według własnej procedury. ### Czy może zdecydować, czy powinniśmy przyjąć sprawę? Nie. Może przygotować podsumowanie administracyjne i wskazać brakujące pola. Decyzja należy do kancelarii. ### Co zrobić z dokumentem bez aktualnego zapisu podpisu? Pozostaw status jako nieznany i sprawdź zatwierdzoną wersję oraz zapis podpisu. Nie traktuj zaproszenia do podpisu jak złożonego podpisu. ### Czy mogę wypróbować przyjęcie rzeczywistej sprawy klienta? Demo używa przykładowych danych firmy. Przed użyciem materiału klienta zapytaj o dostępność procesu przyjęcia i potrzebnego dostępu. ## Źródła i dalsza lektura - [The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms](https://www.clio.com/blog/client-intake-process-stages/): Clio opisuje etapy przyjęcia klienta, w tym kwestionariusze, dokumenty, podpisy i założenie sprawy. - [Workflow Recipes: 15 Automations You Can Implement This Month](https://www.clio.com/resources/ai-for-lawyers/ai-automation-recipes/): Clio opisuje możliwe procesy administracyjne dotyczące potencjalnych konfliktów, zadań w sprawie i projektów rachunków. - [Run Conflict Checks in Clio Manage and Clio Grow](https://help.clio.com/hc/en-150/articles/41182681954331-Run-Conflict-Checks-in-Clio-Manage-and-Clio-Grow): Dokumentacja Clio opisuje wyszukiwanie kontaktów i spraw podczas sprawdzania konfliktów. - [What are your Client Intake and Case Management Processes?](https://www.reddit.com/r/LawFirm/comments/ob06lg/what_are_your_client_intake_and_case_management/): Publiczna dyskusja przedstawia różne sposoby zbierania danych przy przyjęciu zgłoszenia. - [Solo Law Office: Online client intake forms completion set up?](https://www.reddit.com/r/LawFirm/comments/1jn3zy1/solo_law_office_online_client_intake_forms/): Osoba przygotowująca jednoosobową praktykę pyta o formularze online i powiązane dokumenty. ## Powiązane materiały - [Przygotuj pakiet zgłoszenia, gdy brakuje danych](https://areinum.com/pl/examples/law-firm-incomplete-intake/) - [Przygotowuj dokumenty firmowe i pracuj z nimi](https://areinum.com/pl/product/documents/) - [Sprawdź kolejny krok, zanim wpłynie na innych](https://areinum.com/pl/product/decisions-and-control/) - [Jak przekazać pracę bez utraty szczegółów](https://areinum.com/pl/guides/hand-work-over-without-losing-details/) - [Znajdź braki przed rozpoczęciem projektu klienta](https://areinum.com/pl/guides/missing-client-project-information/) Zobacz demo: https://platform.areinum.com/ Demo używa przykładowych danych firmy. Dostęp może wymagać uzgodnienia.