Identifier le document et la période
Utilisez la référence de l’affaire, la source, le type de document et la période. Conservez l’original lorsqu’un remplacement arrive et ne consignez le lien entre les versions que lorsqu’il est connu. Un nom de fichier familier ne prouve pas que deux fichiers contiennent les mêmes informations.
Comparer les documents reçus à la liste de contrôle de l’avocat
Faites correspondre les documents reçus à la liste précise fournie pour l’affaire. Distinguez les statuts manquant, reçu et examiné. Un écart doit devenir une question pour la personne responsable, pas une conclusion automatique sur la communication ou la conformité.
Préparer une transmission contrôlée
Donnez à la personne chargée de l’examen l’index pertinent et les questions ouvertes selon le processus approuvé du cabinet. Évitez d’inclure des détails financiers sensibles dans des résumés largement diffusés. L’assistant ne doit pas contacter l’autre partie ni décider quels éléments peuvent être communiqués.
Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide
Scénario illustratif utilisant des informations fictives.
Identifier le document et la période
- Ce que vous fournissez
- Référence de l’affaire, métadonnées des documents et périodes fournies.
- Le résultat utile
- Un index des versions indiquant les doublons incertains.
- Quand la tâche est terminée
- L’équipe autorisée vérifie les références des documents.
Comparer les documents reçus à la liste de contrôle de l’avocat
- Ce que vous fournissez
- Liste approuvée par l’avocat et statuts documentaires vérifiés.
- Le résultat utile
- Une comparaison avec la liste montrant les lacunes réelles.
- Quand la tâche est terminée
- L’avocat ou le personnel autorisé confirme le statut de chaque exigence.
Préparer une transmission contrôlée
- Ce que vous fournissez
- Index vérifié, personne chargée de l’examen et périmètre d’accès autorisé.
- Le résultat utile
- Une transmission limitée pour examen avec les questions en suspens.
- Quand la tâche est terminée
- La personne chargée de l’examen accepte le dossier et consigne toute demande supplémentaire.
Vos questions
L’assistant peut-il décider ce qui doit être communiqué ?
Non. C’est une décision juridique de l’avocat responsable selon les règles applicables.
Faut-il supprimer les anciennes versions ?
Suivez le processus de conservation et de gestion des affaires du cabinet. Ce processus préserve la traçabilité sans décider des suppressions.
Sources et lectures complémentaires
- Client portal for family lawyers | Fairwels
Le fournisseur décrit un dossier de documents financiers pour une affaire de droit de la famille, le téléversement de fichiers par le client, l’historique des versions et les statuts d’examen.
Il s’agit d’une description du fournisseur et d’un exemple d’écran sans vérification indépendante de l’utilisation. Ils n’établissent ni l’exactitude, ni la complétude, ni la signification des documents.
2026-11-04
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