Mettre la note du chauffeur à côté du statut
Pour la livraison fictive D-27, le dossier indique une tentative échouée mardi à 14 h 20. La note du chauffeur précise que l'entrée était verrouillée. Un journal distinct indique une tentative d'appel à 14 h 30 sans réponse. Aucune instruction pour la suite n'est consignée.
La note reprend ce que le chauffeur a signalé. Elle ne dit pas pourquoi l'entrée était verrouillée ni quand une personne sera disponible.
Montrer les choix autorisés et les informations manquantes
Les règles fictives de l'entreprise permettent une nouvelle tentative après accord ou un retour au dépôt pour examen. De nouveaux frais de livraison nécessitent une décision autorisée. Le résumé peut présenter les deux options en indiquant que l'heure préférée du destinataire et toute instruction d'accès sont inconnues.
Une question préparée pourrait demander : « Votre livraison n'a pas pu être effectuée parce que l'entrée était verrouillée. Quelle heure vous conviendrait pour une nouvelle tentative et y a-t-il une instruction d'accès à transmettre au chauffeur ? » Le répartiteur vérifie que le destinataire est autorisé et relit le texte avant utilisation.
Choisir la suite du dossier avant de modifier la tournée
Le répartiteur peut chercher les informations manquantes, examiner si une nouvelle tentative convient ou décider d'un retour selon les règles fournies. Si de nouveaux frais sont proposés, la personne autorisée par l'entreprise doit en décider.
Le dossier reste ouvert jusqu'à l'enregistrement d'une instruction appropriée. Le résumé prépare la décision ; il ne réserve pas une nouvelle tournée et ne modifie pas le statut de livraison.
Conserver la tentative avec l'instruction suivante
Une instruction ultérieure doit être conservée avec la tentative échouée et son heure afin que le prochain répartiteur ou chauffeur comprenne le traitement du dossier. Si de nouvelles informations contredisent la note du chauffeur, le répartiteur peut résoudre cet écart avant de s'engager sur une autre tentative.
Vos questions
Une deuxième livraison a-t-elle été programmée ?
Non. L'exemple présente une nouvelle tentative possible, mais aucun accord ni modification de tournée n'est consigné.
L'entrée verrouillée explique-t-elle tout ce qui s'est passé ?
C'est la raison de l'échec consignée par le chauffeur. Les informations fournies n'expliquent pas pourquoi l'entrée était verrouillée ni quand l'accès sera possible.
Qui décide de facturer ou non une nouvelle tentative ?
La personne autorisée par l'entreprise décide des éventuels nouveaux frais selon les règles fournies. Le résumé présente le point à trancher.
Sources et lectures complémentaires
- Effortlessly Reschedule Failed Delivery and Collection Orders
Track-POD décrit l'examen et la replanification des livraisons échouées dans son propre produit.
Découvrez comment Areinum aborde cette tâche. L'accès à la démo peut nécessiter un accord préalable.
Découvrir la démo (Démo en anglais)