Comece com uma verificação de cada transação

Para um cliente e período definidos, compare cada transação com o registro do documento de suporte. Mantenha data, valor e referência da transação junto do estado do documento, para que quem revê a lista veja o que foi verificado.

Distinga um comprovante confirmado como ausente de um estado desconhecido. Um link em falta numa exportação antiga pode significar que o documento foi guardado noutro lugar, por isso verifique a fonte e prepare uma pergunta específica antes de considerá-lo ausente.

Torne visíveis os valores incertos

O texto de um comprovativo pode fornecer uma data, um estabelecimento e um valor para um lançamento provisório, mas os valores em falta ou pouco claros devem continuar por esclarecer. O contabilista verifica o original antes de usar os campos no processo habitual da empresa.

Para conciliação, compare uma exportação bancária com os registros relevantes da mesma conta e período. Mostre separadamente possíveis correspondências, itens sem correspondência e duplicações. Valores semelhantes podem apontar para mais de um candidato, por isso um par proposto é um ponto de partida para revisão.

Faça ao cliente uma pergunta específica

Uma linha bancária pode dizer apenas 'compra com cartão'. Um rascunho útil inclui referência, data e valor da transação e pergunta o que foi comprado, em vez de adivinhar uma categoria pelo nome do estabelecimento.

Para um novo cliente, use a lista de serviços da própria empresa para registrar etapas de configuração concluídas, abertas ou à espera de decisão. A lista deve refletir o serviço acordado, pois dois clientes podem precisar de informações diferentes.

Tarefas em que pode receber ajuda

Cenário ilustrativo com informações de exemplo.

Encontrar transações sem comprovantes

Compare a lista de transações com os estados dos documentos para o período selecionado e prepare uma lista curta de faltas confirmadas e situações desconhecidas.

O que fornece
Referências, datas e valores das transações; estado dos documentos para o mesmo período.
O resultado útil
Uma lista por transação assinalada como «associada», «em falta» ou «estado desconhecido».
Quando a tarefa está concluída
O contabilista associou o documento ou registrou uma exceção para cada transação sinalizada, incluindo qualquer pergunta ao cliente sem resposta.
O que falta verificar
Mantenha um estado de comprovante não registrado como desconhecido até alguém verificar.

Rever dados de comprovantes antes do lançamento

Prepare um rascunho da data, do valor e do estabelecimento a partir do texto do comprovativo que fornecer, para o contabilista conferir com o original.

O que fornece
Texto do comprovativo fornecido para revisão e campos exigidos pela empresa.
O resultado útil
Rascunho dos campos solicitados, deixando valores ilegíveis sem solução.
Quando a tarefa está concluída
Um contabilista conferiu os campos com a fonte e resolveu ou sinalizou cada item ilegível.
O que falta verificar
Não lance o rascunho na contabilidade nem preencha um valor ilegível por suposição.

Encontrar associações bancárias incertas

Compare um extrato bancário com os registros relevantes e separe possíveis pares dos itens que exigem análise mais próxima.

O que fornece
Conta e período, transações bancárias e lançamentos ou documentos correspondentes.
O resultado útil
Lista de associações candidatas, lançamentos sem correspondência e pares ambíguos.
Quando a tarefa está concluída
Cada item sinalizado tem uma associação revista ou uma exceção sem solução registrada para o contabilista.
O que falta verificar
Um valor diferente ou várias correspondências possíveis exigem revisão humana.

Perguntar a que se referia uma compra pouco clara

Use a transação selecionada e o texto aprovado pela empresa para preparar uma pergunta específica ao cliente.

O que fornece
Referência, data e valor da transação, motivo da pergunta e modelo aprovado.
O resultado útil
Um rascunho de pergunta ao cliente associado à transação selecionada.
Quando a tarefa está concluída
O contabilista recebeu e reviu uma resposta ou registrou que a explicação continua pendente.
O que falta verificar
O rascunho não classifica a despesa nem estabelece que o cliente o recebeu.

Acompanhar a configuração de um novo cliente

Coloque a lista de serviços acordada ao lado das informações já recebidas para identificar o que permanece aberto.

O que fornece
Lista de serviços, etapas específicas do cliente e respetivos estados registrados.
O resultado útil
Lista de configuração marcada como concluída, aberta ou a exigir uma decisão.
Quando a tarefa está concluída
A pessoa responsável confirmou cada etapa exigida ou registrou uma exceção acordada.
O que falta verificar
Uma etapa sem marcação tem estado desconhecido até alguém verificar.

Perguntas frequentes

O assistente pode decidir como classificar uma despesa?

O exemplo prepara os dados da transação e uma pergunta. O contabilista decide como tratar a despesa pelo processo normal de revisão da empresa.

E se o valor bancário coincidir com dois registros?

Mantenha ambos como possíveis correspondências e verifique datas, referências e documentos de origem. Um par ambíguo não deve ser tratado como conciliado.

Um estado em falta significa que o cliente não enviou o comprovante?

Não. Significa que o registro fornecido não estabelece o estado. Verifique o arquivo atual antes de pedir o documento novamente.

Posso usar os registros contabilísticos da minha empresa na demonstração?

A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Pergunte sobre o acesso e se seus registros podem ser usados no processo que pretende experimentar.

Fontes e outras leituras

Conteúdos relacionados

A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. O acesso pode exigir um acordo prévio.

Ver a demonstração (Demonstração em inglês)