Empieza por revisar cada transacción

Para un cliente y periodo definidos, compara cada transacción con el registro de su documento de respaldo. Mantén la fecha, el importe y la referencia junto al estado del documento para que quien revise la lista vea qué se comprobó.

Distingue un comprobante cuya falta está confirmada de un estado desconocido. Un enlace ausente en una exportación antigua puede significar que el documento se archivó en otro lugar, así que comprueba la fuente y prepara una pregunta concreta antes de darlo por ausente.

Haz visibles las cifras inciertas

El texto de un comprobante puede aportar una fecha, un comercio y un importe para un asiento provisional, pero los valores ausentes o poco claros deben permanecer sin resolver. El profesional contable comprueba el original antes de utilizar los campos en el proceso habitual de la empresa.

Para conciliar, compara una exportación bancaria con los registros correspondientes a la misma cuenta y periodo. Muestra por separado posibles coincidencias, partidas sin pareja y duplicados. Importes similares pueden apuntar a varios candidatos, por lo que una pareja propuesta es un punto de partida para la revisión.

Haz al cliente una pregunta concreta

Una línea bancaria puede decir solo «compra con tarjeta». Un borrador útil incluye la referencia, la fecha y el importe y pregunta qué se compró, en vez de adivinar una categoría a partir del nombre del comercio.

Para un cliente nuevo, usa la lista de servicios de la empresa para registrar qué pasos de configuración están completos, abiertos o pendientes de una decisión. La lista debe reflejar el encargo acordado, ya que dos clientes pueden necesitar información distinta.

Tareas en las que puedes recibir ayuda

Escenario ilustrativo con información de ejemplo.

Encuentra transacciones sin comprobantes de respaldo

Compara la lista de transacciones con los estados de documentos del periodo seleccionado y prepara una lista breve de ausencias confirmadas y estados desconocidos.

Qué aportas
Referencias, fechas e importes de transacciones; estado de documentos del mismo periodo.
El resultado útil
Una lista por transacción marcada como «coincidente», «ausente» o «estado desconocido».
Cuándo está terminada la tarea
El profesional contable ha relacionado el documento o registrado una excepción para cada transacción señalada, incluida cualquier pregunta al cliente sin respuesta.
Qué queda por comprobar
Mantén como desconocido el estado de un comprobante no registrado hasta que alguien lo compruebe.

Revisa los datos de un comprobante antes de registrarlos

Prepara una propuesta con la fecha, el importe y el comercio a partir del texto del comprobante que facilites, para que el profesional contable la compare con el original.

Qué aportas
Texto del comprobante facilitado para revisión y campos requeridos por la empresa.
El resultado útil
Un borrador de los campos solicitados, con los valores ilegibles sin resolver.
Cuándo está terminada la tarea
Un profesional contable ha cotejado los campos con la fuente y resuelto o señalado cualquier elemento ilegible.
Qué queda por comprobar
No registres el borrador en la contabilidad ni completes por suposición un valor ilegible.

Identifica conciliaciones bancarias inciertas

Compara un extracto bancario con los registros pertinentes y separa las posibles parejas de las partidas que necesitan más revisión.

Qué aportas
Cuenta y periodo, transacciones bancarias y asientos o documentos correspondientes.
El resultado útil
Una lista de posibles coincidencias, entradas sin pareja y parejas ambiguas.
Cuándo está terminada la tarea
Cada partida señalada tiene una coincidencia revisada o una excepción sin resolver registrada para el profesional contable.
Qué queda por comprobar
Un importe distinto o varias coincidencias posibles necesitan revisión humana.

Pregunta para qué fue una compra poco clara

Usa la transacción seleccionada y el texto aprobado por la empresa para preparar una pregunta específica al cliente.

Qué aportas
Referencia, fecha e importe de la transacción, motivo de la consulta y plantilla aprobada.
El resultado útil
Un borrador de pregunta para el cliente vinculado a la transacción seleccionada.
Cuándo está terminada la tarea
El profesional contable ha recibido y revisado una respuesta o ha registrado que la explicación sigue pendiente.
Qué queda por comprobar
El borrador no clasifica el gasto ni establece que el cliente lo haya recibido.

Sigue la puesta en marcha de un cliente nuevo

Coloca la lista de servicios acordados junto a la información ya recibida para identificar lo que sigue abierto.

Qué aportas
Lista de servicios, pasos específicos del cliente y sus estados registrados.
El resultado útil
Una lista de puesta en marcha marcada como completa, abierta o pendiente de decisión.
Cuándo está terminada la tarea
La persona responsable ha confirmado cada paso requerido o registrado una excepción acordada.
Qué queda por comprobar
Un paso sin marcar tiene estado desconocido hasta que alguien lo compruebe.

Preguntas frecuentes

¿Puede el asistente decidir cómo clasificar un gasto?

El ejemplo prepara los datos de la transacción y una pregunta. El profesional contable decide cómo tratar el gasto mediante el proceso habitual de revisión.

¿Y si el importe bancario coincide con dos registros?

Mantén ambos como posibles coincidencias y comprueba fechas, referencias y documentos de respaldo. Una pareja ambigua no debe darse por conciliada.

¿Un estado ausente significa que el cliente no envió un comprobante?

No. Significa que el registro aportado no establece el estado. Comprueba el archivo actual antes de volver a pedir el documento.

¿Puedo usar los registros contables de mi empresa en la demo?

La demo usa datos de una empresa de ejemplo. Pregunta por el acceso y si tus registros pueden utilizarse en el flujo que quieres probar.

Fuentes y lecturas adicionales

Contenido relacionado

La demo usa datos de una empresa de ejemplo. Puede que tengas que coordinar el acceso por separado.

Ver la demo (Demo en inglés)