Zacznij od sprawdzenia każdej transakcji

Dla wybranego klienta i okresu porównaj każdą transakcję ze statusem dokumentu potwierdzającego. Zachowaj datę, kwotę i numer transakcji obok statusu dokumentu, aby osoba sprawdzająca widziała, co skontrolowano.

Oddziel potwierdzony brak paragonu od nieznanego statusu. Brak odnośnika w starym eksporcie może oznaczać, że dokument zapisano gdzie indziej, więc sprawdź źródło i przygotuj konkretne pytanie, zanim uznasz go za brakujący.

Pokaż niepewne dane

Tekst z paragonu może dostarczyć datę, sprzedawcę i kwotę do wstępnego wpisu, ale brakujące lub niejasne wartości powinny pozostać niewyjaśnione. Księgowy sprawdza oryginał przed użyciem tych pól w zwykłym procesie firmy.

Przy uzgadnianiu porównaj eksport bankowy z właściwymi zapisami dla tego samego rachunku i okresu. Pokaż osobno możliwe dopasowania, niedopasowane pozycje i duplikaty. Podobne kwoty mogą wskazywać kilku kandydatów, więc proponowana para jest punktem wyjścia do sprawdzenia.

Zadaj klientowi konkretne pytanie

Pozycja bankowa może mówić tylko „zakup kartą”. Użyteczny projekt zawiera numer transakcji, datę i kwotę oraz pytanie, co kupiono, zamiast zgadywać kategorię z nazwy sprzedawcy.

Dla nowego klienta użyj własnej listy usług firmy do zapisania etapów zakończonych, otwartych lub oczekujących na decyzję. Lista powinna odzwierciedlać uzgodniony zakres współpracy, bo klienci mogą potrzebować różnych informacji.

Zadania, w których możesz dostać pomoc

Scenariusz z przykładowymi informacjami.

Znajdź transakcje bez paragonów

Porównaj listę transakcji ze statusami dokumentów dla wybranego okresu i przygotuj krótką listę potwierdzonych braków oraz niewiadomych.

Co dostarczasz
Numery transakcji, daty i kwoty; statusy dokumentów za ten sam okres.
Użyteczny wynik
Lista poszczególnych transakcji ze statusem „dopasowany”, „brakujący” lub „status nieznany”.
Kiedy zadanie jest zakończone
Księgowy dopasował dokument albo zapisał wyjątek dla każdej wskazanej transakcji, także pytanie do klienta bez odpowiedzi.
Co trzeba jeszcze sprawdzić
Niezapisany status paragonu pozostaje nieznany, dopóki ktoś go nie sprawdzi.

Sprawdź dane paragonu przed wprowadzeniem

Przygotuj wstępne dane o dacie, kwocie i sprzedawcy z przekazanego tekstu paragonu, aby księgowy mógł sprawdzić je z oryginałem.

Co dostarczasz
Tekst paragonu przekazany do sprawdzenia i pola wymagane przez firmę.
Użyteczny wynik
Projekt wymaganych pól z nieczytelnymi wartościami pozostawionymi do wyjaśnienia.
Kiedy zadanie jest zakończone
Księgowy sprawdził pola ze źródłem i wyjaśnił lub oznaczył każdy nieczytelny element.
Co trzeba jeszcze sprawdzić
Nie księguj projektu ani nie uzupełniaj nieczytelnej wartości domysłem.

Znajdź niepewne dopasowania bankowe

Porównaj wyciąg bankowy z właściwymi zapisami i oddziel możliwe pary od pozycji wymagających dokładniejszego sprawdzenia.

Co dostarczasz
Rachunek i okres, transakcje bankowe oraz odpowiadające im wpisy lub dokumenty.
Użyteczny wynik
Lista możliwych dopasowań, niedopasowanych wpisów i niejednoznacznych par.
Kiedy zadanie jest zakończone
Każda wskazana pozycja ma sprawdzone dopasowanie albo zapisany nierozstrzygnięty wyjątek dla księgowego.
Co trzeba jeszcze sprawdzić
Różna kwota lub kilka możliwych dopasowań wymaga przeglądu przez człowieka.

Zapytaj, czego dotyczył niejasny zakup

Użyj wybranej transakcji i treści zatwierdzonej przez firmę, aby przygotować konkretne pytanie do klienta.

Co dostarczasz
Numer, data i kwota transakcji, powód pytania i zatwierdzony szablon.
Użyteczny wynik
Projekt pytania do klienta powiązanego z wybraną transakcją.
Kiedy zadanie jest zakończone
Księgowy otrzymał i sprawdził odpowiedź albo zapisał, że wyjaśnienie nadal nie dotarło.
Co trzeba jeszcze sprawdzić
Projekt nie klasyfikuje wydatku ani nie potwierdza, że klient go otrzymał.

Śledź przygotowanie nowego klienta

Zestaw uzgodnioną listę usług z już otrzymanymi informacjami, aby wskazać otwarte sprawy.

Co dostarczasz
Lista usług, kroki właściwe dla klienta i ich zapisane statusy.
Użyteczny wynik
Lista etapów przygotowania z oznaczeniem: zakończone, otwarte lub wymagające decyzji.
Kiedy zadanie jest zakończone
Odpowiedzialna osoba potwierdziła każdy wymagany krok albo zapisała uzgodniony wyjątek.
Co trzeba jeszcze sprawdzić
Nieoznaczony krok ma nieznany status, dopóki ktoś go nie sprawdzi.

Pytania i odpowiedzi

Czy asystent może zdecydować, jak zaklasyfikować wydatek?

Przykład przygotowuje szczegóły transakcji i pytanie. Księgowy decyduje o rozliczeniu wydatku zgodnie ze zwykłym procesem przeglądu firmy.

Co jeśli kwota bankowa pasuje do dwóch zapisów?

Pozostaw oba jako możliwe dopasowania i sprawdź daty, numery oraz dokumenty źródłowe. Niejednoznacznej pary nie należy traktować jako uzgodnionej.

Czy brak statusu oznacza, że klient nie wysłał paragonu?

Nie. Oznacza, że dostarczony zapis nie ustala statusu. Sprawdź aktualny zapis archiwizacji, zanim ponownie poprosisz o dokument.

Czy mogę użyć zapisów księgowych mojej firmy w demo?

Demo używa przykładowych danych firmy. Zapytaj o dostęp i możliwość użycia swoich zapisów księgowych w procesie, który chcesz wypróbować.

Źródła i dalsza lektura

Powiązane materiały

Demo używa przykładowych danych firmy. Dostęp może wymagać uzgodnienia.

Zobacz demo (Demo po angielsku)