Mit einer Prüfung jeder Transaktion beginnen

Vergleichen Sie für einen bestimmten Kunden und Zeitraum jede Transaktion mit dem Status ihres Belegs. Halten Sie Transaktionsdatum, Betrag und Referenz neben dem Dokumentenstatus, damit die prüfende Person sieht, was geprüft wurde.

Unterscheiden Sie einen bestätigt fehlenden Beleg von einem unbekannten Status. Ein fehlender Link in einem alten Export kann bedeuten, dass das Dokument anderswo abgelegt wurde. Prüfen Sie deshalb die Quelle und bereiten Sie eine gezielte Frage vor, bevor Sie es als fehlend behandeln.

Unklare Zahlen sichtbar machen

Belegtext kann Datum, Händler und Betrag für einen vorläufigen Eintrag liefern, aber fehlende oder unklare Werte sollten ungeklärt bleiben. Die Buchhaltungsfachkraft prüft das Original, bevor sie die Felder im üblichen Verfahren des Unternehmens verwendet.

Vergleichen Sie für den Abgleich einen Bankexport mit den zugehörigen Unterlagen desselben Kontos und Zeitraums. Zeigen Sie mögliche Zuordnungen, nicht zugeordnete Einträge und Duplikate getrennt. Ähnliche Beträge können zu mehreren Kandidaten passen; ein vorgeschlagenes Paar ist ein Ausgangspunkt für die Prüfung.

Dem Kunden eine konkrete Frage stellen

Ein Bankeintrag kann nur „Kartenzahlung“ nennen. Ein hilfreicher Entwurf enthält Transaktionsreferenz, Datum und Betrag und fragt, was gekauft wurde, statt aus dem Händlernamen eine Kategorie zu erraten.

Verwenden Sie bei einem neuen Kunden die eigene Leistungscheckliste des Büros, um abgeschlossene, offene oder entscheidungsbedürftige Einrichtungsschritte zu erfassen. Die Liste sollte dem vereinbarten Auftrag entsprechen, denn zwei Kunden können unterschiedliche Informationen benötigen.

Aufgaben, bei denen Sie Hilfe bekommen können

Veranschaulichendes Szenario mit Beispieldaten.

Transaktionen ohne Belege finden

Vergleichen Sie die Transaktionsliste mit den Dokumentenstatus des gewählten Zeitraums und bereiten Sie eine kurze Liste bestätigter Lücken und unbekannter Status vor.

Was Sie bereitstellen
Transaktionsreferenzen, Daten und Beträge; Dokumentenstatus für denselben Zeitraum.
Das Ergebnis
Eine Liste für jede Transaktion mit der Kennzeichnung „zugeordnet“, „fehlend“ oder „Status unbekannt“.
Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
Der Buchhalter hat für jede markierte Transaktion den Beleg zugeordnet oder eine Ausnahme erfasst, einschließlich unbeantworteter Kundenfragen.
Was noch geprüft werden muss
Ein nicht erfasster Belegstatus bleibt unbekannt, bis jemand ihn prüft.

Belegangaben vor der Erfassung prüfen

Bereiten Sie anhand des von Ihnen bereitgestellten Belegtexts einen Entwurf von Datum, Betrag und Händler vor, den der Buchhalter mit dem Original abgleicht.

Was Sie bereitstellen
Zur Prüfung bereitgestellter Belegtext und die erforderlichen Felder des Büros.
Das Ergebnis
Ein Entwurf der angefragten Felder, wobei unleserliche Werte offenbleiben.
Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
Ein Buchhalter hat die Felder anhand der Quelle geprüft und unleserliche Angaben geklärt oder markiert.
Was noch geprüft werden muss
Buchen Sie den Entwurf nicht und ergänzen Sie unleserliche Werte nicht durch Raten.

Unklare Bankzuordnungen finden

Vergleichen Sie einen Kontoauszug mit den relevanten Einträgen und trennen Sie mögliche Paare von Positionen, die genauer geprüft werden müssen.

Was Sie bereitstellen
Konto und Zeitraum, Banktransaktionen sowie die entsprechenden Einträge oder Dokumente.
Das Ergebnis
Eine Liste möglicher Zuordnungen, nicht zugeordneter Einträge und mehrdeutiger Paare.
Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
Jeder markierte Punkt hat eine geprüfte Zuordnung oder eine als ungeklärt erfasste Ausnahme für den Buchhalter.
Was noch geprüft werden muss
Ein abweichender Betrag oder mehrere mögliche Zuordnungen benötigen eine menschliche Prüfung.

Den Zweck eines unklaren Kaufs erfragen

Verwenden Sie die gewählte Transaktion und den freigegebenen Wortlaut des Büros, um eine konkrete Kundenfrage vorzubereiten.

Was Sie bereitstellen
Transaktionsreferenz, Datum und Betrag, Grund der Nachfrage und freigegebene Vorlage.
Das Ergebnis
Ein Entwurf für eine Kundenfrage zur ausgewählten Transaktion.
Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
Der Buchhalter hat eine Antwort erhalten und geprüft oder festgehalten, dass die Erklärung noch aussteht.
Was noch geprüft werden muss
Der Entwurf klassifiziert die Ausgabe nicht und belegt nicht, dass der Kunde ihn erhalten hat.

Die Einrichtung eines neuen Kunden verfolgen

Stellen Sie die vereinbarte Leistungscheckliste den bereits erhaltenen Informationen gegenüber, um offene Punkte zu erkennen.

Was Sie bereitstellen
Leistungscheckliste, kundenspezifische Schritte und deren erfasster Status.
Das Ergebnis
Eine Einrichtungsliste mit abgeschlossenen, offenen oder entscheidungsbedürftigen Punkten.
Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
Die zuständige Person hat jeden erforderlichen Schritt bestätigt oder eine vereinbarte Ausnahme erfasst.
Was noch geprüft werden muss
Ein nicht markierter Schritt hat einen unbekannten Status, bis jemand ihn prüft.

Ihre Fragen

Kann der Assistent über die Klassifizierung einer Ausgabe entscheiden?

Das Beispiel bereitet Transaktionsdetails und eine Frage vor. Der Buchhalter entscheidet nach dem üblichen Prüfverfahren des Büros über die Behandlung der Ausgabe.

Was, wenn der Bankbetrag zu zwei Einträgen passt?

Halten Sie beide als mögliche Zuordnungen sichtbar und prüfen Sie Daten, Referenzen und zugrunde liegende Dokumente. Ein mehrdeutiges Paar sollte nicht als abgeglichen gelten.

Bedeutet ein fehlender Status, dass der Kunde keinen Beleg geschickt hat?

Nein. Der vorgelegte Eintrag belegt den Status nicht. Prüfen Sie die aktuelle Ablage, bevor Sie das Dokument erneut anfragen.

Kann ich Buchhaltungsunterlagen meines Büros in der Demo verwenden?

Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Fragen Sie nach Zugang und danach, ob Ihre Buchhaltungsunterlagen für den gewünschten Ablauf verwendet werden können.

Quellen und weitere Informationen

Passende Inhalte

Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.

Demo ansehen (Demo auf Englisch)