# KI für Buchhaltungsbüros: fehlende Belege von unbestätigten Einträgen unterscheiden Ein Kunde sagt, er habe jeden Beleg geschickt, aber drei Kartentransaktionen benötigen noch Aufmerksamkeit. Zu einer liegt ein passendes Dokument vor, eine ist als fehlend markiert und bei der letzten ist der Status nicht zuverlässig bekannt. Eine hilfreiche Nachfrage trennt diese drei Situationen. Für einen Kunden und einen Zeitraum kann der Areinum Assistant helfen, die von Ihnen bereitgestellten Transaktionen und Dokumentenstatus in einer Prüfliste zu ordnen und Nachfragen zu formulieren. Prüfen Sie die Liste, bevor Sie den Kunden kontaktieren. Canonical: https://areinum.com/de/ki-fuer-buchhaltungsbueros/ Language: de Aktualisiert: 2026-11-04 ## Fiktives Beispiel Die Anfrage des Inhabers: Zeigen Sie für die Kartentransaktionen dieses Kunden im April, welche Belege zugeordnet, fehlend oder unbestätigt sind, und entwerfen Sie nur für eine bestätigte Lücke eine Frage. Bereitgestellte Informationen: - Fiktive Transaktion A: USD 18; Beleg zugeordnet. - Fiktive Transaktion B: USD 42; Belegstatus als fehlend markiert. - Fiktive Transaktion C: USD 55; Belegstatus nicht erfasst. Beispielergebnis: A: zugeordnet. B: Beleg fehlt, daher fragt der Entwurf nach dem Beleg für Transaktion B. C: Status unbekannt; prüfen Sie die Ablage, bevor Sie ihn als fehlend bezeichnen. Der nächste Schritt: Der Buchhalter prüft Liste und Empfänger und entscheidet, wie er den Kunden kontaktiert. Der Zeitraum bleibt offen, bis die Lücken geklärt oder als Ausnahmen erfasst sind. ## Mit einer Prüfung jeder Transaktion beginnen Vergleichen Sie für einen bestimmten Kunden und Zeitraum jede Transaktion mit dem Status ihres Belegs. Halten Sie Transaktionsdatum, Betrag und Referenz neben dem Dokumentenstatus, damit die prüfende Person sieht, was geprüft wurde. Unterscheiden Sie einen bestätigt fehlenden Beleg von einem unbekannten Status. Ein fehlender Link in einem alten Export kann bedeuten, dass das Dokument anderswo abgelegt wurde. Prüfen Sie deshalb die Quelle und bereiten Sie eine gezielte Frage vor, bevor Sie es als fehlend behandeln. ## Unklare Zahlen sichtbar machen Belegtext kann Datum, Händler und Betrag für einen vorläufigen Eintrag liefern, aber fehlende oder unklare Werte sollten ungeklärt bleiben. Die Buchhaltungsfachkraft prüft das Original, bevor sie die Felder im üblichen Verfahren des Unternehmens verwendet. Vergleichen Sie für den Abgleich einen Bankexport mit den zugehörigen Unterlagen desselben Kontos und Zeitraums. Zeigen Sie mögliche Zuordnungen, nicht zugeordnete Einträge und Duplikate getrennt. Ähnliche Beträge können zu mehreren Kandidaten passen; ein vorgeschlagenes Paar ist ein Ausgangspunkt für die Prüfung. ## Dem Kunden eine konkrete Frage stellen Ein Bankeintrag kann nur „Kartenzahlung“ nennen. Ein hilfreicher Entwurf enthält Transaktionsreferenz, Datum und Betrag und fragt, was gekauft wurde, statt aus dem Händlernamen eine Kategorie zu erraten. Verwenden Sie bei einem neuen Kunden die eigene Leistungscheckliste des Büros, um abgeschlossene, offene oder entscheidungsbedürftige Einrichtungsschritte zu erfassen. Die Liste sollte dem vereinbarten Auftrag entsprechen, denn zwei Kunden können unterschiedliche Informationen benötigen. ## Aufgaben, bei denen Sie Hilfe bekommen können Veranschaulichendes Szenario mit Beispieldaten. ### Transaktionen ohne Belege finden Vergleichen Sie die Transaktionsliste mit den Dokumentenstatus des gewählten Zeitraums und bereiten Sie eine kurze Liste bestätigter Lücken und unbekannter Status vor. Was Sie bereitstellen: Transaktionsreferenzen, Daten und Beträge; Dokumentenstatus für denselben Zeitraum. Das Ergebnis: Eine Liste für jede Transaktion mit der Kennzeichnung „zugeordnet“, „fehlend“ oder „Status unbekannt“. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Der Buchhalter hat für jede markierte Transaktion den Beleg zugeordnet oder eine Ausnahme erfasst, einschließlich unbeantworteter Kundenfragen. Was noch geprüft werden muss: Ein nicht erfasster Belegstatus bleibt unbekannt, bis jemand ihn prüft. ### Belegangaben vor der Erfassung prüfen Bereiten Sie anhand des von Ihnen bereitgestellten Belegtexts einen Entwurf von Datum, Betrag und Händler vor, den der Buchhalter mit dem Original abgleicht. Was Sie bereitstellen: Zur Prüfung bereitgestellter Belegtext und die erforderlichen Felder des Büros. Das Ergebnis: Ein Entwurf der angefragten Felder, wobei unleserliche Werte offenbleiben. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Ein Buchhalter hat die Felder anhand der Quelle geprüft und unleserliche Angaben geklärt oder markiert. Was noch geprüft werden muss: Buchen Sie den Entwurf nicht und ergänzen Sie unleserliche Werte nicht durch Raten. ### Unklare Bankzuordnungen finden Vergleichen Sie einen Kontoauszug mit den relevanten Einträgen und trennen Sie mögliche Paare von Positionen, die genauer geprüft werden müssen. Was Sie bereitstellen: Konto und Zeitraum, Banktransaktionen sowie die entsprechenden Einträge oder Dokumente. Das Ergebnis: Eine Liste möglicher Zuordnungen, nicht zugeordneter Einträge und mehrdeutiger Paare. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Jeder markierte Punkt hat eine geprüfte Zuordnung oder eine als ungeklärt erfasste Ausnahme für den Buchhalter. Was noch geprüft werden muss: Ein abweichender Betrag oder mehrere mögliche Zuordnungen benötigen eine menschliche Prüfung. ### Den Zweck eines unklaren Kaufs erfragen Verwenden Sie die gewählte Transaktion und den freigegebenen Wortlaut des Büros, um eine konkrete Kundenfrage vorzubereiten. Was Sie bereitstellen: Transaktionsreferenz, Datum und Betrag, Grund der Nachfrage und freigegebene Vorlage. Das Ergebnis: Ein Entwurf für eine Kundenfrage zur ausgewählten Transaktion. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Der Buchhalter hat eine Antwort erhalten und geprüft oder festgehalten, dass die Erklärung noch aussteht. Was noch geprüft werden muss: Der Entwurf klassifiziert die Ausgabe nicht und belegt nicht, dass der Kunde ihn erhalten hat. ### Die Einrichtung eines neuen Kunden verfolgen Stellen Sie die vereinbarte Leistungscheckliste den bereits erhaltenen Informationen gegenüber, um offene Punkte zu erkennen. Was Sie bereitstellen: Leistungscheckliste, kundenspezifische Schritte und deren erfasster Status. Das Ergebnis: Eine Einrichtungsliste mit abgeschlossenen, offenen oder entscheidungsbedürftigen Punkten. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Die zuständige Person hat jeden erforderlichen Schritt bestätigt oder eine vereinbarte Ausnahme erfasst. Was noch geprüft werden muss: Ein nicht markierter Schritt hat einen unbekannten Status, bis jemand ihn prüft. ## Ihre Fragen ### Kann der Assistent über die Klassifizierung einer Ausgabe entscheiden? Das Beispiel bereitet Transaktionsdetails und eine Frage vor. Der Buchhalter entscheidet nach dem üblichen Prüfverfahren des Büros über die Behandlung der Ausgabe. ### Was, wenn der Bankbetrag zu zwei Einträgen passt? Halten Sie beide als mögliche Zuordnungen sichtbar und prüfen Sie Daten, Referenzen und zugrunde liegende Dokumente. Ein mehrdeutiges Paar sollte nicht als abgeglichen gelten. ### Bedeutet ein fehlender Status, dass der Kunde keinen Beleg geschickt hat? Nein. Der vorgelegte Eintrag belegt den Status nicht. Prüfen Sie die aktuelle Ablage, bevor Sie das Dokument erneut anfragen. ### Kann ich Buchhaltungsunterlagen meines Büros in der Demo verwenden? Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Fragen Sie nach Zugang und danach, ob Ihre Buchhaltungsunterlagen für den gewünschten Ablauf verwendet werden können. ## Quellen und weitere Informationen - [How to master bank reconciliation for your accounting practice: A client advisory guide](https://www.xero.com/us/accountant-bookkeeper-guides/bank-reconcilation/): Xero beschreibt Bankabgleich, die Zuordnung von Transaktionen und die Prüfung nicht passender Positionen. - [Partner Guide to Using Hubdoc](https://www.xero.com/us/partner-toolkit/switch-to-xero/start-using-hubdoc/): Xeros Hubdoc-Leitfaden beschreibt das Auslesen von Belegfeldern und den Abgleich von Dokumenten mit Banktransaktionen. - [How to onboard new accounting clients effectively](https://www.xero.com/uk/accountant-bookkeeper-guides/client-onboarding/): Xero beschreibt Informationsanfragen und Checklisten bei der Aufnahme neuer Kunden. - [Do you offer receipt management with you bookkeeping service?](https://www.reddit.com/r/Bookkeeping/comments/1dfkxrb/do_you_offer_receipt_management_with_you/): Eine öffentliche Buchhaltungsdiskussion enthält einzelne Berichte über die Nachverfolgung fehlender Belege und Rückfragen an Kunden. - [Getting info from clients](https://www.reddit.com/r/taxpros/comments/1sueoto/getting_info_from_clients/): Eine anonyme Fachperson fragt, wie erforderliche Informationen von Kunden eingeholt werden können. ## Passende Inhalte - [Welche Belege fehlen noch?](https://areinum.com/de/examples/bookkeeping-missing-receipts/) - [Geschäftsdokumente vorbereiten und bearbeiten](https://areinum.com/de/product/documents/) - [Die Informationen hinter einer Antwort finden](https://areinum.com/de/product/data-checks/) - [Fehlende Informationen vor Beginn eines Kundenprojekts finden](https://areinum.com/de/guides/missing-client-project-information/) Demo ansehen: https://platform.areinum.com/ Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.