Mit den Unterlagen für den Zeitraum beginnen
Der Inhaber stellt die Transaktionsliste für April und das für diesen Zeitraum erhaltene Belegpaket bereit. Die Liste enthält B-41 für Druckerpapier im Wert von $48, B-42 für eine Kuriergebühr über $19 und B-43 für Kraftstoff über $55.
Das Paket enthält einen lesbaren Beleg über $48, der zu B-41 passt, sowie einen Scan über $19, bei dem Händler und Datum nicht lesbar sind. Ein eindeutig zuordenbarer Kraftstoffbeleg ist nicht enthalten. Die Aussage des Kunden, er habe alles gesendet, ist hilfreicher Kontext, klärt den unleserlichen Scan aber nicht.
Eine unsichere Zuordnung von einem fehlenden Beleg unterscheiden
Der Vergleich könnte B-41 als zugeordnet markieren, B-42 als unklar und bei B-43 festhalten, dass im gelieferten Paket kein passender Beleg gefunden wurde. Der Betrag von $19 allein reicht nicht aus, um den Scan als Kurierbeleg zu identifizieren. B-43 fehlt in diesem Paket, auch wenn der Kunde den Beleg möglicherweise anderswo abgelegt hat.
Der Inhaber kann den ursprünglichen Scan prüfen oder um eine besser lesbare Kopie bitten. Trifft ein weiteres Paket ein, können die offenen Einträge erneut abgeglichen werden.
Zu den beiden tatsächlichen Lücken nachfragen
Ein Entwurf für den Inhaber könnte lauten: „Könnten Sie eine besser lesbare Kopie des Belegs über $19 schicken, damit ich Händler und Datum prüfen kann? Den Kraftstoffbeleg über $55 konnte ich im April-Paket ebenfalls nicht finden. Bitte senden Sie ihn oder teilen Sie mir mit, wo er bereitgestellt wurde.“
Der Inhaber prüft Empfänger und Formulierung und entscheidet, ob er die Nachricht verwendet. Der Buchhalter entscheidet, wie die einzelnen Ausgaben behandelt werden.
Das Ergebnis beim Zeitraum ablegen
Wenn Transaktionsreferenzen, Paketname und Zuordnungsstatus zusammenstehen, lässt sich die nächste Prüfung leichter fortsetzen. Sobald der Kraftstoffbeleg oder ein lesbarer Scan eintrifft, kann der Inhaber diese Einträge aktualisieren, ohne das gesamte Paket erneut anzufordern.
Ihre Fragen
Was, wenn ein Beleg an anderer Stelle vorhanden ist?
Der Vergleich umfasst die für diese Prüfung vorgelegten Unterlagen. Ein Beleg, der in diesem Paket fehlt, kann sich noch in einer anderen Datei oder beim Kunden befinden.
Lässt sich der Scan über $19 allein anhand des Betrags zuordnen?
In diesem Beispiel nicht. Eine andere Transaktion könnte denselben Betrag haben. Händler und Datum sollten geprüft werden, bevor der Scan zugeordnet wird.
Wer entscheidet über die Behandlung der Ausgabe?
Der Buchhalter prüft die Unterlagen und trifft die buchhalterische oder steuerliche Entscheidung. Der Vergleich hilft zu erkennen, welche Belege vorliegen.
Quellen und weitere Informationen
- Do you offer receipt management with you bookkeeping service?
Eine Diskussion über Buchhaltung behandelt die Prüfung von Kaufbelegen und Rückfragen zu fehlenden Belegen.
- Following Up with Clients Who Don't Like Tech
In einer Diskussion wird gefragt, wie sich Anfragen zu fehlenden Belegen und Erklärungen verfolgen lassen, wenn Kunden E-Mail bevorzugen.
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