Partir des documents de la période
La personne responsable fournit la liste des opérations d'avril et le dossier de justificatifs reçu pour cette période. La liste comprend B-41 pour 48 $ de papier d'imprimante, B-42 pour des frais de livraison de 19 $ et B-43 pour 55 $ de carburant.
Le dossier contient un reçu lisible de 48 $ correspondant à B-41 et une numérisation de 19 $ dont le commerçant et la date sont illisibles. Il ne contient aucun reçu de carburant identifiable. L'affirmation du client selon laquelle tout a été envoyé est un élément de contexte utile, mais elle ne permet pas d'identifier la numérisation incertaine.
Distinguer une correspondance incertaine d'un justificatif absent
La comparaison peut indiquer B-41 comme rapproché, B-42 comme incertain et B-43 comme sans reçu correspondant dans le dossier fourni. Le montant de 19 $ ne suffit pas à lui seul pour identifier la numérisation comme le reçu des frais de livraison. B-43 manque dans ce dossier, même si le client l'a peut-être conservé ailleurs.
La personne responsable peut vérifier la numérisation d'origine ou demander une copie plus lisible. Si un autre dossier arrive, les éléments ouverts pourront être comparés à nouveau.
Demander les deux éléments réellement manquants
Un message proposé pourrait dire : « Pourriez-vous envoyer une copie plus lisible du reçu de 19 $ afin que je puisse vérifier le commerçant et la date ? Je n'ai pas non plus trouvé le reçu de carburant de 55 $ dans le dossier d'avril. Merci de l'envoyer ou de m'indiquer où il a été partagé. »
La personne responsable vérifie le destinataire et le texte, puis choisit si elle utilise le message. Le professionnel comptable décide du traitement de chaque dépense.
Conserver le résultat avec les documents de la période
Garder ensemble les références des opérations, le nom du dossier et les statuts de rapprochement permet de reprendre plus facilement la vérification. Lorsque le reçu de carburant ou une copie lisible arrive, la personne responsable peut mettre à jour les entrées concernées sans redemander tout le dossier.
Vos questions
Que faire si un justificatif se trouve ailleurs ?
La comparaison porte sur les documents fournis pour cette vérification. Un élément absent de ce dossier peut se trouver dans un autre fichier ou chez le client.
Peut-on rapprocher la numérisation de 19 $ à partir du seul montant ?
Pas dans cet exemple. Une autre opération pourrait avoir le même montant ; il faut vérifier le commerçant et la date avant de considérer la correspondance comme établie.
Qui décide du traitement de la dépense ?
Le professionnel comptable examine les documents et prend la décision comptable ou fiscale. La comparaison aide à identifier les pièces disponibles.
Sources et lectures complémentaires
- Do you offer receipt management with you bookkeeping service?
Une discussion sur la tenue comptable aborde la vérification des achats et les relances pour obtenir les justificatifs manquants.
- Following Up with Clients Who Don't Like Tech
Une discussion demande comment suivre les demandes de justificatifs et d'explications manquants lorsque les clients préfèrent le courriel.
Découvrez comment Areinum aborde cette tâche. L'accès à la démo peut nécessiter un accord préalable.
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