Comece pelos registros do período
O responsável fornece a lista de transações de abril e os comprovantes recebidos para esse período. A lista contém B-41, $48 em papel para impressora; B-42, uma cobrança de $19 de serviço de entrega; e B-43, $55 em combustível.
O conjunto contém um comprovante legível de $48 que corresponde a B-41 e uma digitalização de $19 cuja data e estabelecimento não podem ser lidos. Não há comprovante de combustível identificável. A afirmação do cliente de que enviou tudo é contexto útil, mas não esclarece a digitalização ilegível.
Separe uma correspondência incerta de um arquivo em falta
A comparação pode marcar B-41 como correspondente, B-42 como incerto e B-43 como sem comprovante correspondente no conjunto fornecido. O valor de $19, sozinho, não basta para identificar a digitalização como comprovante do serviço de entrega. B-43 está ausente deste conjunto, embora o cliente possa tê-lo guardado noutro lugar.
O responsável pode verificar a digitalização original ou pedir uma cópia mais legível. Se outro conjunto de documentos chegar, os itens em aberto poderão ser comparados novamente.
Pergunte sobre as duas lacunas identificadas
Um rascunho para o responsável poderia dizer: 'Pode enviar uma cópia mais legível do comprovante de $19 para que eu possa verificar o estabelecimento e a data? Também não encontrei o comprovante de combustível de $55 no conjunto de abril. Envie-o, por favor, ou informe onde foi partilhado.'
O responsável revê o destinatário e o texto e depois decide se usa a mensagem. O profissional de contabilidade decide como tratar cada despesa.
Mantenha o resultado junto ao período
Manter juntas as referências das transações, o nome do conjunto e o estado das correspondências facilita retomar a próxima revisão. Quando chegar o comprovante de combustível ou uma digitalização legível, o responsável poderá atualizar esses itens sem pedir novamente o conjunto inteiro.
Perguntas frequentes
E se um comprovante estiver guardado noutro lugar?
A comparação abrange os registros fornecidos para esta revisão. Um item ausente deste conjunto pode estar noutro arquivo ou com o cliente.
A digitalização de $19 pode ser associada apenas pelo valor?
Neste exemplo, não. Outra transação pode ter o mesmo valor, por isso o estabelecimento e a data devem ser verificados antes de confirmar a correspondência.
Quem decide como tratar a despesa?
O profissional de contabilidade revê os registros e toma a decisão contabilística ou fiscal. A comparação ajuda a identificar os comprovantes disponíveis.
Fontes e outras leituras
- Do you offer receipt management with you bookkeeping service?
Uma discussão sobre contabilidade aborda a verificação de registros de compras e o acompanhamento de comprovantes em falta.
- Following Up with Clients Who Don't Like Tech
Uma discussão pergunta como acompanhar pedidos de comprovantes e esclarecimentos em falta quando os clientes preferem email.
Veja como o Areinum aborda este trabalho. O acesso à demonstração pode exigir um acordo prévio.
Ver a demonstração (Demonstração em inglês)