# IA para empresas de contabilidade: separar comprovativos em falta de registos por confirmar Um cliente diz que enviou todos os comprovantes, mas três transações de cartão ainda precisam de atenção. Uma tem documento correspondente, outra está marcada como ausente e a última não tem estado confiável. Um acompanhamento útil começa por separar essas três situações. Para um cliente e um período, o Areinum Assistant pode ajudar a organizar as transações e os estados dos documentos que fornecer numa lista de revisão e a preparar perguntas de seguimento. Verifique a lista antes de contactar o cliente. Canonical: https://areinum.com/pt/ia-para-empresas-de-contabilidade/ Language: pt Atualizado: 2026-11-04 ## Exemplo fictício O pedido de quem gere o negócio: Para as transações do cartão deste cliente em abril, mostre quais comprovantes estão associados, em falta ou ainda não confirmados e prepare uma pergunta apenas para uma falta confirmada. Informações fornecidas: - Transação fictícia A: USD 18; comprovativo associado. - Transação fictícia B: USD 42; estado do comprovativo marcado como em falta. - Transação fictícia C: USD 55; estado do comprovativo não registado. Resultado de exemplo: A: associado. B: comprovante em falta, por isso o rascunho pede o comprovante da transação B. C: estado desconhecido, por isso verifique o registro de arquivo antes de considerá-lo ausente. O próximo passo: O contabilista verifica a lista e o destinatário e decide como contactar o cliente. O período permanece aberto até que as lacunas sejam resolvidas ou registradas como exceções. ## Comece com uma verificação de cada transação Para um cliente e período definidos, compare cada transação com o registro do documento de suporte. Mantenha data, valor e referência da transação junto do estado do documento, para que quem revê a lista veja o que foi verificado. Distinga um comprovante confirmado como ausente de um estado desconhecido. Um link em falta numa exportação antiga pode significar que o documento foi guardado noutro lugar, por isso verifique a fonte e prepare uma pergunta específica antes de considerá-lo ausente. ## Torne visíveis os valores incertos O texto de um comprovativo pode fornecer uma data, um estabelecimento e um valor para um lançamento provisório, mas os valores em falta ou pouco claros devem continuar por esclarecer. O contabilista verifica o original antes de usar os campos no processo habitual da empresa. Para conciliação, compare uma exportação bancária com os registros relevantes da mesma conta e período. Mostre separadamente possíveis correspondências, itens sem correspondência e duplicações. Valores semelhantes podem apontar para mais de um candidato, por isso um par proposto é um ponto de partida para revisão. ## Faça ao cliente uma pergunta específica Uma linha bancária pode dizer apenas 'compra com cartão'. Um rascunho útil inclui referência, data e valor da transação e pergunta o que foi comprado, em vez de adivinhar uma categoria pelo nome do estabelecimento. Para um novo cliente, use a lista de serviços da própria empresa para registrar etapas de configuração concluídas, abertas ou à espera de decisão. A lista deve refletir o serviço acordado, pois dois clientes podem precisar de informações diferentes. ## Tarefas em que pode receber ajuda Cenário ilustrativo com informações de exemplo. ### Encontrar transações sem comprovantes Compare a lista de transações com os estados dos documentos para o período selecionado e prepare uma lista curta de faltas confirmadas e situações desconhecidas. O que fornece: Referências, datas e valores das transações; estado dos documentos para o mesmo período. O resultado útil: Uma lista por transação assinalada como «associada», «em falta» ou «estado desconhecido». Quando a tarefa está concluída: O contabilista associou o documento ou registrou uma exceção para cada transação sinalizada, incluindo qualquer pergunta ao cliente sem resposta. O que falta verificar: Mantenha um estado de comprovante não registrado como desconhecido até alguém verificar. ### Rever dados de comprovantes antes do lançamento Prepare um rascunho da data, do valor e do estabelecimento a partir do texto do comprovativo que fornecer, para o contabilista conferir com o original. O que fornece: Texto do comprovativo fornecido para revisão e campos exigidos pela empresa. O resultado útil: Rascunho dos campos solicitados, deixando valores ilegíveis sem solução. Quando a tarefa está concluída: Um contabilista conferiu os campos com a fonte e resolveu ou sinalizou cada item ilegível. O que falta verificar: Não lance o rascunho na contabilidade nem preencha um valor ilegível por suposição. ### Encontrar associações bancárias incertas Compare um extrato bancário com os registros relevantes e separe possíveis pares dos itens que exigem análise mais próxima. O que fornece: Conta e período, transações bancárias e lançamentos ou documentos correspondentes. O resultado útil: Lista de associações candidatas, lançamentos sem correspondência e pares ambíguos. Quando a tarefa está concluída: Cada item sinalizado tem uma associação revista ou uma exceção sem solução registrada para o contabilista. O que falta verificar: Um valor diferente ou várias correspondências possíveis exigem revisão humana. ### Perguntar a que se referia uma compra pouco clara Use a transação selecionada e o texto aprovado pela empresa para preparar uma pergunta específica ao cliente. O que fornece: Referência, data e valor da transação, motivo da pergunta e modelo aprovado. O resultado útil: Um rascunho de pergunta ao cliente associado à transação selecionada. Quando a tarefa está concluída: O contabilista recebeu e reviu uma resposta ou registrou que a explicação continua pendente. O que falta verificar: O rascunho não classifica a despesa nem estabelece que o cliente o recebeu. ### Acompanhar a configuração de um novo cliente Coloque a lista de serviços acordada ao lado das informações já recebidas para identificar o que permanece aberto. O que fornece: Lista de serviços, etapas específicas do cliente e respetivos estados registrados. O resultado útil: Lista de configuração marcada como concluída, aberta ou a exigir uma decisão. Quando a tarefa está concluída: A pessoa responsável confirmou cada etapa exigida ou registrou uma exceção acordada. O que falta verificar: Uma etapa sem marcação tem estado desconhecido até alguém verificar. ## Perguntas frequentes ### O assistente pode decidir como classificar uma despesa? O exemplo prepara os dados da transação e uma pergunta. O contabilista decide como tratar a despesa pelo processo normal de revisão da empresa. ### E se o valor bancário coincidir com dois registros? Mantenha ambos como possíveis correspondências e verifique datas, referências e documentos de origem. Um par ambíguo não deve ser tratado como conciliado. ### Um estado em falta significa que o cliente não enviou o comprovante? Não. Significa que o registro fornecido não estabelece o estado. Verifique o arquivo atual antes de pedir o documento novamente. ### Posso usar os registros contabilísticos da minha empresa na demonstração? A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Pergunte sobre o acesso e se seus registros podem ser usados no processo que pretende experimentar. ## Fontes e outras leituras - [How to master bank reconciliation for your accounting practice: A client advisory guide](https://www.xero.com/us/accountant-bookkeeper-guides/bank-reconcilation/): A Xero descreve conciliação bancária, associação de transações e investigação de itens que não coincidem. - [Partner Guide to Using Hubdoc](https://www.xero.com/us/partner-toolkit/switch-to-xero/start-using-hubdoc/): O guia da Hubdoc da Xero descreve extração de campos de comprovantes e associação de documentos a transações bancárias. - [How to onboard new accounting clients effectively](https://www.xero.com/uk/accountant-bookkeeper-guides/client-onboarding/): A Xero descreve pedidos de informação e listas no atendimento inicial de clientes. - [Do you offer receipt management with you bookkeeping service?](https://www.reddit.com/r/Bookkeeping/comments/1dfkxrb/do_you_offer_receipt_management_with_you/): Uma discussão pública de contabilidade inclui relatos individuais sobre acompanhar comprovantes em falta e pedir detalhes aos clientes. - [Getting info from clients](https://www.reddit.com/r/taxpros/comments/1sueoto/getting_info_from_clients/): Um profissional anónimo pergunta como recolher dos clientes as informações exigidas. ## Conteúdos relacionados - [Quais comprovantes ainda faltam?](https://areinum.com/pt/examples/bookkeeping-missing-receipts/) - [Prepare e trabalhe com documentos da empresa](https://areinum.com/pt/product/documents/) - [Encontre as informações por trás de uma resposta](https://areinum.com/pt/product/data-checks/) - [Encontre o que falta antes de começar um projeto de cliente](https://areinum.com/pt/guides/missing-client-project-information/) Ver a demonstração: https://platform.areinum.com/ A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. O acesso pode exigir um acordo prévio.