Associe a aprovação ao orçamento correto
Um orçamento pode mudar entre a primeira conversa e uma decisão posterior. Compare a identificação da versão, o valor e a assinatura registrada, em vez de tratar qualquer assinatura como aprovação do documento mais recente.
Quando a equipa tiver aprovado a versão atual, uma comparação curta pode mostrar ao responsável pelo animal o que mudou. Perguntas sobre tratamento, riscos ou prognóstico pertencem ao veterinário.
Dê à receção uma passagem de informações clara
Para registros anteriores, a receção pode precisar saber apenas se foram solicitados, recebidos e verificados pela clínica. Uma lista de estados e o nome da pessoa responsável facilitam o próximo contacto sem resumir o arquivo clínico.
Numa fatura, mantenha a aprovação da equipa clínica separada do estado do pagamento. Um resumo preliminar pode identificar uma aprovação em falta, enquanto o veterinário ou técnico revê os itens clínicos antes da emissão da fatura.
Resolva pequenas diferenças enquanto estão visíveis
Associe a referência e o valor de um pagamento a uma fatura aprovada. Se o pagamento for parcial, duplicado ou não puder ser associado a um único saldo, mantenha o item em aberto para a clínica verificar.
Para materiais de escritório e outros materiais não clínicos, compare o pedido de compra com as quantidades recebidas fisicamente. Isso dá à equipa uma falta específica para investigar, sem tratar medicamentos ou materiais de diagnóstico como material comum de escritório.
Tarefas em que pode receber ajuda
Cenário ilustrativo com informações de exemplo.
Verificar qual orçamento foi aprovado pelo responsável pelo animal
Compare a versão do orçamento aprovada pelo profissional clínico com a assinatura registrada e prepare um pedido claro quando a versão atual ainda precisar de aprovação.
- O que fornece
- Referência da consulta, versão do orçamento aprovada pelo profissional clínico, permissão de contacto e estado da assinatura.
- O resultado útil
- Comparação que mostra a versão atual, o que foi assinado e a aprovação ainda necessária.
- Quando a tarefa está concluída
- A clínica confirma a assinatura do responsável pelo animal no orçamento atual aprovado ou registra que a pessoa recusou. Uma resposta em falta permanece em aberto.
- O que falta verificar
- O veterinário responde às perguntas clínicas e a clínica trata do pedido de assinatura.
Acompanhar um pedido de registros anteriores
Liste se a clínica solicitou, recebeu e verificou os registros anteriores necessários e prepare um pedido administrativo específico quando faltar algum item.
- O que fornece
- Referência da consulta sem o nome do responsável pelo animal, estados do pedido e recebimento, texto aprovado e membro responsável da equipa.
- O resultado útil
- Resumo de estados e rascunho de pedido para a receção.
- Quando a tarefa está concluída
- A clínica confirma que os registros chegaram ao local correto e que uma pessoa autorizada os verificou.
- O que falta verificar
- O próprio registro clínico é revisto por um membro autorizado da equipa, sem ser resumido para esta verificação administrativa.
Verificar o estado da fatura antes da passagem
Reúna a referência, o total e o estado de aprovação clínica da fatura para que a receção veja se o documento está pronto para o encaminhamento habitual.
- O que fornece
- Referência da fatura sem o nome do responsável pelo animal, total, estado do pagamento e estado da aprovação do veterinário ou técnico.
- O resultado útil
- Nota sobre o estado da fatura que identifica uma aprovação em falta ou uma discrepância.
- Quando a tarefa está concluída
- O profissional clínico ou técnico aprova os itens e a clínica fornece a fatura aprovada ao responsável pelo animal.
- O que falta verificar
- Um profissional clínico ou técnico verifica os itens clínicos; o assistente não acrescenta tratamentos nem define seus preços.
Rever a alocação de um pagamento
Compare um pagamento recebido com uma fatura aprovada e sinalize lançamentos que não sigam as regras de alocação da clínica.
- O que fornece
- Referências da fatura e da transação, valor, data, meio de pagamento, saldo em aberto e regra de associação aprovada.
- O resultado útil
- Associações propostas junto de lançamentos parciais, duplicados ou pouco claros.
- Quando a tarefa está concluída
- O item de pagamento fica completo quando um profissional autorizado confirma a alocação ou resolve a diferença.
- O que falta verificar
- Uma pessoa resolve saldos incertos; esta comparação não cobra nem reembolsa o responsável pelo animal.
Verificar a entrega de materiais não clínicos
Compare o pedido de material de escritório ou de outros materiais não clínicos com a contagem da equipa na entrega e prepare uma lista de diferenças.
- O que fornece
- Fornecedor e pedido aprovados, códigos e unidades dos itens não clínicos, quantidades pedidas e recebidas e data de entrega.
- O resultado útil
- Comparação do recebimento linha por linha, com faltas ou excessos.
- Quando a tarefa está concluída
- A clínica registra o recebimento dos materiais em falta ou acorda e registra uma correção com o fornecedor.
- O que falta verificar
- Medicamentos, vacinas e materiais de diagnóstico seguem o processo de compras clínicas; novas compras exigem aprovação.
Perguntas frequentes
O assistente pode aprovar um tratamento ou recomendar um procedimento?
Não. A equipa fornece o orçamento aprovado para discussão, e o veterinário toma decisões clínicas e responde às perguntas sobre tratamento.
E se o responsável tiver assinado um orçamento antigo?
Mostre a versão assinada e a atual juntas, incluindo as alterações. A clínica pode pedir uma decisão sobre a versão atual, sem presumir que a assinatura anterior a cobre.
A lista de registros precisa do histórico médico do animal?
Para a verificação administrativa, forneça a referência da consulta e indique se os registros foram solicitados, recebidos e verificados. A equipa clínica trata do conteúdo.
Posso experimentar isto com os registros da minha clínica?
A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Pergunte sobre o acesso e a disponibilidade do processo específico antes de planear o uso dos seus próprios registros.
Fontes e outras leituras
- Provet Academy
A Provet lista formações sobre orçamentos de tratamento e assinaturas eletrónicas para equipas veterinárias.
- Overview of Provet
A Provet descreve administração de consultas, faturas, pagamentos e inventário.
- Missed charges
Participantes discutem como diferentes membros de uma clínica verificam itens de faturas veterinárias.
Conheça a empresa de exemplo na demonstração. O acesso pode exigir um acordo prévio.
Ver a demonstração (Demonstração em inglês)