Powiąż zgodę z właściwym kosztorysem
Kosztorys może zmienić się między pierwszą rozmową a późniejszą decyzją. Porównaj oznaczenie wersji, kwotę i zapisany podpis, zamiast uznawać dowolny podpis za zgodę na najnowszy dokument.
Po zatwierdzeniu aktualnej wersji przez zespół krótkie porównanie może pokazać właścicielowi zwierzęcia, co się zmieniło. Pytania o leczenie, ryzyko lub rokowanie należą do lekarza weterynarii.
Daj recepcji jasne przekazanie sprawy
W przypadku wcześniejszej dokumentacji recepcja może potrzebować jedynie informacji, czy gabinet o nią poprosił, otrzymał ją i sprawdził. Lista statusów i osoba odpowiedzialna ułatwiają kolejny kontakt bez podsumowywania dokumentacji klinicznej.
Przy fakturze oddziel zatwierdzenie zespołu klinicznego od statusu płatności. Projekt podsumowania może wskazać brak autoryzacji, a lekarz weterynarii lub technik sprawdza pozycje kliniczne przed wystawieniem faktury.
Wyjaśniaj drobne rozbieżności, póki są widoczne
Dopasuj numer i kwotę płatności do zatwierdzonej faktury. Jeśli płatność jest częściowa, podwójna lub nie daje się przypisać do jednego salda, pozostaw ją otwartą do sprawdzenia przez gabinet.
Dla materiałów biurowych i innych pozaklinicznych porównaj zamówienie z fizycznie otrzymanymi ilościami. Zespół otrzyma konkretny brak do wyjaśnienia bez traktowania leków lub materiałów diagnostycznych jak zwykłego wyposażenia biura.
Zadania, w których możesz dostać pomoc
Scenariusz z przykładowymi informacjami.
Sprawdź, który kosztorys zatwierdził właściciel zwierzęcia
Porównaj wersję kosztorysu zatwierdzoną przez lekarza z zapisanym podpisem i przygotuj jasną prośbę, jeśli aktualna wersja nadal wymaga zgody.
- Co dostarczasz
- Oznaczenie wizyty, wersja kosztorysu zatwierdzona przez specjalistę klinicznego, zgoda na kontakt i status podpisu.
- Użyteczny wynik
- Porównanie pokazujące aktualną wersję, podpisany dokument i nadal potrzebną zgodę.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Gabinet potwierdza podpis właściciela zwierzęcia na aktualnym zatwierdzonym kosztorysie albo zapisuje odmowę. Brak odpowiedzi pozostaje otwarty.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Na pytania kliniczne odpowiada lekarz weterynarii, a prośbę o podpis obsługuje gabinet.
Śledź prośbę o wcześniejszą dokumentację
Pokaż, czy gabinet poprosił o potrzebną wcześniejszą dokumentację, otrzymał ją i sprawdził, oraz przygotuj konkretną prośbę administracyjną, jeśli czegoś brakuje.
- Co dostarczasz
- Numer wizyty bez nazwiska właściciela zwierzęcia, statusy prośby i odbioru, zatwierdzona treść i odpowiedzialny pracownik.
- Użyteczny wynik
- Podsumowanie statusu i projekt prośby dla recepcji.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Gabinet potwierdza, że dokumentacja dotarła we właściwe miejsce i została sprawdzona przez uprawnioną osobę.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Samą dokumentację kliniczną sprawdza uprawniony członek zespołu; nie jest podsumowywana na potrzeby tego sprawdzenia administracyjnego.
Sprawdź status faktury przed przekazaniem
Zbierz numer i łączną kwotę faktury oraz status zatwierdzenia klinicznego, aby recepcja widziała, czy dokument jest gotowy do zwykłego przekazania.
- Co dostarczasz
- Numer faktury bez nazwiska właściciela zwierzęcia, suma, status płatności i zatwierdzenia przez lekarza lub technika.
- Użyteczny wynik
- Notatka o statusie faktury wskazująca brak zatwierdzenia lub rozbieżność.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Lekarz lub technik zatwierdza pozycje, a gabinet przekazuje zatwierdzoną fakturę właścicielowi zwierzęcia.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Pozycje kliniczne sprawdza lekarz lub technik; asystent nie dodaje ani nie wycenia leczenia.
Sprawdź przypisanie płatności
Porównaj otrzymaną płatność z zatwierdzoną fakturą i wskaż wpisy niezgodne z zasadami przypisania gabinetu.
- Co dostarczasz
- Numery faktury i transakcji, kwota, data, metoda, otwarte saldo i zatwierdzona zasada dopasowania.
- Użyteczny wynik
- Proponowane dopasowania oraz pozycje częściowe, podwójne lub niejasne.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Płatność jest rozliczona, gdy uprawniony pracownik potwierdzi przypisanie albo wyjaśni różnicę.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Niepewne saldo wyjaśnia człowiek; porównanie nie obciąża ani nie zwraca pieniędzy właścicielowi zwierzęcia.
Sprawdź dostawę materiałów pozaklinicznych
Porównaj zamówienie materiałów biurowych lub innych pozaklinicznych z ilościami policzonymi przez zespół przy dostawie i przygotuj listę różnic.
- Co dostarczasz
- Zatwierdzony dostawca i zamówienie, kody i jednostki produktów pozaklinicznych, ilości zamówione i otrzymane oraz data dostawy.
- Użyteczny wynik
- Porównanie odbioru po pozycjach z ewentualnym brakiem lub nadwyżką.
- Kiedy zadanie jest zakończone
- Gabinet zapisuje otrzymanie brakujących materiałów albo uzgadnia i zapisuje korektę z dostawcą.
- Co trzeba jeszcze sprawdzić
- Leki, szczepionki i materiały diagnostyczne przechodzą kliniczny proces zakupów gabinetu; nowe zakupy wymagają zatwierdzenia.
Pytania i odpowiedzi
Czy może zatwierdzić leczenie lub zalecić zabieg?
Nie. Zespół dostarcza kosztorys zatwierdzony do omówienia, a lekarz weterynarii podejmuje decyzje kliniczne i odpowiada na pytania o leczenie.
Co jeśli właściciel podpisał starszy kosztorys?
Pokaż podpisaną i aktualną wersję wraz ze zmianami. Gabinet może następnie poprosić o decyzję w sprawie aktualnej wersji, zamiast zakładać, że wcześniejszy podpis ją obejmuje.
Czy lista dokumentacji potrzebuje historii medycznej zwierzęcia?
Do administracyjnego sprawdzenia statusu podaj numer wizyty i informację, czy poproszono o dokumenty, otrzymano je i zweryfikowano. Treścią zajmuje się zespół kliniczny.
Czy mogę wypróbować to na dokumentach mojego gabinetu?
Demo używa przykładowych danych firmy. Zapytaj o dostęp i dostępność konkretnego sposobu pracy, zanim zaplanujesz użycie własnych dokumentów.
Źródła i dalsza lektura
- Provet Academy
Provet wymienia szkolenia dla zespołów weterynaryjnych dotyczące kosztorysów leczenia i podpisów elektronicznych.
- Overview of Provet
Provet opisuje administrację wizyt, faktury, płatności i magazyn.
- Missed charges
Uczestnicy omawiają sprawdzanie pozycji na fakturach weterynaryjnych przez różnych członków gabinetu.
Poznaj przykładową firmę w demo. Dostęp może wymagać uzgodnienia.
Zobacz demo (Demo po angielsku)