Associer l'approbation au bon devis
Un devis peut changer entre la première conversation et une décision ultérieure. Comparez l'identifiant de version, le montant et la signature consignée au lieu de considérer qu'une signature quelconque approuve le document le plus récent.
Une fois la version actuelle approuvée par l'équipe, une courte comparaison peut montrer au propriétaire de l'animal ce qui a changé. Les questions sur le traitement, les risques ou le pronostic relèvent du vétérinaire.
Donner à l'accueil une transmission claire
Pour les dossiers antérieurs, l'accueil peut avoir seulement besoin de savoir s'ils ont été demandés, reçus et vérifiés par le cabinet. Une liste de statuts et le nom de la personne responsable facilitent le prochain appel sans résumer le dossier clinique.
Pour une facture, distinguez l'approbation de l'équipe clinique du statut de paiement. Un résumé préparé peut signaler une validation manquante, tandis que le vétérinaire ou le technicien vérifie les éléments cliniques avant l'émission de la facture.
Résoudre les petits écarts pendant qu'ils sont visibles
Rapprochez la référence et le montant d'un paiement d'une facture approuvée. Si le paiement est partiel, en double ou ne peut pas être associé à un seul solde, laissez cet élément ouvert pour que le cabinet le vérifie.
Pour les fournitures de bureau et autres fournitures non cliniques, comparez le bon de commande aux quantités physiquement reçues. L'équipe dispose ainsi d'un manque précis à vérifier, sans traiter les médicaments ou le matériel de diagnostic comme de simples fournitures de bureau.
Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide
Scénario illustratif utilisant des informations fictives.
Vérifier quel devis le propriétaire de l'animal a approuvé
Comparez la version du devis approuvée par le clinicien à la signature consignée et préparez une demande claire lorsque la version actuelle doit encore être approuvée.
- Ce que vous fournissez
- Référence de visite, version du devis approuvée par le clinicien, autorisation de contact et statut de signature.
- Le résultat utile
- Une comparaison indiquant la version actuelle, ce qui a été signé et l'approbation encore nécessaire.
- Quand la tâche est terminée
- Le cabinet confirme la signature du propriétaire sur le devis actuel approuvé ou consigne son refus. Une réponse manquante reste en attente.
- Ce qui reste à vérifier
- Le vétérinaire répond aux questions cliniques et le cabinet gère la demande de signature.
Suivre une demande de dossiers antérieurs
Indiquez si les dossiers antérieurs nécessaires ont été demandés, reçus et vérifiés par le cabinet, et préparez une demande administrative précise lorsqu'un élément manque.
- Ce que vous fournissez
- Référence de visite sans le nom du propriétaire, statuts de demande et de réception, texte approuvé et membre du personnel responsable.
- Le résultat utile
- Un résumé des statuts et un projet de demande pour l'accueil.
- Quand la tâche est terminée
- Le cabinet confirme que les dossiers sont arrivés au bon endroit et qu'une personne autorisée les a vérifiés.
- Ce qui reste à vérifier
- Le dossier clinique lui-même est examiné par un membre autorisé de l'équipe et n'est pas résumé pour cette vérification administrative.
Vérifier le statut de la facture avant sa transmission
Rassemblez la référence de la facture, son total et le statut d'approbation clinique afin que l'accueil sache si le document est prêt pour sa transmission habituelle.
- Ce que vous fournissez
- Référence de facture sans le nom du propriétaire, total, statut de paiement et statut de validation par le vétérinaire ou le technicien.
- Le résultat utile
- Une note sur le statut de la facture signalant une validation manquante ou un écart.
- Quand la tâche est terminée
- Le clinicien ou le technicien approuve les éléments et le cabinet remet la facture approuvée au propriétaire de l'animal.
- Ce qui reste à vérifier
- Un clinicien ou un technicien vérifie les éléments cliniques ; l'assistant n'ajoute ni ne chiffre un traitement.
Examiner l'affectation d'un paiement
Comparez un paiement reçu à une facture approuvée et signalez les entrées qui ne correspondent pas aux règles d'affectation du cabinet.
- Ce que vous fournissez
- Références de facture et de transaction, montant, date, moyen de paiement, solde ouvert et règle de rapprochement approuvée.
- Le résultat utile
- Des rapprochements proposés ainsi que les entrées partielles, en double ou incertaines.
- Quand la tâche est terminée
- Le paiement est traité lorsqu'un membre autorisé du personnel confirme son affectation ou résout l'écart.
- Ce qui reste à vérifier
- Une personne résout les soldes incertains ; cette comparaison ne prélève ni ne rembourse le propriétaire.
Vérifier une livraison de fournitures non cliniques
Comparez la commande de fournitures de bureau ou autres fournitures non cliniques aux quantités comptées par l'équipe à la livraison et préparez une liste des écarts.
- Ce que vous fournissez
- Fournisseur et commande approuvés, codes et unités des articles non cliniques, quantités commandées et reçues, date de livraison.
- Le résultat utile
- Une comparaison de réception ligne par ligne indiquant tout manque ou excédent.
- Quand la tâche est terminée
- Le cabinet consigne la réception des fournitures manquantes ou convient d'une correction avec le fournisseur et la consigne.
- Ce qui reste à vérifier
- Les médicaments, vaccins et fournitures de diagnostic suivent le processus d'achat clinique du cabinet ; les nouveaux achats exigent une approbation.
Vos questions
L'assistant peut-il approuver un traitement ou recommander un acte ?
Non. L'équipe fournit le devis approuvé pour discussion et le vétérinaire prend les décisions cliniques et répond aux questions sur le traitement.
Que faire si le propriétaire a signé un ancien devis ?
Présentez la version signée et la version actuelle ensemble, avec leurs différences. Le cabinet peut alors demander une décision sur la version actuelle sans supposer que l'ancienne signature la couvre.
La liste de suivi des dossiers nécessite-t-elle l'historique médical de l'animal ?
Pour la vérification administrative, fournissez la référence de la visite et indiquez si les dossiers ont été demandés, reçus et vérifiés. L'équipe clinique traite leur contenu.
Puis-je essayer avec les dossiers de mon cabinet ?
La démo utilise des données fictives d'entreprise. Renseignez-vous sur l'accès et la disponibilité du processus précis avant d'envisager l'utilisation de vos propres dossiers.
Sources et lectures complémentaires
- Provet Academy
Provet présente des formations destinées aux équipes vétérinaires sur les devis de soins et les signatures électroniques.
- Overview of Provet
Provet décrit l'administration des rendez-vous, les factures, les paiements et les stocks.
- Missed charges
Des participants discutent de la vérification des postes de factures vétérinaires par différents membres d'un cabinet.
Découvrez l'entreprise fictive dans la démo. L'accès peut nécessiter un accord préalable.
Découvrir la démo (Démo en anglais)