Comece pelos campos administrativos realmente necessários

Liste os campos administrativos exigidos pela clínica e compare-os com o que foi recebido para a consulta. Um resultado útil identifica o campo em falta e o pedido aprovado, em vez de pedir ao paciente que comece o formulário inteiro de novo.

Sempre que possível, use uma referência interna em vez do nome do paciente e forneça apenas as informações necessárias para a verificação. Perguntas sobre sintomas ou tratamento devem ir para o profissional clínico adequado.

Separe o estado da autorização e da faturação

Quando uma entidade pagadora autoriza um número definido de visitas, um registro datado do limite e das visitas usadas ajuda a equipa a identificar o que precisa de verificação. As regras e informações disponíveis variam conforme a entidade e o local, por isso o cálculo depende da fonte fornecida.

Para um conjunto de documentos de reembolso, liste os tipos de anexos exigidos e os seus estados administrativos. Um anexo ou resposta da entidade pagadora em falta fica em aberto para a equipa de faturação; o assistente não precisa ler um registro clínico para listar se um item foi recebido.

Facilite a próxima decisão da receção

Quando um horário fica livre, compare o tipo de visita, o terapeuta e os horários disponíveis com as preferências e permissões de contacto registradas pela clínica. O resultado é uma lista curta de possíveis correspondências e confirmações em falta, não uma consulta reservada.

Para um pagamento, compare referência, data e valor com uma fatura aprovada e as regras de associação da clínica. Pagamentos parciais ou duplicados devem ser separados para resolução por uma pessoa.

Tarefas em que pode receber ajuda

Cenário ilustrativo com informações de exemplo.

Encontrar informações em falta antes da primeira visita

Compare os campos administrativos exigidos para uma consulta com o seu estado registrado e prepare um pedido para os campos em falta.

O que fornece
Referência da visita, campos administrativos exigidos, estados registados e texto de contacto aprovado.
O resultado útil
Lista curta dos campos em falta e rascunho de pedido para a receção.
Quando a tarefa está concluída
A receção confirma que os campos administrativos exigidos foram recebidos ou registra que um campo não se aplica; itens sem resposta ficam em aberto.
O que falta verificar
Não interprete sintomas nem informações de tratamento; verifique a permissão de contacto antes de a clínica enviar algo.

Rever contagens de visitas autorizadas

Mostre a data de validade registrada, o limite de visitas aprovado, a contagem usada e a data da última verificação de um caso antes da revisão de faturação.

O que fornece
Referência do caso, limite de visitas e data de validade verificados pela equipa, número de visitas usadas, fonte e data de verificação.
O resultado útil
Resumo administrativo datado e qualquer valor contraditório ou ausente.
Quando a tarefa está concluída
Um profissional autorizado registra o limite verificado, as visitas usadas e a data de validade, ou registra a decisão confirmada da entidade pagadora.
O que falta verificar
Uma discrepância ou recusa da entidade pagadora vai para a equipa; o assistente não altera o tratamento nem bloqueia uma visita.

Verificar o estado de um conjunto de documentos de reembolso

Compare os tipos de anexos exigidos e as respostas registradas da entidade pagadora com o que está marcado como recebido, enviado ou devolvido.

O que fornece
Referência pseudonimizada do pedido, entidade pagadora e prazo fornecidos pela equipa, tipos de anexos exigidos e estados administrativos.
O resultado útil
Lista do pedido de reembolso que mostra estados e respostas em falta para a equipa de faturação.
Quando a tarefa está concluída
A faturação confirma os estados dos anexos exigidos e registra a resposta da entidade pagadora. Uma resposta em falta ou pergunta clínica permanece com a equipa.
O que falta verificar
Não leia nem resuma anexos clínicos e não interprete um motivo clínico de recusa.

Preparar opções para um horário cancelado

Compare uma consulta liberada com o tipo de visita, terapeuta, disponibilidade registrada e permissões de contacto da lista de espera.

O que fornece
Horário livre, serviço e terapeuta, disponibilidade dos pacientes, permissões de contacto e regras de agendamento da clínica.
O resultado útil
Lista curta de possíveis correspondências e rascunho de pedido para revisão da receção.
Quando a tarefa está concluída
O horário é preenchido quando o paciente aceita e a receção confirma a reserva. Um horário não preenchido permanece aberto até a equipa decidir parar de oferecê-lo.
O que falta verificar
Uma pessoa verifica disponibilidade e permissão de contacto; esta preparação não reserva uma consulta nem envia mensagem.

Comparar um pagamento com uma fatura

Use a regra de associação aprovada pela clínica para comparar pagamentos recebidos com saldos de faturas aprovadas e identificar exceções.

O que fornece
Referência pseudonimizada da fatura, saldo aprovado, referência da transação, data, valor e origem do pagamento.
O resultado útil
Associações propostas e lista separada de pagamentos parciais, duplicados ou ambíguos.
Quando a tarefa está concluída
O item fica resolvido quando um profissional autorizado confirma a alocação ou resolve a diferença.
O que falta verificar
Um membro da equipa trata de diferenças; a comparação não gera cobrança, reembolso nem baixa contabilística.

Perguntas frequentes

O assistente pode decidir de quantas visitas um paciente precisa?

Não. Ele pode organizar as informações de autorização e contagem de visitas fornecidas pela equipa. Um terapeuta toma as decisões clínicas e os profissionais verificam as regras da entidade pagadora.

Pode preencher automaticamente um horário cancelado?

O exemplo prepara possíveis correspondências para a receção. O paciente precisa aceitar e a clínica confirmar a reserva pelo próprio processo.

Precisamos partilhar notas clínicas para uma verificação administrativa?

Os exemplos usam campos administrativos ou estados de documentos. Forneça apenas os registros necessários para a tarefa e encaminhe perguntas clínicas a um profissional autorizado.

Posso usar os registros da minha clínica na demonstração?

A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Pergunte sobre o acesso e o processo pretendido antes de planear o uso dos seus próprios registros.

Fontes e outras leituras

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Conheça a empresa de exemplo na demonstração. O acesso pode exigir um acordo prévio.

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