Mit den tatsächlich benötigten administrativen Feldern beginnen
Erstellen Sie eine Liste der administrativen Felder, die Ihre Praxis benötigt, und vergleichen Sie sie mit den zum Termin eingegangenen Angaben. Ein nützliches Ergebnis nennt das fehlende Feld und die freigegebene Anfrage, statt den Patienten das gesamte Formular erneut ausfüllen zu lassen.
Verwenden Sie nach Möglichkeit eine interne Referenz statt des Patientennamens und geben Sie nur die für die Prüfung nötigen Informationen an. Fragen zu Symptomen oder Behandlung gehören an die zuständige klinische Fachperson.
Genehmigungs- und Abrechnungsstatus getrennt halten
Wenn ein Kostenträger eine bestimmte Anzahl von Besuchen genehmigt, hilft ein datierter Eintrag zu Grenze und genutzten Besuchen dem Team zu erkennen, was geprüft werden muss. Regeln und verfügbare Informationen unterscheiden sich je nach Kostenträger und Ort; eine Berechnung ist nur so verlässlich wie die bereitgestellte Quelle.
Listen Sie für ein Anspruchspaket die erforderlichen Anhangstypen und ihren administrativen Status auf. Ein fehlender Anhang oder eine ausstehende Antwort des Kostenträgers bleibt für das Abrechnungsteam offen; um zu prüfen, ob etwas eingegangen ist, muss der Assistent keine klinische Akte lesen.
Dem Empfang die nächste Entscheidung erleichtern
Wird ein Termin frei, vergleichen Sie Besuchsart, therapeutische Fachperson und verfügbare Zeiten mit den erfassten Wünschen und Kontakterlaubnissen Ihrer Warteliste. Das Ergebnis ist eine Vorauswahl mit fehlenden Bestätigungen und kein gebuchter Termin.
Vergleichen Sie bei einer Zahlung Referenz, Datum und Betrag mit einer freigegebenen Rechnung und den Zuordnungsregeln der Praxis. Teilzahlungen oder doppelte Zahlungen sollten für eine Person zur Klärung gesondert ausgewiesen werden.
Aufgaben, bei denen Sie Hilfe bekommen können
Veranschaulichendes Szenario mit Beispieldaten.
Fehlende Angaben vor dem ersten Besuch finden
Vergleichen Sie die für einen Termin erforderlichen administrativen Felder mit ihrem erfassten Status und bereiten Sie eine Anfrage zu fehlenden Feldern vor.
- Was Sie bereitstellen
- Besuchsreferenz, erforderliche administrative Felder, erfasste Statusangaben und freigegebener Kontaktwortlaut.
- Das Ergebnis
- Eine kurze Liste fehlender Felder und ein Anfrageentwurf für den Empfang.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Der Empfang bestätigt den Eingang der erforderlichen administrativen Felder oder hält fest, dass ein Feld nicht zutrifft; unbeantwortete Punkte bleiben offen.
- Was noch geprüft werden muss
- Interpretieren Sie keine Symptome oder Behandlungsinformationen; prüfen Sie die Kontakterlaubnis, bevor die Praxis etwas sendet.
Die Zahl genehmigter Besuche prüfen
Zeigen Sie vor der Abrechnungsprüfung das erfasste Ablaufdatum, das genehmigte Besuchslimit, die genutzte Anzahl und das Datum der letzten Überprüfung eines Falls.
- Was Sie bereitstellen
- Fallreferenz, von Mitarbeitenden geprüftes Besuchslimit und Ablaufdatum, Anzahl der genutzten Besuche, Quelle und Prüfdatum.
- Das Ergebnis
- Eine datierte administrative Zusammenfassung mit widersprüchlichen oder fehlenden Werten.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Eine berechtigte Person erfasst das geprüfte Limit, die genutzten Besuche und das Ablaufdatum oder die bestätigte Entscheidung des Kostenträgers.
- Was noch geprüft werden muss
- Eine Abweichung oder Ablehnung des Kostenträgers geht an Mitarbeitende; der Assistent ändert keine Behandlung und blockiert keinen Besuch.
Den Status eines Anspruchspakets prüfen
Vergleichen Sie erforderliche Anhangstypen und erfasste Antworten des Kostenträgers mit den als eingegangen, gesendet oder zurückgegeben markierten Punkten.
- Was Sie bereitstellen
- Pseudonyme Anspruchsreferenz, von Mitarbeitenden angegebener Kostenträger und Frist, erforderliche Anhangstypen und administrative Statusangaben.
- Das Ergebnis
- Eine Checkliste des Anspruchs mit fehlenden Statusangaben und Antworten für das Abrechnungsteam.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Die Abrechnung bestätigt den Status der erforderlichen Anhänge und erfasst die Antwort des Kostenträgers. Eine fehlende Antwort oder klinische Frage bleibt beim Team.
- Was noch geprüft werden muss
- Klinische Anhänge nicht lesen oder zusammenfassen und keinen klinischen Ablehnungsgrund interpretieren.
Möglichkeiten für einen abgesagten Termin vorbereiten
Vergleichen Sie einen freigewordenen Termin mit Besuchsart, therapeutischer Fachperson, erfasster Verfügbarkeit und Kontakterlaubnissen auf der Warteliste.
- Was Sie bereitstellen
- Freie Zeit, Leistung und therapeutische Fachperson, Verfügbarkeit der Patienten, Kontakterlaubnisse und Buchungsregeln der Praxis.
- Das Ergebnis
- Eine Vorauswahl möglicher Übereinstimmungen und ein Anfrageentwurf zur Prüfung durch den Empfang.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Der Termin ist besetzt, wenn der Patient zusagt und der Empfang die Buchung bestätigt. Andernfalls bleibt er offen, bis das Team entscheidet, ihn nicht weiter anzubieten.
- Was noch geprüft werden muss
- Eine Person prüft Verfügbarkeit und Kontakterlaubnis; durch diese Vorbereitung wird kein Termin gebucht und keine Nachricht gesendet.
Eine Zahlung mit einer Rechnung vergleichen
Vergleichen Sie eingegangene Zahlungen nach der freigegebenen Zuordnungsregel der Praxis mit den Salden freigegebener Rechnungen und erkennen Sie Ausnahmen.
- Was Sie bereitstellen
- Pseudonyme Rechnungsreferenz, freigegebener Saldo, Transaktionsreferenz, Datum, Betrag und Zahlungsquelle.
- Das Ergebnis
- Vorgeschlagene Zuordnungen und eine separate Liste teilweiser, doppelter oder unklarer Zahlungen.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Der Punkt ist geklärt, wenn eine berechtigte Person die Zuordnung bestätigt oder die Abweichung aufgelöst hat.
- Was noch geprüft werden muss
- Ein Teammitglied bearbeitet Abweichungen; der Vergleich löst weder Belastung noch Rückerstattung oder Abschreibung aus.
Ihre Fragen
Kann der Assistent entscheiden, wie viele Besuche ein Patient benötigt?
Nein. Er kann die vom Team gelieferten Genehmigungs- und Besuchszahlen ordnen. Eine therapeutische Fachperson trifft klinische Entscheidungen und Mitarbeitende prüfen die Regeln des Kostenträgers.
Kann er einen abgesagten Termin automatisch besetzen?
Das Beispiel bereitet mögliche Übereinstimmungen für den Empfang vor. Ein Patient muss zusagen und die Praxis die Buchung nach ihrem Verfahren bestätigen.
Müssen wir für eine administrative Prüfung klinische Notizen teilen?
Die Beispiele verwenden administrative Felder oder Dokumentenstatus. Stellen Sie nur die für die Aufgabe nötigen Unterlagen bereit und leiten Sie klinische Fragen an eine berechtigte Fachperson weiter.
Kann ich Unterlagen meiner Praxis in der Demo verwenden?
Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Fragen Sie nach dem Zugang und Ihrem vorgesehenen Ablauf, bevor Sie die Verwendung eigener Unterlagen planen.
Quellen und weitere Informationen
- Learn how Jane can help run your physical therapy practice
Jane beschreibt Aufnahmeformulare, Wartelisten, Abrechnung und Zahlungen für Physiotherapiepraxen.
- The Impact of Administrative Burden on Physical Therapist Services
APTA berichtet Umfrageergebnisse zu Verwaltungsarbeit und vorheriger Genehmigung in der Physiotherapie.
- Outpatient Clerical Work
Eine Diskussion fragt, wie administrative Arbeit zwischen therapeutischem und Praxispersonal aufgeteilt wird.
Erkunden Sie das Beispielunternehmen in der Demo. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.
Demo ansehen (Demo auf Englisch)