Coloque lado a lado as quantidades pedidas, documentadas e contadas
Para o SKU A102 preto, o pedido e a guia mostram 12 unidades cada; a equipa contou 10. Para o SKU B205 branco, ambos os documentos mostram seis e a equipa contou sete. O SKU C310 mostra quatro em cada documento, mas ainda não foi contado.
A contagem física importa junto com os documentos. A linha C310 não pode ser considerada correta apenas porque os dois documentos coincidem.
Torne as diferenças fáceis de verificar
Uma comparação preparada pode mostrar A102 com duas unidades a menos do que o pedido e B205 com uma a mais. C310 continua por verificar até que alguém faça a contagem. A guia de entrega não estabeleceu que as três quantidades chegaram fisicamente.
O exemplo fornecido não informa nada sobre danos ou substituições. Esses detalhes permanecem em aberto.
Dê ao responsável uma pergunta útil para o fornecedor
Depois de rever a contagem, o responsável poderia usar um rascunho como: 'O pedido e a guia de entrega mostram 12 unidades A102 pretas e seis B205 brancas. Contamos 10 e sete, respetivamente. Podem ajudar-nos a verificar a diferença?'
O responsável pode recontar primeiro, verificar C310 e escolher como contactar o fornecedor. O rascunho está disponível para revisão.
Guarde a contagem junto dos documentos de suporte
Depois de verificar a entrega física, a pessoa responsável pode decidir como registrar o recebimento segundo o processo da loja. Uma correção posterior deve identificar a nova contagem e a sua origem, para que a diferença inicial continue compreensível.
Perguntas frequentes
E se a guia de entrega coincidir com o pedido?
Isso mostra o que foi documentado, mas não substitui uma contagem física. C310 continua por verificar neste exemplo.
Quando o responsável deve contactar o fornecedor?
Pode primeiro rever ou repetir a contagem e depois decidir se usa a pergunta preparada e quais documentos de suporte incluir.
A comparação altera os níveis de estoque?
A loja decide como registrar a entrega depois de verificar as quantidades. Este exemplo não inclui uma atualização de estoque.
Fontes e outras leituras
- View, receive, and adjust inventory
A Square explica como receber e ajustar o inventário de uma loja no seu próprio produto, incluindo motivos de ajuste.
Veja como o Areinum aborda este trabalho. O acesso à demonstração pode exigir um acordo prévio.
Ver a demonstração (Demonstração em inglês)