Pon juntas las cantidades pedidas, documentadas y contadas
Para SKU A102 en negro, la orden de compra y el albarán muestran 12 unidades cada uno; el equipo contó 10. Para SKU B205 en blanco, ambos documentos muestran seis y el equipo contó siete. SKU C310 muestra cuatro en cada documento, pero todavía no se ha contado.
El recuento físico importa junto con la documentación. No se puede dar por correcta la línea C310 solo porque coincidan los dos documentos.
Haz que las diferencias sean fáciles de comprobar
Una comparación preparada puede mostrar A102 con dos unidades menos de las pedidas y B205 con una más. C310 sigue sin verificarse hasta que alguien lo cuente. El albarán no establece que las tres cantidades hayan llegado físicamente.
El ejemplo aportado no dice nada sobre daños o sustituciones. Esos detalles siguen pendientes.
Prepara una pregunta útil para el proveedor
Después de revisar el recuento, puedes usar un borrador como este: «Nuestro pedido y el albarán muestran 12 unidades negras de A102 y seis blancas de B205. Contamos 10 y siete, respectivamente. ¿Pueden ayudarnos a comprobar la diferencia?».
Puedes decidir volver a contar primero, comprobar C310 y elegir cómo contactar con el proveedor. El borrador está preparado para revisión.
Conserva el recuento junto a los documentos de respaldo
Una vez comprobada la entrega física, la persona responsable puede decidir cómo registrar la recepción según el proceso de la tienda. Una corrección posterior debe identificar el nuevo recuento y su origen para que la diferencia original siga siendo comprensible.
Preguntas frecuentes
¿Y si el albarán coincide con el pedido?
Muestra lo que se documentó, pero no sustituye un recuento físico. C310 sigue sin verificarse en este ejemplo.
¿Cuándo conviene contactar con el proveedor?
Puedes revisar o repetir primero el recuento y después decidir si usas la pregunta preparada y qué documentos de respaldo incluir.
¿La comparación cambia las existencias?
La tienda decide cómo registrar la entrega después de comprobar las cantidades. Este ejemplo no incluye ninguna actualización de inventario.
Fuentes y lecturas adicionales
- View, receive, and adjust inventory
Square explica cómo recibir y ajustar el inventario de una tienda en su propio producto, incluidos los motivos de ajuste.
Descubre cómo Areinum aborda este trabajo. El acceso a la demo puede requerir un acuerdo previo.
Ver la demo (Demo en inglés)