Mettre côte à côte les quantités commandées, documentées et comptées
Pour la référence A102 noire, le bon de commande et le bon de livraison indiquent chacun 12 unités ; l'équipe en a compté 10. Pour la référence B205 blanche, les deux documents indiquent six unités et l'équipe en a compté sept. Pour C310, chaque document indique quatre unités, mais aucun décompte n'a encore été fait.
Le décompte physique compte autant que les documents. La ligne C310 ne peut pas être considérée comme correcte au seul motif que les deux documents concordent.
Rendre les écarts faciles à vérifier
Une comparaison préparée peut montrer que A102 présente deux unités de moins que la commande et B205 une unité de plus. C310 reste non vérifié jusqu'à son décompte. Le bon de livraison ne prouve pas que les trois quantités sont physiquement arrivées.
L'exemple fourni ne dit rien sur d'éventuels dommages ou produits de substitution. Ces détails restent ouverts.
Préparer une question utile pour le fournisseur
Après avoir vérifié le décompte, la personne responsable pourrait utiliser ce texte : « Notre commande et le bon de livraison indiquent 12 unités A102 noires et six unités B205 blanches. Nous en avons compté respectivement 10 et sept. Pourriez-vous nous aider à vérifier l'écart ? »
Elle peut d'abord recompter les articles, vérifier C310 et choisir comment contacter le fournisseur. Le message est prêt à être relu.
Conserver le décompte avec les documents justificatifs
Une fois la livraison physique vérifiée, la personne chargée de la réception peut décider comment l'enregistrer selon la procédure du magasin. Une correction ultérieure doit préciser le nouveau décompte et sa source afin que l'écart initial reste compréhensible.
Vos questions
Que faire si le bon de livraison correspond à la commande ?
Il montre ce qui a été documenté, mais ne remplace pas un décompte physique. C310 reste non vérifié dans cet exemple.
Quand contacter le fournisseur ?
La personne responsable peut d'abord vérifier ou refaire le décompte, puis décider si elle utilise la question préparée et quels justificatifs inclure.
La comparaison modifie-t-elle le niveau des stocks ?
Le magasin décide comment enregistrer la livraison après vérification des quantités. Cet exemple ne comprend aucune mise à jour de stock.
Sources et lectures complémentaires
- View, receive, and adjust inventory
Square explique comment recevoir et ajuster les stocks de détail dans son produit, notamment les motifs d'ajustement.
Découvrez comment Areinum aborde cette tâche. L'accès à la démo peut nécessiter un accord préalable.
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