Placer le périmètre initial à côté de la nouvelle demande

Conservez ensemble le périmètre accepté, la nouvelle demande du client et l'ajout que vous proposez. N'indiquez le changement de prix et de délai que lorsque ces données ont été confirmées par la personne responsable.

Un projet de modification donne à chacun un document précis à discuter. Le dossier doit identifier la version que le client a acceptée ; une approbation antérieure ne couvre pas automatiquement un ajout ultérieur.

Relier les choix aux matériaux

Pour un choix de matériau, listez les options que vous avez approuvées, leurs prix actuels ou le budget prévu et la date à laquelle une décision est nécessaire. Après le choix du client, une personne autorisée par votre entreprise décide s'il faut passer commande.

À la livraison, comparez le bon de commande à ce qui est arrivé. Un article endommagé ou manquant peut être présenté avec l'étape des travaux qui en dépend, ce qui vous donne un point concret à résoudre avec le fournisseur.

Donner au client une vue claire de l'avancement

Les notes quotidiennes de l'équipe et les photos autorisées peuvent servir à préparer une courte mise à jour montrant les travaux terminés, un problème de livraison et toute question nécessitant une décision. Vérifiez les faits et les dates avant de la partager.

À la remise du chantier, une liste de réserves est utile si chaque élément a un responsable et une vérification après correction. Distinguez l'éventuelle acceptation requise du client de la déclaration de l'équipe selon laquelle le travail est terminé.

Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide

Scénario illustratif utilisant des informations fictives.

Préparer une modification du périmètre convenu

Comparez l'accord de base à la demande du client et préparez un document de modification avec le prix et l'effet sur le calendrier que vous avez confirmés.

Ce que vous fournissez
Accord et périmètre initiaux, modification demandée, prix approuvé par la personne responsable, effet confirmé sur le délai et statut de décision du client.
Le résultat utile
Un projet de modification indiquant l'ajout, le prix proposé, l'effet sur le calendrier et le statut de la décision du client.
Quand la tâche est terminée
La modification est résolue lorsque le client accepte ou refuse le périmètre, le prix et le délai précis et que sa décision est consignée.
Ce qui reste à vérifier
Le client décide de la modification avant le début des travaux supplémentaires ; l'interprétation juridique ou contractuelle relève de la personne compétente.

Organiser le choix d'un matériau par le client

Présentez les options approuvées par l'entrepreneur, leurs prix actuels ou le budget prévu et la date de décision dans un format que le client peut examiner.

Ce que vous fournissez
Élément à choisir, options approuvées, prix actuels ou budget prévu, date de décision et choix du client lorsqu'il est reçu.
Le résultat utile
Un récapitulatif des options disponibles et des choix encore nécessaires.
Quand la tâche est terminée
L'étape de sélection est terminée lorsque le choix du client est confirmé et que l'acheteur autorisé décide de la suite.
Ce qui reste à vérifier
Même un choix respectant le budget nécessite qu'une personne autorisée décide de tout nouvel achat.

Préparer une mise à jour sur l'avancement du chantier

Transformez les notes datées et confirmées de l'équipe en une mise à jour client avec photos autorisées et décisions nécessaires.

Ce que vous fournissez
Projet et date, travaux confirmés par l'équipe, photos autorisées, problèmes de livraison et effets sur le calendrier confirmés par la personne responsable.
Le résultat utile
Un projet de mise à jour distinguant les travaux terminés des questions ouvertes.
Quand la tâche est terminée
La personne responsable approuve les faits et remet la mise à jour au client.
Ce qui reste à vérifier
Un délai, coût ou changement non confirmé doit être vérifié par la personne responsable avant communication.

Suivre les réserves jusqu'à leur vérification

Organisez les éléments en attente par entrepreneur responsable, statut de correction et acceptation requise par l'accord du projet.

Ce que vous fournissez
Critères du projet, éléments ouverts, entrepreneur affecté, confirmation de correction et éventuelle acceptation requise du client.
Le résultat utile
Une liste de réserves indiquant ce qui est prêt pour inspection et ce qui reste ouvert.
Quand la tâche est terminée
Un élément est clos après vérification de la correction et confirmation de toute acceptation du client requise par l'accord.
Ce qui reste à vérifier
Un litige de garantie ou de contrat reste à traiter par la personne responsable ou le spécialiste compétent.

Résoudre une livraison incomplète ou endommagée

Comparez la commande confirmée au relevé de réception et consignez l'écart avec l'étape du projet qui nécessite le matériau.

Ce que vous fournissez
Projet, fournisseur, ligne de commande confirmée, quantités attendues et reçues, justificatif de livraison et étape de travail dépendante.
Le résultat utile
Un résumé de l'écart et les informations nécessaires pour la conversation avec le fournisseur.
Quand la tâche est terminée
La personne responsable consigne la réception du matériau manquant ou une autre correction convenue avec le fournisseur.
Ce qui reste à vérifier
Un nouveau coût, un engagement modifié ou un litige nécessite la décision de la personne responsable.

Vos questions

Que faire si le client affirme que les travaux étaient déjà inclus ?

Comparez la demande au périmètre accepté et aux modifications écrites. Gardez le désaccord visible et résolvez-le avec le client avant de considérer les travaux comme un ajout approuvé.

Le choix d'un carrelage par le client passe-t-il la commande ?

La sélection est une décision sur l'option. Une personne autorisée doit encore vérifier le prix actuel et décider de l'achat.

L'équipe peut-elle clore elle-même une réserve ?

L'équipe peut consigner que la correction a été faite. L'élément est prêt à être clos après la vérification requise et toute acceptation du client prévue par l'accord du projet.

Puis-je utiliser mes fichiers de projet dans la démo ?

La démo utilise des données fictives d'entreprise. Renseignez-vous sur l'accès et sur votre processus prévu avant d'envisager l'utilisation de vos propres fichiers.

Sources et lectures complémentaires

À lire aussi

Découvrez l'entreprise fictive dans la démo. L'accès peut nécessiter un accord préalable.

Découvrir la démo (Démo en anglais)