Ramener la dernière visite dans la conversation
Une courte note technique peut être plus utile qu'une mention générale comme « coupe habituelle ». Demandez la note datée associée à la bonne référence client, puis confirmez les détails avec la personne installée au fauteuil avant de les réutiliser.
Si deux notes se contredisent, présentez-les avec leurs dates. Le barbier peut demander au client quel résultat il a préféré, sans laisser l'assistant deviner à partir d'une photo ni considérer automatiquement la note la plus récente comme correcte.
Inclure les clients sans rendez-vous dans les chiffres du jour
Une liste de réservations et une liste de paiements répondent à des questions différentes. Un client sans rendez-vous peut être servi et payer sans réservation en ligne : comparez donc les transactions à votre propre relevé des prestations du jour et signalez tout élément non rapproché.
Pour les commissions hebdomadaires, fournissez à l'assistant les taux convenus et leur période d'application, ainsi que les ventes attribuées, les pourboires et les ajustements approuvés. Un partage contesté reste visible afin que la personne responsable le règle avant l'approbation du montant.
Garder les produits disponibles et les formulaires pertinents
Un décompte récent, la variante du produit et votre niveau de stock minimum permettent de préparer une liste de réapprovisionnement. À la livraison, comparez les articles à la commande approuvée ; une variante ou une quantité inattendue doit être vérifiée par une personne.
Un formulaire n'est pas nécessaire pour chaque coupe. Si votre salon en exige un pour une prestation particulière, utilisez votre propre liste associant prestations et formulaires et demandez l'élément manquant selon votre procédure.
Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide
Scénario illustratif utilisant des informations fictives.
Retrouver la coupe précédente
Retrouvez et résumez la note technique datée d'un client qui revient afin que le barbier puisse confirmer ou modifier les détails avec lui.
- Ce que vous fournissez
- Référence du client, notes datées sur les coupes et préférences éventuellement consignées lors des visites précédentes.
- Le résultat utile
- Un compte rendu concis de la dernière coupe consignée, avec sa date et toute note contradictoire.
- Quand la tâche est terminée
- Le barbier et le client confirment ou corrigent la consigne du jour ; d'ici là, la question reste ouverte.
- Ce qui reste à vérifier
- Si le dossier ou l'association au client n'est pas clair, demandez au client ; ne déduisez pas une coupe d'une photo.
Rapprocher les prestations sans rendez-vous à la fermeture
Comparez les prestations et les paiements consignés pour la journée, y compris les clients sans rendez-vous, et préparez une liste des transactions à examiner à nouveau.
- Ce que vous fournissez
- Date et référence de transaction, montant, moyen de paiement, attribution au personnel, statut avec ou sans réservation et ajustements consignés.
- Le résultat utile
- Les entrées rapprochées et une liste séparée des écarts inexpliqués.
- Quand la tâche est terminée
- La personne responsable vérifie chaque transaction, la rapproche d'une vente ou consigne une correction approuvée pour tout écart.
- Ce qui reste à vérifier
- Un partage de pourboire incertain, un remboursement ou une question fiscale est transmis à la personne responsable ; l'assistant ne modifie pas les comptes.
Préparer une liste de réapprovisionnement du stock
Comparez un inventaire récent approuvé à votre minimum et aux commandes existantes. Préparez une liste d'achat, puis comparez la livraison à la commande réellement passée.
- Ce que vous fournissez
- Code et unité du produit, décompte daté, niveau minimum, fournisseur approuvé, commandes ouvertes et quantités reçues.
- Le résultat utile
- Une proposition de réapprovisionnement puis, à la livraison, une comparaison signalant les différences.
- Quand la tâche est terminée
- La livraison est reçue et son contenu compté par rapport à la commande approuvée. Un manque ou un produit incorrect reste en suspens pour examen.
- Ce qui reste à vérifier
- Un décompte ancien, une variante incertaine ou un nouveau fournisseur demande une vérification ; une personne approuve tout nouvel achat.
Vérifier la commission de chaque barbier
Préparez une ventilation hebdomadaire à partir des ventes réalisées et des taux convenus par le salon, en conservant la trace des retours, pourboires et corrections.
- Ce que vous fournissez
- Période, ventes par barbier, taux convenus et leurs dates d'effet, pourboires, remboursements et ajustements documentés.
- Le résultat utile
- Un projet de ventilation par personne indiquant les lignes incertaines.
- Quand la tâche est terminée
- La personne responsable confirme les ventes, taux et ajustements et approuve la ventilation des commissions. Tout paiement suit la procédure de paie du salon.
- Ce qui reste à vérifier
- Résolvez tout taux manquant, partage contesté ou question de paie avant d'approuver la ligne ; aucun paiement n'est effectué.
Trouver le formulaire requis pour une prestation
Comparez la prestation réservée au formulaire exigé par votre salon et préparez une demande si le statut consigné est incomplet.
- Ce que vous fournissez
- Référence du rendez-vous et de la prestation, version du formulaire requis, statut de remplissage et texte de contact approuvé.
- Le résultat utile
- L'élément administratif manquant et un projet de demande pour l'équipe.
- Quand la tâche est terminée
- Le formulaire est complet lorsque le salon confirme avoir reçu les informations ou la signature requises ; les demandes sans réponse restent ouvertes pour le personnel.
- Ce qui reste à vérifier
- Le salon vérifie le destinataire et l'autorisation de contact ; l'assistant ne signe pas pour le client et ne tranche pas de question juridique.
Vos questions
Que faire si le client souhaite une coupe différente aujourd'hui ?
La note précédente sert de point de départ à la conversation. Confirmez la préférence du jour avec le client et consignez la nouvelle instruction si le salon est autorisé à la conserver.
Un client sans rendez-vous peut-il être inclus sans réservation ?
Oui, si vous fournissez les détails de prestation et de paiement nécessaires pour identifier la transaction. Une entrée qui ne peut pas être rapprochée doit rester visible pour vérification par la personne responsable.
L'assistant calcule-t-il ce que je dois à chaque barbier ?
Il peut préparer une ventilation à partir des ventes, taux et ajustements fournis. Vous devez encore vérifier les exceptions et utiliser votre procédure de paie habituelle pour tout paiement.
La démo contient-elle les transactions de mon salon ?
La démo utilise des données fictives d'entreprise. Renseignez-vous sur l'accès et sur votre processus prévu avant d'envisager l'utilisation de vos propres documents.
Sources et lectures complémentaires
- Salon Software Features | Booking, POS & Payments
Fresha décrit notamment les notes clients, les stocks, les rapports financiers et les commissions parmi ses fonctions pour salons.
- I’m just annoyed ngl
Des barbiers discutent de la mémoire des coupes passées ; l'un raconte utiliser des notes clients.
- 💈 Barbers: Thoughts on Walk-Ins vs Appointments?
Des barbiers discutent de l'équilibre entre clients sans rendez-vous et rendez-vous réservés.
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Découvrir la démo (Démo en anglais)