Permettre à un agent de reprendre chaque demande
Consignez l'origine de la demande, le bien ou type de demande, le canal de contact autorisé et l'agent responsable selon vos règles d'attribution. Cela donne à l'agent un point de départ utile pour une première réponse.
Si le dossier semble être un doublon ou si l'autorisation de contact n'est pas claire, laissez la question à résoudre par l'agent. Un projet de réponse peut accuser réception de la demande réelle sans promettre un prix ni négocier des conditions.
Construire l'annonce à partir d'informations vérifiées
Utilisez la fiche et la liste documentaire applicables à votre agence et au service d'annonces local. Comparez-les aux faits fournis par le vendeur, aux justificatifs et à l'autorisation d'utiliser les photos. Les détails contradictoires nécessitent une question claire avant l'approbation de la description.
Après les visites, rassemblez les retours datés et leur source dans une courte mise à jour pour le vendeur. Distinguez ce que les visiteurs ont réellement dit de l'interprétation de l'agent, surtout si les avis divergent ou si le vendeur pose une question sur la stratégie de prix.
Garder les offres et documents de transaction comparables
Lorsque les offres arrivent, utilisez les mêmes champs approuvés par l'agence pour chaque version afin que le vendeur voie les conditions côte à côte. Un avenant manquant ou une condition incertaine doit être signalé à l'agent sans être rempli par supposition.
Pour la liste de transaction, reliez chaque document ou signature requis à la personne responsable et à la version reçue. Les dates et exigences dépendent de l'accord et du processus local ; faites-les confirmer par le professionnel responsable.
Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide
Scénario illustratif utilisant des informations fictives.
Préparer une première réponse à une demande
Organisez la demande et les détails d'attribution et préparez une réponse à partir du texte approuvé pour ce type de demande.
- Ce que vous fournissez
- Source et heure de la demande, coordonnées autorisées, bien ou type de demande, règles d'attribution, autorisation de contact et modèle approuvé.
- Le résultat utile
- Un résumé de la demande, une suggestion d'agent responsable et un projet de première réponse.
- Quand la tâche est terminée
- L'agent confirme l'attribution, envoie la réponse approuvée par le canal convenu et consigne son statut.
- Ce qui reste à vérifier
- Un doublon incertain, une autorisation de contact manquante ou une question de négociation est transmis à l'agent avant tout contact.
Rassembler les informations de l'annonce
Comparez les faits et documents fournis par le vendeur à la fiche locale approuvée du service d'annonces et préparez un brouillon à examiner par l'agent et le vendeur.
- Ce que vous fournissez
- Référence de l'annonce, fiche applicable du service d'annonces, faits et sources vérifiés, documents requis, photos et autorisation de les utiliser.
- Le résultat utile
- Un dossier d'annonce avec projet de description, champs manquants et contradictions à résoudre.
- Quand la tâche est terminée
- Le dossier est prêt lorsque l'agent vérifie les informations requises, résout les contradictions et obtient l'approbation du vendeur.
- Ce qui reste à vérifier
- L'agent vérifie les faits importants, les informations à divulguer et les autorisations ; le brouillon n'est pas publié automatiquement.
Résumer les retours après les visites
Rassemblez les retours originaux datés par annonce afin que l'agent prépare une mise à jour concise pour le vendeur.
- Ce que vous fournissez
- Référence de l'annonce, retours datés et leurs sources, format de mise à jour convenu et agent chargé de l'examen.
- Le résultat utile
- Un projet de mise à jour montrant les retours reçus et les commentaires contradictoires.
- Quand la tâche est terminée
- L'agent vérifie le résumé, traite les questions ouvertes et remet la mise à jour au vendeur.
- Ce qui reste à vérifier
- Une plainte, un détail sensible ou une question de stratégie de prix nécessite le jugement de l'agent.
Comparer les offres sur les mêmes champs
Placez les versions d'offres soumises côte à côte selon les champs de comparaison approuvés par l'agence.
- Ce que vous fournissez
- Référence du bien, versions des offres et avenants, champs de comparaison approuvés par l'agence et hypothèses de coût confirmées par une personne.
- Le résultat utile
- Une comparaison des offres signalant les documents manquants et les conditions incertaines ou différentes.
- Quand la tâche est terminée
- La comparaison est terminée lorsque l'agent résout les lacunes importantes et que le vendeur donne une instruction sur la suite.
- Ce qui reste à vérifier
- L'agent traite les questions juridiques ou financières et le vendeur décide quelle offre examiner.
Suivre les documents de transaction manquants
Comparez les documents et signatures reçus pour la transaction à la liste approuvée pour ce type d'opération et ce lieu.
- Ce que vous fournissez
- Référence de transaction, liste locale approuvée, version du contrat signé et date d'effet confirmée, statuts des documents et personnes responsables.
- Le résultat utile
- Une liste documentaire indiquant les signatures manquantes, les versions incertaines et les responsables de la prochaine action.
- Quand la tâche est terminée
- Un élément de la liste est clos lorsque le professionnel responsable confirme le bon document ou la bonne signature et approuve l'étape suivante.
- Ce qui reste à vérifier
- Une date, signature ou exigence juridique contestée est transmise à l'agent, au responsable d'agence ou à l'avocat selon le cas.
Vos questions
L'assistant peut-il publier une annonce pour moi ?
L'exemple prépare un dossier et un brouillon pour l'agent et le vendeur. L'agent vérifie les détails et gère la publication selon la procédure d'annonce de l'agence.
Comment comparer des offres aux conditions différentes ?
Utilisez les mêmes champs approuvés par l'agence pour chaque offre et gardez les documents originaux disponibles. Demandez au professionnel responsable de résoudre un avenant manquant ou une condition incertaine.
Peut-il dire au vendeur quelle offre accepter ?
Il peut organiser les conditions que vous fournissez pour les comparer. L'agent discute de leurs implications avec le vendeur, qui prend la décision.
La démo utilise-t-elle mes annonces et contacts ?
La démo utilise des données fictives d'entreprise. Renseignez-vous sur l'accès et la disponibilité du processus envisagé avant de prévoir d'utiliser vos propres dossiers.
Sources et lectures complémentaires
- Lead Flow Overview
Follow Up Boss décrit la configuration des sources de demandes et les règles d'attribution aux agents.
- 179 Ways Agents Who Are REALTORS® Are Worth Every Penny of Their Compensation
La NAR cite les faits d'annonce, comptes rendus de visite, comparaisons d'offres et documents de transaction parmi les travaux possibles d'un agent.
- Agents & Investors — What's the Most Broken Part of Your Transaction Process?
Un participant décrit la coordination nécessaire lorsque les parties d'une transaction utilisent différents canaux.
Découvrez l'entreprise fictive dans la démo. L'accès peut nécessiter un accord préalable.
Découvrir la démo (Démo en anglais)