Saiba quais trabalhos do laboratório precisam de atenção

Forneça ao assistente a lista de consultas e o registo do laboratório, incluindo referências dos casos, datas prometidas e estados de receção. Peça os casos que precisam de uma chamada ao laboratório, com o registo em que cada um se baseia, para que a receção os resolva antes de discutir alterações à agenda.

Quando o estado está em branco, a receção pode pedir uma atualização ao laboratório. Depois de um membro da equipa verificá-la, a equipa dentária pode decidir o que fazer com a consulta.

Associe cada documento à questão correta

Um formulário administrativo, uma verificação de cobertura do seguro e um pedido de reembolso pendente são assuntos distintos. Comparar a lista de formulários exigidos pela clínica com os estados registrados de recebimento e assinatura dá à receção um item específico para acompanhar.

Numa clínica dos EUA que usa pedidos de reembolso ao seguro, um estado de elegibilidade datado identifica os casos que ainda precisam de verificação; o estado do pedido e o motivo da devolução ajudam a equipa de faturação a ver o que deve ser revisto. Os profissionais podem confirmar a cobertura e os resultados dos pedidos junto da entidade pagadora adequada.

Dê à receção um próximo passo utilizável

Pergunte ao assistente sobre um caso ou um pequeno conjunto de casos e forneça os registros relevantes que a clínica está autorizada a usar. A resposta pode distinguir o que os registros dizem do que ainda é incerto e preparar a pergunta necessária para um membro da equipa resolver a questão.

Para comunicação após o tratamento, a equipa fornece a instrução exata aprovada para aquele paciente. O assistente pode preparar um acompanhamento administrativo com base nesse texto; um profissional clínico trata das perguntas sobre o tratamento e a clínica usa o seu processo escolhido para contactar o paciente.

Tarefas em que pode receber ajuda

Cenário ilustrativo com informações de exemplo.

Verificar se o trabalho do laboratório chegou

Compare as consultas agendadas e as datas de entrega prometidas com os estados de recebimento registrados. Prepare uma lista para a receção e uma pergunta para o laboratório quando o registro estiver incompleto.

O que fornece
Referência do caso, datas da consulta e da entrega prometida, estado de recebimento e membro responsável da equipa.
O resultado útil
Lista por caso dos recebimentos confirmados e dos itens cujo estado precisa de verificação.
Quando a tarefa está concluída
A clínica confirma e registra o recebimento do trabalho; um estado ausente ou pouco claro continua com a receção.
O que falta verificar
Verifique o estado com o laboratório antes de alterar a consulta.

Encontrar formulários administrativos em falta

Compare a lista de formulários exigidos com os estados de recebimento e assinatura registrados para uma consulta. Prepare um pedido para o item específico em falta.

O que fornece
Referência da consulta, lista de formulários aprovada pela clínica e estados registrados de recebimento e assinatura.
O resultado útil
Os formulários contabilizados e o formulário ou assinatura específicos que ainda faltam.
Quando a tarefa está concluída
A clínica confirma o recebimento do formulário e da assinatura exigidos; itens em falta permanecem em aberto com a receção.
O que falta verificar
A clínica escolhe um canal de contacto aprovado e verifica dúvidas sobre a validade da assinatura.

Rever verificações de elegibilidade do seguro nos EUA

Num processo de seguro dos EUA, agrupe os casos com estado de elegibilidade não verificado, falhado ou contraditório e mostre quando cada um foi revisto pela última vez.

O que fornece
Referências dos casos, estados de verificação, datas da última consulta e pessoa responsável.
O resultado útil
Lista datada para revisão pela faturação, com estados desconhecidos claramente identificados.
Quando a tarefa está concluída
Um profissional autorizado registra um resultado de elegibilidade datado; uma verificação falhada, contraditória ou sem resposta permanece com a faturação.
O que falta verificar
Uma verificação antiga ou ausente não estabelece cobertura nem reembolso.

Identificar pedidos de reembolso que precisam de revisão

Reúna pedidos de reembolso de seguro dos EUA que estejam em aberto ou tenham sido devolvidos e o motivo registrado da devolução, quando disponível. Prepare uma nota concisa para a equipa de faturação.

O que fornece
Referência do pedido, estado, data, motivo de devolução registrado e membro da equipa designado.
O resultado útil
Lista que distingue pedidos à espera de resposta dos que precisam de correção ou esclarecimento.
Quando a tarefa está concluída
A equipa de faturação confirma o resultado do pedido ou termina de preparar a correção para revisão. Um motivo de devolução em falta permanece em aberto.
O que falta verificar
Um motivo de devolução ausente continua desconhecido; o assistente não reenvia o pedido.

Preparar acompanhamento aprovado após o tratamento

Use a instrução exata aprovada pelo dentista e prepare um contacto administrativo para o momento de acompanhamento aprovado pela clínica, perguntando se o paciente precisa de entrar em contacto com ela.

O que fornece
Referência da consulta, texto aprovado pelo profissional clínico, permissão e canal de contacto, momento do acompanhamento e membro responsável da equipa.
O resultado útil
A instrução aprovada e um rascunho de acompanhamento para revisão da equipa, com perguntas sem resposta ou clínicas identificadas.
Quando a tarefa está concluída
Os funcionários encerram o seguimento administrativo quando confirmam que a instrução foi fornecida e o paciente diz claramente que não precisa de contacto. As perguntas e os contactos de acompanhamento sem resposta continuam a cargo dos funcionários.
O que falta verificar
A clínica trata do envio e das respostas; não invente orientações de tratamento nem envie sem canal aprovado e uma pessoa para receber respostas.

Perguntas frequentes

O assistente pode dizer se um paciente tem cobertura?

Pode organizar o estado de verificação e a data fornecidos. Um membro da equipa deve verificar informações desconhecidas ou contraditórias com a fonte adequada; um resumo do estado não é uma promessa de cobertura.

Pode escrever instruções clínicas para um paciente?

Use o texto exato aprovado pelo profissional que presta o tratamento. O assistente pode ajudar a preparar uma passagem administrativa ou um acompanhamento em torno desse texto, enquanto as perguntas clínicas vão para a equipa dentária.

O que precisamos para começar a rever um caso do laboratório?

Uma referência do caso, as datas da consulta e da entrega prevista e o estado de recebimento mais recente bastam para uma revisão inicial. Se faltar uma data ou confirmação, o resultado deve indicá-lo.

Posso experimentar isto com os registros da minha clínica?

A demonstração usa dados de uma empresa de exemplo. Pergunte sobre o acesso e o processo pretendido antes de planear o uso dos seus próprios registros.

Fontes e outras leituras

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Conheça a empresa de exemplo na demonstração. O acesso pode exigir um acordo prévio.

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