Savoir quels travaux de laboratoire demandent une intervention
Fournissez à l’assistant la liste des rendez-vous et le registre du laboratoire, y compris les références des dossiers, les dates promises et les statuts de réception. Demandez-lui les dossiers qui nécessitent un appel au laboratoire, avec le document à l’appui de chacun, afin que la réception puisse les régler avant de discuter de changements d’horaire.
Lorsque le statut est vide, l'accueil peut demander des nouvelles au laboratoire. Une fois l'information vérifiée par un membre de l'équipe, l'équipe dentaire décide de la suite à donner au rendez-vous.
Associer chaque document à la bonne question
Un formulaire administratif, une vérification de couverture d'assurance et une demande de remboursement non réglée sont des sujets distincts. En comparant la liste des formulaires exigés par le cabinet aux statuts de réception et de signature, l'accueil peut identifier précisément l'élément à demander.
Pour un cabinet aux États-Unis qui traite des demandes d'assurance, un statut de couverture daté permet de repérer les dossiers encore à vérifier ; le statut d'une demande et son motif de retour aident l'équipe de facturation à voir ce qu'elle doit examiner. Le personnel peut vérifier la couverture et l'issue des demandes auprès de l'assureur concerné.
Donner à l'accueil une prochaine étape utile
Interrogez l'assistant sur un dossier ou un petit groupe de dossiers et fournissez les documents pertinents que votre cabinet est autorisé à utiliser. La réponse peut distinguer ce qu'indiquent les documents de ce qui reste incertain et préparer la question qu'un membre de l'équipe devra résoudre.
Pour une communication après traitement, l'équipe fournit l'instruction exacte approuvée pour ce patient. L'assistant peut préparer un suivi administratif autour de ce texte ; un clinicien répond aux questions sur le traitement et le cabinet utilise sa procédure habituelle pour contacter le patient.
Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide
Scénario illustratif utilisant des informations fictives.
Vérifier si un travail de laboratoire est arrivé
Comparez les rendez-vous prévus et les dates de livraison promises aux statuts de réception consignés. Préparez une liste pour l'accueil et une question au laboratoire lorsque le dossier est incomplet.
- Ce que vous fournissez
- Référence du dossier, dates du rendez-vous et de livraison promise, statut de réception et membre du personnel responsable.
- Le résultat utile
- Une liste par dossier distinguant les réceptions confirmées des éléments dont le statut doit être vérifié.
- Quand la tâche est terminée
- Le cabinet confirme et consigne la réception du travail de laboratoire ; un statut manquant ou incertain reste à traiter par l'accueil.
- Ce qui reste à vérifier
- Vérifiez le statut auprès du laboratoire avant de modifier le rendez-vous.
Repérer les formulaires administratifs manquants
Comparez la liste des formulaires requis aux statuts de réception et de signature d'un rendez-vous. Préparez une demande pour l'élément précis qui manque.
- Ce que vous fournissez
- Référence du rendez-vous, liste des formulaires approuvée par le cabinet et statuts de réception et de signature consignés.
- Le résultat utile
- Les formulaires retrouvés et le formulaire ou la signature qui manque encore.
- Quand la tâche est terminée
- Le cabinet confirme la réception du formulaire et de la signature requis ; les éléments manquants restent ouverts auprès de l'accueil.
- Ce qui reste à vérifier
- Le cabinet choisit un canal de contact approuvé et vérifie les questions portant sur la validité d'une signature.
Examiner les vérifications de couverture aux États-Unis
Dans un processus d'assurance aux États-Unis, regroupez les dossiers dont la vérification de couverture est absente, a échoué ou présente une contradiction, et indiquez la date de la dernière vérification.
- Ce que vous fournissez
- Références des dossiers, statuts de vérification, dates du dernier contrôle et personne responsable.
- Le résultat utile
- Une liste de vérification datée pour la facturation, avec les statuts inconnus clairement signalés.
- Quand la tâche est terminée
- Un membre autorisé du personnel consigne un résultat de vérification daté ; une vérification échouée, contradictoire ou sans réponse reste à la charge de la facturation.
- Ce qui reste à vérifier
- Une vérification ancienne ou manquante ne confirme ni la couverture ni le remboursement.
Repérer les demandes d'assurance à examiner
Rassemblez les demandes d'assurance américaines ouvertes ou retournées et le motif de retour consigné, lorsqu'il existe. Préparez une courte note par dossier pour l'équipe de facturation.
- Ce que vous fournissez
- Référence de la demande, statut, date, motif de retour consigné et membre du personnel affecté.
- Le résultat utile
- Une liste distinguant les demandes en attente de réponse de celles qui nécessitent une correction ou une explication.
- Quand la tâche est terminée
- L'équipe de facturation confirme l'issue de la demande ou termine la préparation de la correction pour examen. Un motif de retour manquant reste ouvert.
- Ce qui reste à vérifier
- Un motif de retour manquant reste inconnu ; l'assistant ne soumet pas à nouveau la demande.
Préparer un suivi approuvé après traitement
Utilisez l'instruction exacte approuvée par le dentiste et préparez un message administratif de suivi pour le moment approuvé par le cabinet, afin de demander si le patient souhaite contacter le cabinet.
- Ce que vous fournissez
- Référence de la visite, texte approuvé par le clinicien, autorisation et canal de contact, moment du suivi et membre du personnel responsable.
- Le résultat utile
- L'instruction approuvée et un projet de suivi à examiner par le personnel, avec les questions cliniques ou sans réponse signalées à l'équipe.
- Quand la tâche est terminée
- Le personnel clôture le suivi administratif après avoir confirmé que l’instruction a été transmise et que le patient a clairement indiqué qu’aucun contact n’est nécessaire. Les questions et les demandes de nouvelles sans réponse restent à la charge du personnel.
- Ce qui reste à vérifier
- Le cabinet gère l'envoi et les réponses ; n'inventez pas de conseil de traitement et n'envoyez rien sans canal approuvé ni personne chargée de recevoir les réponses.
Vos questions
L'assistant peut-il nous dire si un patient est couvert ?
Il peut organiser le statut et la date de vérification que vous fournissez. Un membre du personnel doit vérifier toute information inconnue ou contradictoire auprès de la source appropriée ; un résumé de statut ne garantit pas la couverture.
Peut-il rédiger des instructions cliniques pour un patient ?
Utilisez le texte exact approuvé par le clinicien traitant. L'assistant peut aider à préparer une transmission ou un suivi administratif autour de ce texte, tandis que les questions cliniques sont adressées à l'équipe dentaire.
De quoi avons-nous besoin pour commencer à examiner un dossier de laboratoire ?
Une référence de dossier, les dates du rendez-vous et de livraison attendue ainsi que votre dernier statut de réception suffisent pour une première vérification. Si une date ou une confirmation manque, le résultat doit l'indiquer.
Puis-je essayer avec les dossiers de mon cabinet ?
La démo utilise des données fictives d'entreprise. Renseignez-vous sur l'accès et sur votre processus prévu avant d'envisager l'utilisation de vos propres dossiers.
Sources et lectures complémentaires
- Receiving Lab Cases
Dentrix Ascend décrit les travaux de laboratoire dentaire en attente et reçus.
- Insurance Claims Overview
Dentrix Ascend décrit les vérifications de couverture et le traitement des demandes d'assurance dans un processus dentaire aux États-Unis.
- Practice Owners U.S: Insurance Rant 2024
Une discussion publique décrit les étapes des demandes d'assurance dentaire aux États-Unis.
Découvrez l'entreprise fictive dans la démo. L'accès peut nécessiter un accord préalable.
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