Reveja registros duplicados de clientes antes de importar

Escreva a regra de identidade antes da pesquisa. Um contacto é pessoa e uma empresa é organização; nome de empresa partilhado não torna dois contactos a mesma pessoa. Uma empresa também pode ter vários nomes comerciais ou domínios. Mantenha distinções visíveis em vez de forçar todas as linhas numa etiqueta.

Para cada tipo, liste os identificadores mais fortes disponíveis. ID do sistema é útil quando ambos os arquivos vêm do mesmo sistema. Para contactos, email exato é pista forte. Para empresas, domínio pode ajudar. Nomes, telefones e endereços dão contexto, mas podem ser partilhados, antigos ou formatados de outro modo.

Comece pelos exatos e compare detalhes secundários. Normalize formatação inofensiva como maiúsculas ou espaços de telefone, mas preserve o original no arquivo de revisão. Não descarte diferença silenciosamente, pois pode explicar divergência. Uma pessoa que mudou de emprego pode ter outra organização atual.

A HubSpot documenta deduplicação de contactos por email e empresas por domínio em fluxos específicos. Também descreve IDs e propriedades únicas para importações. São regras HubSpot, não padrão universal; a documentação indica exceção para empresas criadas por API. Confirme comportamento de cada destino.

Dê a cada par etiquetas estáveis como A-014 e B-009. Registre sinal comum, detalhe contraditório, decisão e motivo. O CSV inclui possíveis correspondências e semelhantes. Um par partilha domínio fictício; outro tem nome igual e domínios diferentes. O segundo deve ficar separado salvo evidência mais forte.

Use três resultados: unir após revisão, manter separado ou investigar. A fila deve explicitar incerteza. Decisão vazia não permite unir, e semelhança aproximada de nome não deve virar identidade confirmada para arrumar o arquivo.

Quando o par corresponder realmente, decida valor a manter por campo importante. Use fonte com responsável e motivo para confiança, como endereço atual confirmado pelo cliente ou ID gerado pelo sistema. Não presuma que data mais recente está correta; importações e edições podem mudar data sem melhorar informação.

Preserve histórico e ligações úteis onde o sistema suportar. Se uma união apagar nota, relação ou referência necessária, pare e capture antes. Para pares incertos, mantenha registros separados e acrescente nota em vez de adivinhar.

Filtre a fila para registros com decisão. Mantenha correspondências confirmadas num arquivo revisto, novos clientes noutro e candidatos sem solução fora da importação. Compare a contagem final com a entrada para não retirar pessoa ou empresa real por acidente.

Após importar, verifique alguns pares no destino e confirme que o registro pretendido foi atualizado ou criado. Esta página trata de identidade. Um teste separado de migração em pequena amostra ajuda a verificar mapeamentos, associações e comportamento do destino numa mudança maior.

Forneça ao Areinum Assistant uma amostra permitida de candidatos e peça fila com identificadores coincidentes e conflitos. Uma pessoa decide se cada par representa o mesmo cliente e o que manter.