Vérifier les doublons de fiches clients avant une importation

Écrivez la règle d'identité avant la recherche. Un contact est une personne, une entreprise est une organisation : un nom d'entreprise partagé ne fait donc pas de deux contacts la même personne. Une entreprise peut aussi avoir plusieurs noms commerciaux ou domaines. Gardez ces distinctions visibles au lieu de forcer chaque ligne sous une même étiquette client.

Pour chaque type de fiche, listez les identifiants les plus fiables disponibles. Un ID du système source est utile lorsque les deux fichiers désignent le même système. Pour les contacts, un courriel exactement identique est un indice fort. Pour les entreprises, un domaine correspondant peut aider. Noms, téléphones et adresses ajoutent du contexte, mais peuvent être partagés, périmés ou formatés différemment.

Commencez par les identifiants exacts, puis comparez les détails secondaires. Normalisez les différences de présentation sans effet, comme la casse ou les espaces d'un numéro de téléphone, mais gardez la valeur originale dans le fichier de revue. N'écartez pas silencieusement une différence : elle peut expliquer la divergence. Une personne ayant changé d'emploi peut par exemple avoir une autre organisation actuelle.

HubSpot documente le dédoublonnage des contacts par courriel et des entreprises par domaine dans certains processus. Il décrit aussi les ID de fiches et propriétés uniques personnalisées pour les imports. Ce sont des règles HubSpot, pas une norme universelle ; sa documentation indique une exception pour les entreprises créées par API. Confirmez le comportement de chaque système destinataire.

Donnez à chaque paire des identifiants stables comme A-014 et B-009. Consignez le signal commun, le détail contradictoire, la décision et sa raison. Le CSV comprend des correspondances probables et des ressemblances trompeuses. Une paire partage un domaine d'entreprise fictif, tandis qu'une autre partage un nom familier avec des domaines différents. Cette seconde paire doit rester séparée sans preuve plus forte.

Utilisez trois issues : fusionner après vérification, garder séparé ou examiner davantage. La file doit rendre l'incertitude explicite. Une décision vide n'autorise pas une fusion et un nom approximativement similaire ne doit pas devenir une identité confirmée pour rendre le fichier plus propre.

Lorsqu'une paire correspond réellement, décidez quelle valeur conserver pour chaque champ important. Utilisez une source ayant un responsable et une raison d'être fiable, comme une adresse actuelle confirmée par le client ou un ID généré par le système. Ne supposez pas que l'horodatage le plus récent est correct : imports et modifications peuvent changer les dates sans améliorer l'information.

Conservez l'historique et les liens utiles lorsque le système le permet. Si une fusion efface une note, une relation ou une référence source nécessaire, arrêtez-vous et recueillez d'abord cette information. Pour les paires incertaines, gardez des fiches séparées et ajoutez une note de revue au lieu de deviner.

Filtrez la file sur les fiches ayant une décision consignée. Placez les correspondances confirmées dans un fichier vérifié, les nouveaux clients dans un autre et les candidats non résolus hors de l'import. Comparez le nombre final de lignes à l'entrée initiale pour éviter de supprimer une vraie personne ou entreprise en retirant des doublons.

Après l'import, vérifiez quelques paires dans la destination et confirmez que la fiche prévue a été mise à jour ou créée. Cette page porte sur l'identité. Un test de migration sur petit échantillon distinct est utile pour vérifier aussi les correspondances de champs, associations et comportement de la destination lors d'un transfert plus large.

Fournissez à l'assistant Areinum un échantillon autorisé de fiches candidates et demandez une file montrant les identifiants correspondants et les conflits. Une personne décide si chaque paire représente le même client et ce qui doit être conservé.