Revisa los registros duplicados de clientes antes de importar

Escribe la regla de identidad antes de buscar. Un contacto es una persona y una empresa es una organización, así que compartir nombre de empresa no convierte dos contactos en la misma persona. Una empresa también puede tener varios nombres comerciales o dominios. Mantén visibles esas distinciones en lugar de forzar todas las filas bajo una etiqueta de cliente.

Para cada tipo de registro, enumera los identificadores más sólidos disponibles. Un ID de origen ayuda cuando ambos archivos se refieren al mismo sistema. Para contactos, una coincidencia exacta de correo es una pista importante. Para empresas, puede ayudar un dominio coincidente. Nombres, teléfonos y direcciones añaden contexto, pero pueden ser compartidos, antiguos o tener formatos distintos.

Empieza con identificadores exactos y compara después los datos secundarios. Normaliza diferencias de formato inocuas, como mayúsculas o espacios de un teléfono, pero conserva el valor original en el archivo de revisión. No descartes silenciosamente una diferencia: puede explicar por qué divergieron los registros. Por ejemplo, alguien que cambió de trabajo puede pertenecer ahora a otra organización.

HubSpot documenta deduplicación de contactos mediante correo y de empresas mediante dominio en flujos concretos. También describe ID y propiedades únicas personalizadas para relacionar registros durante importaciones. Son reglas de HubSpot, no un estándar universal; su documentación señala una excepción para empresas creadas por API. Confirma el comportamiento de cada sistema de destino.

Da a cada par etiquetas estables como A-014 y B-009. Registra señal compartida, dato contradictorio, decisión y motivo. El CSV incluye coincidencias probables y casos parecidos. Un par comparte un dominio ficticio; otro comparte un nombre conocido pero tiene dominios distintos. El segundo debe permanecer separado salvo que aparezcan evidencias más sólidas.

Usa tres resultados: fusionar tras revisión, mantener separado o investigar. La cola debe mostrar la incertidumbre. Una decisión vacía no autoriza fusionar y una coincidencia aproximada de nombre no debe convertirse en identidad confirmada solo para ordenar el archivo.

Cuando un par sea una coincidencia real, decide qué valor conservar para cada campo importante. Usa una fuente con responsable y motivo para confiar en ella, como una dirección actual confirmada por el cliente o un ID generado por el sistema. No supongas que la marca temporal más reciente es correcta: importaciones y ediciones pueden cambiarla sin mejorar el dato.

Conserva historial y vínculos útiles cuando el sistema lo permita. Si una fusión borraría una nota, relación o referencia necesaria, detente y conserva primero esa información. Para pares inciertos, mantén registros separados y añade una nota en vez de adivinar.

Filtra la cola a registros con decisión anotada. Mantén coincidencias confirmadas en un archivo revisado, clientes nuevos en otro y candidatos sin resolver fuera de la importación. Compara el número final de filas con la entrada original para que eliminar duplicados no elimine por accidente a una persona o empresa real.

Tras importar, comprueba algunos pares revisados en el destino y confirma que se actualizó o creó el registro previsto. Esta página trata la revisión de identidad. Una prueba separada con una muestra pequeña ayuda si también debes comprobar asignaciones de campos, asociaciones y comportamiento del destino en un traslado más amplio.

Da a Areinum Assistant una muestra permitida de registros candidatos y pide una cola que muestre identificadores coincidentes y conflictos. Una persona decide si cada par representa al mismo cliente y qué debe conservarse.