Doppelte Kundeneinträge vor einem Import prüfen

Schreiben Sie die Identitätsregel vor der Suche. Ein Kontakt ist eine Person, eine Firma eine Organisation; ein gemeinsamer Firmenname macht zwei Kontakte nicht zur selben Person. Eine Firma kann außerdem mehrere Handelsnamen oder Domains haben. Halten Sie diese Unterschiede sichtbar, statt jede Zeile in eine Kundenbezeichnung zu zwingen.

Listen Sie je Datensatztyp die stärksten verfügbaren Kennungen auf. Eine Quellsystem-ID hilft, wenn beide Dateien dasselbe System betreffen. Für Kontakte ist eine genaue E-Mail-Übereinstimmung ein starker Hinweis, für Firmen kann eine passende Domain helfen. Namen, Telefonnummern und Postadressen geben Kontext, können aber geteilt, veraltet oder anders formatiert sein.

Beginnen Sie mit genauen Kennungen und vergleichen Sie weitere Details. Normalisieren Sie harmlose Formatierung wie Großschreibung oder Leerzeichen in Telefonnummern, bewahren Sie aber den Originalwert in der Prüfdatei. Verwerfen Sie Unterschiede nicht still, denn sie können Abweichungen erklären. Eine Person mit neuem Arbeitsplatz kann etwa eine andere aktuelle Organisation haben.

HubSpot dokumentiert Kontaktabgleich über E-Mail und Firmenabgleich über Domains in bestimmten Abläufen sowie Datensatz-IDs und eindeutige eigene Eigenschaften für Importe. Das sind HubSpot-Regeln und kein allgemeiner Identitätsstandard; die Dokumentation nennt eine Ausnahme für über API erstellte Firmen. Bestätigen Sie das Verhalten jedes Zielsystems.

Geben Sie jedem Paar feste Bezeichnungen wie A-014 und B-009. Erfassen Sie gemeinsamen Hinweis, widersprüchliches Detail, Entscheidung und Grund. Das Beispiel-CSV enthält wahrscheinliche Treffer und ähnliche Fälle. Ein Paar teilt eine fiktive Firmendomain, ein anderes einen Namen bei verschiedenen Domains. Das zweite bleibt ohne stärkeren Nachweis getrennt.

Nutzen Sie drei Ergebnisse: nach Prüfung zusammenführen, getrennt halten oder untersuchen. Die Liste sollte Unsicherheit zeigen. Eine leere Entscheidung erlaubt keine Zusammenführung und eine unscharfe Namensähnlichkeit darf nicht für eine aufgeräumte Importdatei zur bestätigten Identität werden.

Entscheiden Sie bei einem echten Treffer, welcher Wert jedes wichtigen Felds bleibt. Verwenden Sie eine verantwortete, begründet vertrauenswürdige Quelle wie eine aktuell vom Kunden bestätigte Adresse oder eine systemgenerierte ID. Nehmen Sie nicht an, dass der neueste Zeitstempel richtig ist; Importe und Bearbeitungen können ihn ohne bessere Informationen ändern.

Bewahren Sie nützliche Historie und Verknüpfungen, sofern das System es unterstützt. Würde eine Zusammenführung benötigte Notizen, Beziehungen oder Quellen löschen, pausieren und erfassen Sie sie zuerst. Halten Sie unsichere Paare getrennt und ergänzen Sie eine Prüfnotiz statt zu raten.

Filtern Sie die Liste nach erfassten Entscheidungen. Halten Sie bestätigte Treffer in einer geprüften Datei, neue Kunden separat und ungeklärte Kandidaten außerhalb des Imports. Vergleichen Sie die endgültige Zeilenzahl mit der Eingabe, damit beim Entfernen von Duplikaten keine echte Person oder Firma verloren geht.

Prüfen Sie nach dem Import einige Paare im Ziel und bestätigen Sie Aktualisierung oder Erstellung des vorgesehenen Eintrags. Diese Seite behandelt Identitätsprüfung. Ein separater Stichprobenmigrationstest hilft bei Feldzuordnung, Beziehungen und dem Verhalten eines größeren Umzugs.

Geben Sie dem Areinum Assistant eine erlaubte Stichprobe möglicher Einträge und bitten Sie um eine Prüfliste mit übereinstimmenden Kennungen und Konflikten. Eine Person entscheidet über Identität und zu bewahrende Daten.