Mostre se um projeto aguarda a sua equipa ou o cliente

'Em andamento' costuma ser amplo demais para explicar uma pausa. Use poucos estados consistentes, como 'aguardando cliente', 'aguardando nossa equipa' ou 'aguardando outra parte'. Acrescente motivo curto. São etiquetas sugeridas, não uma classificação obrigatória; outro projeto pode precisar de estados diferentes.

Registre a parte que deve agir separadamente de quem acompanha o projeto. Se o cliente deve fornecer um arquivo, ele age a seguir, enquanto um responsável interno continua a verificar se chegou e a decidir o que fazer se não chegar.

Descreva o item, resposta ou decisão exatos em falta. 'Aguardando materiais' é menos útil do que 'aguardando fotos finais para a página do produto'. Indique a etapa ou decisão que não pode continuar sem isso. Assim um colega vê se outro trabalho pode avançar em paralelo ou se o projeto está realmente parado.

Mantenha a linguagem neutra. Um registro de espera diz o que se sabe, não por que outra pessoa não agiu. Se o pedido nunca foi enviado, registre-o como próxima ação interna em vez de marcar que aguarda o cliente.

Para dependência do cliente, registre quando o pedido foi enviado e onde estão os detalhes. Se não foi enviado, atribua responsável interno para prepará-lo e enviá-lo. Escolha data de revisão conforme o ritmo real do projeto e o que a equipa pode assumir. É uma data para verificar o estado, não estimativa de conclusão.

Para trabalho aguardando a equipa, nomeie quem agirá e a condição interna que libera a próxima etapa. Para fornecedor ou decisor externo, guarde referência de contacto apenas onde os registros habituais permitirem. O registro deve apontar à fonte, sem copiar conversas inteiras de email.

Quando o item esperado chegar, registre o que mudou, quando chegou e quem confirmou que é utilizável. O responsável pelo acompanhamento pode mudar o estado e indicar a próxima ação. Se chegar resposta parcial, mantenha visíveis os itens restantes em vez de marcar toda a dependência como concluída.

Se passar a data de revisão sem mudança, o responsável decide se acompanha, avança com o material disponível, revê a sequência ou encaminha a decisão. O registro não decide culpa do cliente nem se o trabalho deve continuar sem a entrada.

Use o registro para coordenação interna e consistência do projeto. Uma atualização ao cliente tem outra finalidade: explicar o que se sabe, o que continua incerto e quando receberá outra notícia. Não transforme a data de revisão do CSV em data de conclusão.

Registre canal usado e se uma resposta realmente chegou. Se o cliente preferir outro canal acordado, o responsável pela conta pode escolher o próximo meio de acompanhamento.

Peça ao Areinum Assistant que organize os registros fornecidos por próxima parte a agir, etapa bloqueada e responsável interno. Confira a fonte e as respostas reais antes de alterar o estado do projeto.