Muestra si un proyecto espera a tu equipo o al cliente

«En curso» suele ser demasiado amplio para explicar una pausa. Usa pocos estados que el equipo pueda aplicar de forma coherente, como «esperando al cliente», «esperando a nuestro equipo» o «esperando a otra parte». Añade un motivo breve. Son etiquetas sugeridas, no una clasificación obligatoria; un proyecto puede necesitar otras.

Registra por separado la parte que debe actuar y la persona que supervisa el proyecto. Si el cliente debe aportar un archivo, es quien actúa después, mientras alguien de tu empresa sigue responsable de comprobar si llegó y decidir qué hacer si no llega.

Describe el elemento, respuesta o decisión exactos que faltan. «Esperando fotos finales del producto para la página» es más útil que «esperando recursos». Nombra después la etapa o decisión que no puede continuar sin ello. Así un compañero ve si otro trabajo puede avanzar en paralelo o si el proyecto está realmente detenido.

Usa lenguaje neutral. Un registro de espera indica lo conocido, no por qué otra persona no actuó. Si nunca se envió la petición, regístralo como siguiente acción interna en lugar de decir que se espera al cliente.

Para una dependencia del cliente, anota cuándo se envió la petición y dónde encontrar los detalles. Si no se envió, asigna a alguien para prepararla y enviarla. Elige una fecha de revisión según el ritmo real del proyecto y lo que el equipo pueda asumir. Es un momento para comprobar el estado, no una estimación de finalización.

Para trabajo que espera a tu equipo, nombra a quien actuará y la condición interna que liberará la siguiente etapa. Para proveedor o responsable externo, conserva una referencia de contacto solo donde lo permitan tus registros habituales. El registro debe señalar la fuente, no copiar hilos completos de correo.

Cuando llegue lo esperado, registra qué cambió, cuándo llegó y quién confirmó que sirve. La persona que supervisa puede pasar el proyecto al siguiente estado y nombrar la siguiente acción. Si llega una respuesta parcial, mantén visibles los elementos restantes en lugar de cerrar toda la dependencia.

Si pasa la fecha de revisión sin cambios, decide si hacer seguimiento, avanzar con lo disponible, revisar la secuencia o escalar la decisión. El registro no decide si un cliente tiene la culpa o si debe continuarse sin lo pendiente.

Usa el registro para coordinar internamente y mantener coherente el proyecto. Una actualización al cliente tiene otra finalidad: explicar lo conocido, lo incierto y cuándo volverá a recibir noticias. No conviertas la fecha de revisión del CSV en fecha de finalización.

Registra qué canal se usó y si llegó una respuesta. Si el cliente prefiere otro canal acordado, la persona responsable de la cuenta puede elegir cómo continuar.

Pide a Areinum Assistant organizar los registros aportados por siguiente actor, etapa bloqueada y responsable interno de seguimiento. Comprueba la fuente y las respuestas reales antes de cambiar el estado del proyecto.