Montrer si un projet attend votre équipe ou le client

« En cours » est souvent trop large pour expliquer une pause. Utilisez un petit ensemble d'états cohérents, comme « en attente du client », « en attente de notre équipe » ou « en attente d'un tiers ». Ajoutez une courte raison. Ce sont des suggestions, pas une classification obligatoire ; un projet peut nécessiter d'autres états.

Consignez séparément la partie qui doit agir et la personne responsable du suivi du projet. Si le client doit fournir un fichier, il est le prochain acteur, tandis qu'une personne interne reste responsable de vérifier son arrivée et de décider de la suite en son absence.

Décrivez l'élément, la réponse ou la décision exacte qui manque. « En attente des photos finales du produit pour sa page » est plus utile que « en attente des éléments ». Nommez ensuite l'étape ou la décision qui ne peut pas continuer sans lui. Un collègue peut ainsi voir si d'autres travaux peuvent avancer en parallèle ou si le projet est réellement arrêté.

Gardez une formulation neutre. Le registre d'attente indique ce qui est connu du travail, pas pourquoi une autre personne n'a pas agi. Si la demande n'a jamais été envoyée, consignez sa préparation et son envoi comme prochaine action interne au lieu d'indiquer que le projet attend le client.

Pour une dépendance client, indiquez quand la demande a été envoyée et où trouver ses détails. Si aucune demande n'a été envoyée, attribuez à une personne interne sa préparation et son envoi. Choisissez une prochaine date de revue adaptée au rythme réel du projet et aux engagements possibles de l'équipe. C'est une date de vérification du statut, pas une estimation de fin de projet.

Pour un travail en attente de votre équipe, nommez la personne qui agira et la condition interne qui débloquera l'étape suivante. Pour un fournisseur ou décideur externe, ne gardez une référence de contact que là où vos règles habituelles le permettent. Le registre doit pointer vers la source plutôt que copier des fils de courriels entiers.

À l'arrivée de l'élément attendu, consignez ce qui a changé, sa date d'arrivée et la personne qui a confirmé qu'il est utilisable. Le responsable du suivi peut alors faire passer le projet à l'état suivant et nommer la prochaine action. Si une réponse partielle arrive, gardez visibles les éléments restants au lieu de marquer toute la dépendance comme terminée.

Si une date de revue passe sans changement, le responsable décide de relancer, poursuivre avec les éléments disponibles, réviser l'ordre des travaux ou soumettre la décision à une autre personne. Le registre ne détermine pas si le client est en faute ni si le travail doit continuer sans l'élément manquant.

Utilisez le registre pour la coordination interne et un dossier de projet cohérent. Une mise à jour client a un autre objectif : expliquer ce qui est connu, ce qui reste incertain et quand le client recevra des nouvelles. Ne transformez pas la date de revue de ce CSV en date de fin.

Consignez le canal utilisé et si une réponse est réellement arrivée. Si le client préfère un autre canal convenu, la personne responsable du compte peut choisir la prochaine manière de relancer.

Demandez à l'assistant Areinum d'organiser les dossiers de projet fournis selon le prochain acteur, l'étape bloquée et le responsable interne du suivi. Vérifiez la source et les réponses réelles avant de modifier le statut du projet.