Coloque as instruções lado a lado
Para o escritório O-12, a proposta aceite inclui limpeza semanal da casa de banho e da cozinha, com passagem de pano nos pisos duros a cada duas visitas. A ficha de serviço diz que os mesmos pisos devem ser limpos em todas as visitas.
Mais tarde, o cliente escreveu: 'Podem passar pano nos pisos duros todas as semanas?' A mensagem é um pedido. Nos registros fornecidos não há resposta a confirmar uma alteração da proposta.
Prepare uma ficha de serviço com a questão visível
Um rascunho útil pode manter as tarefas acordadas para a casa de banho e a cozinha, sinalizando a frequência dos pisos duros para o responsável. Deve identificar a proposta, a ficha e a mensagem do cliente para facilitar a verificação da diferença.
Até que o responsável resolva o conflito, o rascunho não apresenta a limpeza semanal dos pisos como uma alteração acordada. Ele oferece uma pergunta específica para discutir com o cliente.
Confirme o escopo antes de passar a instrução à equipa
O responsável revê os registros e decide esclarecer com o cliente a frequência e qualquer efeito na proposta. Depois dessa decisão, a equipa recebe a instrução atualizada pelo processo habitual da empresa.
Uma passagem clara deve indicar as tarefas incluídas, a frequência e a versão que a equipa deve usar. O responsável também pode anotar quando a nova instrução entra em vigor.
Perguntas frequentes
Qual documento prevalece quando a ficha e a proposta entram em conflito?
O exemplo não resolve isso automaticamente. O responsável verifica os registros e confirma o escopo pretendido.
A mensagem do cliente já é uma alteração acordada?
Nos registros fornecidos, é um pedido. O exemplo não contém uma resposta a confirmar a mudança.
Uma ficha preparada mostra que a limpeza foi concluída?
Não. A conclusão precisa de um registro próprio das pessoas que realizam e verificam o trabalho.
Fontes e outras leituras
- Checklists
A Jobber descreve a associação de listas de verificação a serviços ou visitas.
Veja como o assistente pode ajudar a preparar o trabalho. O acesso pode exigir um acordo prévio.
Ver a demonstração (Demonstração em inglês)