Pon las instrucciones una al lado de la otra
Para la oficina O-12, la oferta aceptada incluye limpiar el baño y la cocina cada semana y fregar los suelos duros una de cada dos visitas. La ficha de trabajo indica que esos mismos suelos deben fregarse en cada visita.
Más tarde, el cliente escribió: «¿Podrían fregar los suelos duros cada semana?». El mensaje es una petición. En los registros aportados no hay respuesta que confirme un cambio en la oferta.
Prepara una ficha de trabajo que muestre la duda
Un borrador útil puede conservar las tareas acordadas del baño y la cocina y señalar a la persona responsable que debe aclarar la frecuencia de fregado. Debe mencionar la oferta, la ficha y el mensaje del cliente para facilitar la comprobación.
Mientras no se resuelva la diferencia, el borrador no presenta el fregado semanal como un cambio ya acordado. Ofrece una pregunta concreta para comentar con el cliente.
Confirma el alcance antes de entregarlo al equipo
La persona responsable revisa los registros y decide aclarar con el cliente la frecuencia y cualquier efecto en la oferta. Después de esa decisión, el equipo recibe una instrucción actualizada mediante el proceso habitual de la empresa.
Un traspaso claro debe indicar qué tareas están incluidas, con qué frecuencia se realizan y qué versión debe usar el equipo. También puedes anotar cuándo entra en vigor la nueva instrucción.
Preguntas frecuentes
¿Qué documento prevalece cuando la ficha de trabajo y la oferta se contradicen?
El ejemplo no lo resuelve automáticamente. La persona responsable revisa los registros y confirma el alcance previsto.
¿Es el mensaje del cliente un cambio ya acordado?
En el registro aportado es una petición. El ejemplo no contiene ninguna respuesta que confirme el cambio.
¿Una ficha de trabajo preparada demuestra que la limpieza se ha realizado?
No. La realización necesita su propio registro por parte de las personas que hacen y comprueban el trabajo.
Fuentes y lecturas adicionales
- Checklists
Jobber describe cómo adjuntar listas de comprobación a trabajos o visitas.
Descubre cómo el asistente puede ayudar a preparar el trabajo. El acceso puede requerir un acuerdo previo.
Ver la demo (Demo en inglés)