Umieść plik i wiadomość na wspólnej osi czasu
Dostarczony zapis projektu zawiera wersję v2 i poniedziałkową wiadomość klienta: „Akceptuję, proszę użyć tego nagłówka”. Późniejsza wersja v3 zmienia nagłówek i obraz. W czwartek klient komentuje v3: „Wygląda dobrze. Czy możemy ocieplić niebieski?”
Poniedziałkowa akceptacja wskazuje v2. Czwartkowa uwaga dotyczy v3 i zawiera prośbę o zmianę koloru. Ze słów „wygląda dobrze” nie wynika jednoznacznie, czy klient akceptuje v3 w obecnej postaci.
Powiąż akceptację i uwagi z właściwymi wersjami
Przygotowany przegląd może oznaczać v2 jako zaakceptowaną w poniedziałkowej wiadomości, a przy v3 wskazywać prośbę o zmianę koloru i brak potwierdzonej akceptacji. Powiązanie każdego komentarza z numerem wersji pozwala właścicielce sprawdzić źródło obu statusów.
Akceptacja v2 nie przenosi się na zmieniony nagłówek i obraz w v3. Właścicielka może też sprawdzić, czy osoba, która odpowiedziała, jest upoważniona do oceny projektu.
Zapytaj klienta o konkretny wybór
Projekt pytania może brzmieć: „Czy w v3 mamy ocieplić niebieski przed kolejnym przeglądem, czy akceptujesz plik w obecnej postaci?” Właścicielka może dostosować sformułowanie do ustaleń z klientem.
Jeśli klient wybierze zmianę koloru, zespół może przygotować kolejną wersję do przeglądu. Jeśli wyraźnie zaakceptuje v3, właścicielka może zapisać decyzję przy v3.
Przekaż wersję razem z jej statusem
Kiedy agencja przekazuje pracę projektantowi, drukarni lub wydawcy, identyfikator pliku i odnośnik do akceptacji powinny znaleźć się w przekazaniu. Następna osoba widzi wtedy, którego materiału dotyczy decyzja.
Pytania i odpowiedzi
Czy akceptacja v2 oznacza też akceptację v3?
Z dostarczonego zapisu to nie wynika. W v3 zmieniono nagłówek i obraz, więc właścicielka potrzebuje decyzji odnoszącej się do v3.
Czy „wygląda dobrze” wystarczy, by oznaczyć v3 jako zaakceptowaną?
Ten sam komentarz prosi o cieplejszy niebieski. W przykładzie akceptacja pozostaje niepotwierdzona, a klient jest proszony o wyjaśnienie.
Co przekazać drukarni?
Po ustaleniu zaakceptowanej wersji dołącz właściwy identyfikator pliku i odnośnik do akceptacji oraz pozostałe informacje wymagane przez projekt.
Źródła i dalsza lektura
- How are you all managing client approvals?
W dyskusji agencji pojawia się pytanie, jak śledzić akceptacje klientów i ustalić, którą wersję zaakceptowano.
- Client Timelines and Expectations - Study Group: Video Marketing
Niezależny twórca materiałów wideo pyta o terminowe otrzymywanie opinii i akceptacji klienta.
Zobacz, jak Areinum podchodzi do tej pracy. Dostęp do demo może wymagać uzgodnienia.
Zobacz demo (Demo po angielsku)